Счет-фактура в 2026 году: новая форма и требования к заполнению

Представляем вам дайджест сайта Бухгалтерия.ру, где собраны полезные и актуальные статьи о счетах-фактурах и правилах работы с ними с 2026 году.

Форма счета-фактуры в 2026 году

Вопрос о выборе правильной формы счета-фактуры стал самым актуальным в первом квартале 2026 года. Дело в том, что в постановление Правительства РФ № 1137 о правилах учета НДС, внесены поправки с учетом обновленного НК РФ, но они вступят в силу только с 1 апреля 2026 года. А НК РФ изменили изменен с 1 января 2026 года.

До 1 апреля 2026 года нужно применять в работе рекомендованные формы счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, приложенные к письму ФНС от 26 декабря 2025 г. № СД-4-3/11730@, а также руководствоваться рекомендованными ФНС новыми правилами их заполнения.

По каким формам заполнять счета-фактуры начала апреля 2026 года обоснованно и четко ответили эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера в рассылке По какой форме заполнять счет-фактуру с 1 января по 31 марта 2026 года.

Налогоплательщики имеют право не составлять счета-фактуры при реализации товаров (работ, услуг), неподлежащих обложению НДС либо освобожденных от НДС. Однако при реализации прослеживаемых товаров счет-фактура обязателен, даже если операция освобождена от НДС. Что касается УПД, то он может применяться в двух статусах. Статус«1» УПД включает счет-фактуру и первичный документ. Статус «2» оформляется без счета-фактуры и фиксирует только передачу товаров или выполнение работ. Таким образом, в указанном случае правильным будет вариант оформления УПД со статусом«1».

Когда на УСН начинать выставлять счета-фактуры

После превышения лимита 20 млн. рублей в 2026 году упрощенец утрачивает право на освобождение от НДС и начинает платить налог с 1 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место превышение лимита.

Например, если фирма на УСН превысила лимит для уплаты НДС в марте, значит, с апреля при продаже товара нужно выставить счет-фактуру. До конца марта еще действует освобождение от НДС.

Правила выставления счета-фактуры на аванс при получении предоплаты

В каком месяце после превышения лимита на УСН придется платить НДС

Как выставить счет-фактуру по предоплате, внесенной одним платежом за несколько месяцев?

Особые случаи, когда на УСН можно выставлять счета-фактуры с пониженными и общими ставками одновременно

Когда «упрощенцу», работающему по НДС-ставкам 5 и 7%, можно выставить счет-фактуру с НДС 22%

Методические рекомендации по НДС для УСН 2026

Сроки выставления счетов-фактур

Каждый раз наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т. п.), плательщику НДС необходимо оформлять счет-фактуру. 

Сроки для выставления счетов-фактур установлены НК РФ. Выписывать счет-фактуру позднее пяти дней спустя отгрузки законодательство не разрешает.

Но одновременно с этим из пункта 2 статьи 169 НК РФ четко следует: отказать в возмещении НДС налоговая может только в том случае, если счет-фактура не позволяет идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму налога.

Общий порядок – статья 168 НК РФ

Счет-фактуру выставляет поставщик (продавец, исполнитель) на дату реализации товаров, работ, услуг, прав, а также при получении аванса в счет предстоящей поставки (п. 3 ст. 168 НК РФ), на основании которого также начисляется НДС.

По правилам НК счета-фактуры выставляют не позднее пяти дней с момента возникновения налоговой базы по НДС.  

Как считать 5 дней, отведенных на выставление счета-фактуры

Счет-фактура при передаче прав на ПО

Согласно статье 167 НК РФ, моментом определения налоговой базы по НДС при оказании услуг по передаче прав на использование ПО является наиболее ранняя из дат:

• день оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящего оказания услуг;
• последний день налогового периода (квартала), в котором используется программное обеспечение, независимо от последующих сроков поступления платы.

То есть счета-фактуры при передаче прав на ПО следует выставлять не позднее 5 дней, считая со дня получения сумм оплаты, или не позднее 5 дней, считая со дня окончания налогового периода, в котором такие услуги оказаны (см. письмо Минфина от 21 мая 2025 г. № 03-07-09/49667).

Счет-фактура по акту выполненных строительно-монтажных работ

При выполнении строительно-монтажных работ нужную дату подрядчик берет из акта сдачи-приемки.

Когда подрядчику выставлять счет-фактуру по выполненным СМР

Счет-фактура раз в месяц по длящимся договорам

В рамках непрерывных долгосрочных договоров счета-фактуры на авансы можно составлять раз в месяц (Письмо Минфина от 2 октября 2025 г. № 03-07-09/95432).

Продавец имеет право оформить сводный авансовый счет-фактуру по окончании месяца, но не позднее 5-го числа следующего месяца и в пределах одного квартала.  Порядок выставления сводных счетов-фактур на авансы должен быть прописан в договорах и учетной политике поставщика.

Когда допустимо выставлять раз в месяц авансовые счета-фактуры

УПД вместо счета-фактуры и акта

Как правило, в договорах с контрагентами прописывают, что в качестве закрывающих документов применяются счет-фактура и акт. Эти два документа можно заменить на УПД.

Выставление универсального передаточного документа (УПД), объединяющего счет-фактуру и первичный учетный документ, вместо выставления отдельного счета-фактуры и акта об оказанных услугах не меняет суть договорных отношений.

Дополнительно указывать в договорах с контрагентами на предоставление УПД в качестве закрывающего документа вместо счета-фактуры и акта необязательно (Письмо ФНС от 26 декабря 2025 г. № ЕА-2-26/19733@).

Корректировочный счет-фактура

Это документ, оформляемый продавцом для изменения стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг), включая изменение цены или количества. Он составляется по согласованию с покупателем для того, чтобы зафиксировать разницу (увеличение или уменьшение) в сумме НДС, не меняя при этом персональный счет-фактуру.

Как и когда нужно заполнять корректировочный счет-фактуру?

Распространенные ошибки в корректировочных счетах-фактурах:

1. Несоответствие кодов в книгах продаж и покупок. Самая распространенная ошибка. Чтобы ее избежать нужно внимательно сверять данные и обмениваться с контрагентами корректировочными счетами - фактурами в электронном виде.
2. Пропуск корректировочного счета - фактуры в отчетности. Если корректировочный счет - фактура не будет отражен ни в книге продаж, ни в книге покупок - это, безусловно, повлечет расхождения в декларации.
3. Неправильное определение даты регистрации. Необходимо четко определять, в каком отчетном периоде отразить корректировочный счет - фактуру. Для кода 01 это период получения корректировки, а для кода 18 – период выставления корректировки, но не позднее чем через три года.
4. Ошибки при работе с «упрощенцами». С 2025 года и в 2026 году некоторые упрощенцы перешли на НДС. К ним также применяются правила отражения корректировочных счетов-фактур с кодами 01 и 18.

Новые обязательные реквизиты счета-фактуры с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года в счет-фактуру добавлены два новых реквизита: данные счета-фактуры на предоплату и ОГРНИП.

Теперь в счете-фактуре должен быть указаны:

• Порядковый номер и даты составления счета-фактуры, выставленного при получении предоплаты (ранее в документе указывался только номер платежно‑расчетного документа)
• ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер) и дата его присвоения. ОГРНИП указывают ИП при подписании счета‑фактуры.

Особые строки в счетах-фактурах

Данные о продавце и грузоотправителе в счете-фактуре

Если товар отгружается со склада обособленного подразделения компании, данные о продавце и грузоотправителе в счете-фактуре совпадать не будут (Письмо Минфина от 7 октября 2025 г. № 03-07-11/96862).

Согласно правилам, утвержденным Постановлением от 26 декабря 2011 г. № 1137, информация о грузоотправителе является обязательной при оформлении счета-фактуры на поставку товара. Ее отражают в строке 3 документа «Грузоотправитель и его адрес».

В строке 2 пишут данные о продавце – организации или ИП, в строке 2а – его адрес.

Данные этих строк могут совпадать, если товар отгружает продавец. При этом в строке 3 достаточно написать «он же».

Если товар отгружается обособленным подразделением, счет-фактуру нужно оформлять от имени организации, которая в любом случае является продавцом, указать ее данные нужно по строкам 2 и 2а. Обособленное подразделение при расчетах по НДС не является продавцом, но его данные (наименование и адрес) нужно указать в строке в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес».

 Графа 10 счета-фактуры «Страна происхождения товара».

Страной происхождения товара считается страна, где товар был произведен, получен или переработан. Страна происхождения в формате цифрового кода товара указывается в таможенной декларации и дублируется в графе 10 счета-фактуры «Страна происхождения товара».

Нередко в таможенной декларации отсутствуют данные о стране происхождения. Согласно новым разъяснениям Минфина, на основании письма от 05.05.2025 № 03-07-08/44692, если информация о стране происхождения отсутствует в таможенной декларации, ее можно взять из:

• Декларации о происхождении товара.
• Сертификата о происхождении товара.

Если невозможно получить точную информацию, некоторые эксперты рекомендуют указывать «Неизвестно» или прочерк. 

Графа 1б счета-фактуры по договорам с партнерами ЕАЭС

При поставке товаров в страны ЕАЭС в графе 1б счета-фактуры указывают код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС, согласно пп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ. Это требование обусловлено необходимостью таможенного и статистического учета в рамках единого экономического пространства.

Графы 10 и 10а счета-фактуры при ввозе товаров из ЕАЭС не заполняют

Эту графу не нужно заполнять, если отгружаете товар в страну ЕАЭС, но покупателем товара является российская организация, согласно письму Минфина от 24.11.2017 № 03-07-13/1/77927, поскольку такая сделка рассматривается как внутренняя реализация, несмотря на трансграничную доставку.

При поставке товаров за пределы ЕАЭС, графу 1б (код ТН ВЭД) не нужно заполнять, согласно письму Минфина от 09.01.2018 № 03-07-08/16.

Строка 5б счета-фактуры в 2026 году

Строка 5б введена в форму счета-фактуры с 2026 года в соответствии с новой редакцией подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ (в редакции Федерального закона от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ). В ней указывают порядковый номер авансового счета‑фактуры, по которому был уплачен НДС и дату авансового счета‑фактуры.

Строку 5б заполняют только при отгрузке в счет аванса. Причем указать нужно все авансовые счета-фактуры, которые относятся к конкретной отгрузке, независимо от даты выставления самих счетов-фактур.

Затем нужно реквизиты из строки 5б отгрузочного счета‑фактуры перенести в книгу покупок в графу 11а.

Что указывать в строке 5б счета-фактуры с 2026 года

Безопасные ошибки в счетах фактурах

С 2026 года после повышения ставки НДС до 22% ФНС внесла правки в порядок оформления счетов-фактур (Приказ ФНС от 16 декабря 2025 г. № ЕА-4-26/11336@). Учитывая сложности переходного периода, стрессовое состояние бухгалтерии, не забывайте, что не все ошибки считаются критическими.

Отсутствие сведений, предусмотренных подп.«а» и «б» п. 10 ст. 2 Закона № 425-ФЗ, а также заполнение их по «старым правилам», не является основанием для признания счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) составленным с нарушением.

В данном случае речь идет о таких реквизитах:

• порядковый номер и дата составления счета-фактуры, выставленного при получении оплаты, предоплаты или иных платежей в счет предстоящих поставок;
• указание основного государственного регистрационного номера ИП и даты присвоения такого номера.

Продавец обязан уплатить налог в бюджет по счету-фактуре с выделенным НДС, в том числе если он выставлен ошибочно при совершении операций, освобожденных от НДС. Об этом прямо сказано в подпункте 2 пункта 5 статьи 173 НК РФ.

Кто исправляет ошибку в выставленном счете-фактуре

Налогоплательщик, который ошибся при составлении счета-фактуры и указал в нем лишний НДС, должен произвести корректировку документа либо уплатить в бюджет всю указанную в нем сумму налога.

Пока в выставленный счет-фактуру не будут внесены корректировки, за налогоплательщиком сохраняется обязанность по перечислению в бюджет соответствующей суммы НДС. Вносить изменения в счет-фактуру уполномочен только сам налогоплательщик. У налоговой такого права нет.

Счета-фактуры переходного периода 2025-2026

Практически каждая компания имеет несколько договоров, заключенных на длительный период, например, договор аренды, договор на ИТ-техподдержку. В связи с повышением с 2026 года НДС, все их нужно корректировать.

Для услуг, оказанных в декабре 2025 года, в счете-фактуре указывается ставка НДС 20%, даже если он составлен в январе 2026 года. Новая повышенная ставка применяется к реализации после 1 января 2026 года, соответственно, и указывается в счетах-фактурах по отгрузке товаров, оказанию услуг после 1 января 2026 года.

Вычет НДС

Счет-фактура является документом, служащим основанием у покупателя для принятия предъявленных продавцом товаров (работ, услуг) сумм НДС к вычету (ст. 169 НК РФ).

Условия для вычета НДС сформулированы в статье 172 НК РФ. Вычет НДС осуществляется после принятия на учет приобретенных товаров, работ, услуг.

Для подтверждения права на вычет, нужен счета-фактура, полученный от поставщика, заполненный в установленном порядке и первичные документы (накладные, акты и др.).

Если сведения в счете-фактуре не совпадают с актами, накладными, договорами, налоговая инспекция может посчитать, что документы не подтверждают факт совершения сделки. 

Недостоверные сведения в счете-фактуре приведут к отказу в вычете

Стороны вправе согласовать изменения его стоимости как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения за любой период. Но периоды, когда можно заявлять вычеты НДС, на которые возникает право по итогам корректировок, ограничены по срокам, как у исполнителя, так и у заказчика.

Проверки по НДС

Налоговые органы имеют право требовать в ходе камеральной проверки представления налогоплательщиком счетов-фактур, первичных и иных документов, относящихся к операциям, отраженным в поданной декларации.

Помимо этого,  могут запросить и бухгалтерские регистры.

Какие документы может запросить инспекция у проверяемого по НДС

Подпишись на рассылку