УПД: как работать с документом, чтобы он не утратил полезных свойств?
11.11.2025 распечататьБизнес, который применяет в работе универсальный передаточный документ, ценит его удобство. Фактически УПД – это гибрид счета-фактуры и накладной. Его применяют одновременно в целях учета расходов, вместо накладной или акта приемки-передачи работ, и расчетов по НДС – как счет-фактуру. Для того, чтобы УПД выполнял свое назначение, требуется соблюдать ряд правил. Расскажем о них в материале.
Когда используют УПД?
Все плательщики НДС могут оформлять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ или имущественных прав. УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура, об этом ранее сообщила ФНС России в письме от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593.
Переходить на применение УПД необязательно. Компания может оформлять привычный пакет документов.
Обратите внимание, даже если бизнес будет использовать УПД, авансовые счета-фактуры все равно выставлять придется.
ФНС не запрещает использовать УПД и при оформлении экспортной реализации в страны – члены ЕАЭС, об этом ФНС России сообщила в письме от 06.07.2016 № ЕД-4-15/12070. УПД со статусом «1» может служить подтверждающим документом для обоснования применения нулевой ставки НДС при экспорте в страны ЕАЭС.
Если подписание УПД производилось посредством электронного документооборота, это не означает, что он не подтверждает факт поставки товара на соответствующую сумму. Такой вывод сделан в Постановлении АС Уральского округа от 23.05.2025 № Ф09-1664/25 по делу № А07-10649/2024. Покупатель в названном деле пытался оспорить сделку и вернуть деньги, уплаченные по счету, полученному от поставщика, поскольку УПД был подписан дистанционно по ЭДО, что, по мнению фирмы, свидетельствует об отсутствии поставки товара.
Судьи не согласились с таким доводом и указали, что доказательством отпуска и получения товара по договору является документ, содержащий: дату его составления; название компании-поставщика; название компании-покупателя; содержание и измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; подписи уполномоченных лиц, передавших и принявших имущество.
Подписанный сторонами по ЭДО универсальный передаточный документ все указанные реквизиты содержит. Следовательно, факт поставки товара на соответствующую сумму подтверждается.
Читайте также: «Как и когда нужно заполнять корректировочный счет-фактуру?»
Единый отгрузочный документ
Обратите внимание: приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ с 1 января 2026 года отменяет действие электронных форматов товарной накладной ТОРГ-12 (формат, утвержденный приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@) и акта выполненных работ (формат, утвержденный приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).
Вместо названных документов при использовании ЭДО для создании электронных накладных и актов нужно применять единый отгрузочный документ – только УПД в формате версии 5.03, установленный приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Повторимся, изменения затрагивают только тех, кто использует ЭДО. Те, кто работает с бумажными документами, могут продолжать работать в текущем порядке.
Читайте также: «Разъяснения о применении ЭКДО»
Статусы универсального передаточного документа
Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Поле УПД «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования универсального передаточного документа. Если он используется как счет-фактура и первичный учетный документ, в поле указывается статус «1». В этом случае УПД является основанием для применения вычета по НДС, правильность подхода подтвердил ранее Минфин России в письме от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.
Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ, например, применяющие УСН, проставляют в поле статус «2».
Если продавец выставит УПД со статусом «2», НДС у покупателя к вычету не принимается (сообщение в чате ФНС России от 25.09.2025). В налоговом ведомстве напомнили, что УПД со статусом «1» используется и как акт, и как счет-фактура. Он подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и одновременно выполняет налоговую функцию. А УПД со статусом «2» – это только первичный учетный документ, накладная или акт приема-передачи.
Если продавец выставил покупателю УПД со статусом «2» (первичный учетный документ), даже заполнив при этом все реквизиты счета-фактуры, то суммы НДС, указанные продавцом в документе, к вычету покупателем не принимаются.
Читайте также: «Имеет ли силу документ, подписанный ЭЦП без соглашения об ЭДО?»
Без чего УПД нельзя использовать как счет-фактуру?
ФНС России ранее указывала, что несмотря на то, что УПД может применяться и как счет-фактура, и как первичный документ, его нельзя использовать исключительно как счет-фактуру, например, такую позицию налоговое ведомство выразило в письме от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.
...
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
Получайте важные новости и полезные материалы
в удобном формате на вашу почту
