Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать

Электронная трудовая книжка – что это

Электронная трудовая книжка – это записи о трудовой деятельности, которые будут хранится на информационном ресурсе ПФР.

По содержанию данные на информационном ресурсе будут такими же, как и в бумажной трудовой книжке:

• место работы;
• периоды работы;
• должность (специальность, профессию);
• квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате. Чтобы работнику получить из неё сведения, нужно зарегистрировать на сайте ПФР или на сайте госуслуг свой личный кабинет и впоследствии оттуда распечатывать все необходимые данные.

Поощрения и награждения в сведения о трудовой деятельности не вносятся. Эта информация останется на память только в старой трудовой книжке.

Переходим на электронные трудовые книжки. План действий

Уведомляем работников об изменениях трудового законодательства

До конца октября 2020 нужно письменно проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбрать электронную трудовую книжку или сохранить бумажную.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки можно подготовить для каждого работника отдельно. А можно сделать единый документ для всех с возможность для работников поставить подписать напротив слова «ознакомлен».

Не всех работников нужно уведомлять об электронных трудовых книжках. По правилам статьи 66 ТК РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы.

Собираем заявления от работников

Решение работника о выборе бумажной или электронной трудовой книжки должно быть задокументировано. Для этого с работников нужно собрать заявления. Форма — произвольная. Проще всего подготовить бланки и дать их работникам для заполнения.

Если работник выбрал электронный вариант трудовой книжки, то передумать и вернуться к бумажной версии до конца 2020 года уже нельзя.

Вносим запись в бумажную трудовую о выборе электронной

Работникам, которые выбирают электронный формат трудовых книжек, нужно выдать бумажную книжку на руки, предварительно сделав в ней правильные записи.

Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.

Отчитываемся по форме СЗВ-ТД

В 2020 году отчитываться нужно было до 17.02.2020 только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Нормы закона № 27-ФЗ обязываю организации отчитываться по СЗВ-ТД в следующих случаях:

• прием на работу;
• увольнение с работы;
• перевод на другую постоянную работу;
• подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
• изменение названия организации;
• установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
• лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности.

Как работнику выдавать Сведения о его трудовой деятельности

Работник может найти сведения о своей трудовой деятельности на информационном ресурсе ПФР или на сайте госуслуги. Если у работника есть личный кабинет на одном из этих сайтов. В случае обнаружения ошибки в своей электронной трудовой работник может попросить работодателя исправить ошибки. Для этого он пишет заявление.

Работник имеет право запросит сведения у своего работодателя по формам СТД-Р и СТД-ПФР.