ЛНА: утверждаем, согласовываем, корректируем

18.04.2018 распечатать

С какими документами, кроме трудового контракта, должен быть знаком новый сотрудник компании? Как правильно ознакомить работника с таким бумагами и что делать, если локальные нормативные акты компания вдруг решит изменить? Ответы на эти и другие вопросы узнала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Локальный нормативный акт – документ, составленный и выпущенный компанией и содержащий нормы трудового права, которые принимаются в пределах организации. Свод требований к работникам, озвученных в ЛНА, не может ухудшать положение сотрудников по сравнению с правилами, установленными в ТК РФ, и иными государственными требованиями (ст. 8 ТК РФ).

Локальные нормативные акты можно разделить на две группы: обязательные, наличие которых указано в ТК РФ, и необязательные, которые работодатель принимает по своему усмотрению.

Обязательными ЛНА являются: локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ), документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также права и обязанности сотрудников в этой области (ст. 86 ТК РФ), перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ), документы, устанавливающие режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя) (ст. 57 ТК РФ), документ, в котором предусмотрено разделение рабочего времени на части на тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены) (ст. 105 ТК РФ), порядок проведения аттестации (ст. 81 ТК РФ) и документ, устанавливающий условия и порядок прохождения подготовки работников и дополнительное профессиональное образование, направление сотрудников на прохождение независимой оценки квалификации (ст. 196 ТК РФ).

Иные локальные кадровые документы, регулирующие вопросы трудовой деятельности, работодатель принимает, если есть такая необходимость (ст. 22 ТК РФ). Например, это могут быть: положение о командировках, документ, устанавливающий порядок оплаты сверхурочной работы при занятости в сменном режиме с суммированным учетом рабочего времени, порядок прохождения испытательного срока, положение об организации пропускного и внутриобъектового режимов в организации и др.

Как принять ЛНА?

Как правило, ЛНА принимаются в виде инструкций, актов, положений, порядков. Утверждает документ работодатель. Также он может издать отдельный приказ об утверждении ЛНА. Принятие локальных нормативных актов начинается с разработки проекта. Для этого назначаются ответственные работники. После создания проекта ЛНА он проходит согласование с другими отделами и работниками.

Обратите внимание

Знакомить работников с локальными нормативными актами под подпись следует по той причине, что работодатель иначе не сможет применить дисциплинарные взыскания, а также доказать какие-либо нарушения со стороны работника, так как не сможет доказать, что ознакомил его с внутренним документом, в котором закреплена соответствующая обязанность.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, иными нормами законодательства, работодатель при принятии ЛНА учитывает мнение представительного органа сотрудников (ст. 8 ТК РФ). Процедура согласования с представительным органом установлена в статье 372 ТК РФ. И только после всех согласований руководитель организации утверждает локальный нормативный акт. ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в самом документе (ст. 12 ТК РФ).

Право или обязанность?

Исходя из абзаца 10 части 2 статьи 22 ТК РФ требование ознакомить сотрудника с ЛНА является обязанностью компании. Более того, согласно норме, работодатель обязан знакомить сотрудников под расписку с принимаемыми локальными документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Часто у работодателей возникает вопрос: обязательно ли знакомить всех работников с ЛНА под подпись или достаточно просто довести новый локальный нормативный акт до их сведения?

В Информации Роструда, содержащейся на сайте Онлайнинспекция.РФ, сказано, что работодатель обязан ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, поскольку этот документ относится к ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью персонала.

Знакомить работников с локальными нормативными актами под расписку следует также и по той причине, что работодатель иначе не сможет применить дисциплинарные взыскания, а также доказать какие-либо нарушения со стороны работника, так как не сможет доказать, что ознакомил его с внутренним документом, в котором закреплена соответствующая обязанность.

Кроме того, нельзя не отметить разъяснения Роструда по вопросу ознакомления с ЛНА работодателя посредством ЭЦП. Как отметило ведомство, работники не могут знакомиться с локальными нормативными актами с помощью ЭЦП, поскольку нормами действующего законодательства не предусмотрена указанная возможность (за исключением дистанционных работников). Знакомить сотрудника с локальными нормативными актами необходимо под их собственноручную подпись, а не электронно-цифровую.

Обратите внимание: неознакомление работников под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное совершено повторно – по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Порядок ознакомления

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, при приеме на работу компания обязана ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, имеющими отношение и влияющими непосредственно на работу нового специалиста, а также с коллективным договором. При этом в указанной норме уточняется, что сделать это нужно до подписания трудового контракта.

На практике работодатели пользуются следующим способом ознакомления работников с ЛНА. К каждому документу прилагается отдельный лист ознакомления, в котором сотрудник ставит свою подпись, а также указывает фамилию, имя, отчество и дату, когда он прочел документ.

Обратите внимание

На практике работодатели пользуются следующим способом ознакомления работников с ЛНА. К каждому документу прилагается отдельный лист ознакомления, в котором сотрудник ставит свою подпись, а также указывает фамилию, имя, отчество и дату, когда он прочел документ.

Подтвердить факт ознакомления можно также и соответствующим журналом. Его отличие от листа ознакомления состоит в том, что в нем можно предусмотреть возможность ознакомления работника одновременно с несколькими документами. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с ЛНА организации до подписания трудового договора, рекомендую кроме указанных выше документов также оформлять в виде приложения к трудовому договору перечень бумаг, с которыми сотрудник знакомится до подписания договора, а в тексте самого контракта указать, что до его заключения сотрудник ознакомлен со всеми локальными актами компании, а также дать ссылку на приложение к контракту.

Как изменить ЛНА?

Внесение изменений в ЛНА требуется в случае вступления в силу либо изменения закона (иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения). Кроме того, по своему усмотрению работодатель сам вправе внести изменения в любое время.

Новации вносятся либо путем принятия нового ЛНА, либо путем внесения изменений в уже действующий документ. Такое «обновление» оформляется отдельным документом и утверждается в том же порядке, что и сам ЛНА. Следует отметить: с указанными изменениями сотрудники организации должны быть ознакомлены под подпись повторно.

Необходимо учитывать, что изменения могут затрагивать определенные сторонами условия трудового договора, а согласно статье 72 ТК РФ, это допустимо только по соглашению сторон. Работодатель вправе в одностороннем порядке изменять условия контракта только в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом необходимо соблюдать процедуру, определенную в статье 74 ТК РФ. 

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...