Как описать премию в документах компании, чтобы выплата не была обязательной

В соответствии со статьей 135 ТК РФ, организация может самостоятельно устанавливать для своих работников систему премирования. Если организация вводит в систему оплаты труда премию, она сама устанавливает условия, порядок выплаты и размер (письмо Минтруда России от 08.04. 2022 г. № 14-1/ООГ-2292).

Премия является стимулирующей выплатой, которая включается в состав заработной платы согласно статьям 129 и 191 ТК РФ.

Премию можно не выплачивать только в том случае, если она не установлена безусловно. То есть, зависит от результатов работы компании или отдельного работника. 

Условия о выплате премий должно быть прописано в документах компании. Есть два варианта:

• описать условия выплаты премии отдельным пунктом в договоре с работником,
• описать условия выплаты премии в отдельном документе и сослаться на него в трудовом договоре с работников.

Второй вариант – удобнее.

Что нужно зафиксировать в Положении о премировании

Только в том случае, если в локальном нормативном акте (ЛНА) предусмотрена выплата премии при достижении определенных показателей или описаны условия выплаты, директор компании может не выплатить работнику премию, объяснять причину и обосновывать свое решение он не обязан. С такой позицией согласен и Минтруд России в письме Минтруда Росси от 28.09.20 № 14-2/ООГ-15428.

В локальном нормативном акте компании (ЛНА), например, в Положении о премировании или другом документе, чтобы премия на стала обязательно нужно описать:

Стимулирующих характер премии

Несмотря на то, что премия входит в систему оплаты труда, ее стимулирующий характер важно подчеркнуть в документе.

Примеры формулировок:

Премия (ежемесячная, квартальная, годовая) является стимулирующей выплатой и не носит безусловного и гарантированного характера.

Целевое назначение премии — стимулирование работников к добросовестному труду и продолжению трудовых отношений с работодателем.

Выплата премии — право, а не обязанность Общества и зависит, в частности, от его финансового состояния.

Настоящее положение вводится с целью повышения эффективности работы каждого работника Общества с целью его материальной заинтересованности в получении максимального эффекта от своей деятельности.

Премия является материальным вознаграждением работников за результаты их деятельности, принесшие обществу выгоду, и не носит обязательного характера. Источником выплаты премии является фонд оплаты труда.

Должности работников, которые выплачивается премия

Нужно указать работники каких должностей и отделов имеют право на премию.

Примеры формулировок:

Настоящее положение распространяется на всех руководителей, специалистов и служащих общества, принятых на работу на условиях трудового договора согласно приказу, если иные условия не оговорены в трудовом договоре.

Размер премии

Премия может быть установлена в процентном соотношении к окладу или в фиксированном размере.

По каждому виду премии и должности можно прописать свои формулы расчета премии.

Примеры различных формулировок

1. Премии рассчитываются по следующим формулам:

Ежемесячная премия = размер месячного оклада руководителя отдела x 0,15.

Ежеквартальная премия менеджера = размер месячного оклада x 0,2.

2. Премии устанавливаются в размере:

квартальная — до 40 процентов от размера заработной платы, установленной трудовым договором;

годовая — до 70 процентов от размера заработной платы, установленной трудовым договором;

за высокие результаты работы (единовременное премирование) — до 100 процентов от размера заработной платы, установленной трудовым договором.

3. Генеральный директор имеет право повысить или понизить размер премии конкретного работника с учетом его индивидуального вклада в производственный процесс, а также иных достижений.

Условия премирования

Если таких условий не будет, премия становится обязательной выплатой для всех работников. В документе нужно четко указать, при достижении каких показателей выплачивается премия. Логичнее всего установить выплату премии в зависимости от каких-то конкретных показателей: увеличение числа клиентов, превышение доходов над показателями прошлых периодов, отсутствие жалоб со стороны клиентов и партнеров, отсутствие у работника неснятых и непогашенных дисциплинарных взысканий.

Правильнее всего, «связать» выплату премии с финансовыми показателями работы компании в целом. Если финансовое положение компании ухудшится, директор может на законных основаниях отказать работникам в выплате премии. Причем, снижение финансовых показателей можно легко подтвердить квартальной или годовой отчетностью.

Если такой формулировки нет, изменить порядок и правила выплаты премий можно только по соглашению сторон (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа №Ф01-1774/2022 от 05.05.2022).

Примеры формулировок

1. Выплата премии не производится в случае получения отрицательных показателей финансово-хозяйственной деятельности Общества по итогам работы за _____________.
2. Премия не выплачивается работникам, которые имеют неснятые или непогашенные дисциплинарные взыскания, а также работникам, которых увольняют по дисциплинарным основаниям.
3. Премия не выплачивается работникам, которые имеют более двух зафиксированных опозданий на работу в течение отчетного месяца, каждое продолжительностью более 10 минут.
4. Премии выплачиваются работникам при условии достижения обществом запланированного уровня рентабельности, а также при условии достижения работниками KPI.
5. Премии выплачиваются работникам при условии достижения обществом положительных финансовых результатов, при которых выручка за отчетный период превышает выручку за аналогичный период прошлого года (месяца, квартала).
6. Критериями начисления и выплаты премии являются:
• соблюдение трудовой дисциплины;
• достижение целевых показателей, установленных для каждого подразделения;
• выполнение (перевыполнение) планового задания без корректировки в сторону снижения;
• наличие поощрений;
• письменные благодарности от клиентов;
• отсутствие замечаний со стороны руководителя относительно качества выполнения трудовых обязанностей;
• своевременность и полнота подготовки отчетности.
• внесение предложений, которые привели к увеличению объема реализации продукции (товаров, услуг);
• выполнение работы, задания, проекта раньше установленного срока;
• выполнение индивидуальных ключевых показателей эффективности (KPI) более чем на 100 процентов в течение двух и более месяцев подряд;
• увеличение объема реализации продукции (товаров, услуг).
1. Премия не начисляется и не выплачивается в случаях:
• применения дисциплинарного взыскания в периоде, за который начисляется премия?
• невыполнения или ненадлежащего выполнения трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами работодателя;
• несоблюдения требований по охране труда и обеспечению безопасности труда;
• нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка;
• претензий, жалоб контрагентов, партнеров.

Основание для выплаты премии

В ЛНА нужно указать, что премия выплачивается на основании приказа директора. В приказ включаются только те сотрудники, которым выплачивается премия. В таком случае, работника, который не получает премию? просто не включают в приказ. И, не нужно никаких документов о депремировании, которые с большой долей вероятности могут быть оспорены работником в суде.

То есть, если премия не выплачена, речь должна идти не о лишении премии, а просто о ее неначислении.

Примеры формулировок

1. Премия начисляется и выплачивается на основании приказа руководителя организации по представлению руководителей структурных подразделений.
2. Выплата премии производится на основании приказа генерального директора.
3. Руководитель отдела представляет генеральному директору проект приказа о премировании работников не позднее 8-го числа месяца, следующего за отчетным периодом с приложением отчетов и справок по результатам работы.
4. Премирование работников отдела ____________ производится на основании приказа (распоряжения) генерального директора организации по представлению руководителя отдела продаж.

Четыре совета от экспертов, как оформить премии

Совет 1. Для выплаты премии установите показатели.

Например, достижение определенного объема продаж, обслуживание необходимого количества клиентов, подписание договоров, сокращение дебиторки, увеличение выручки и т. д. Показатели выбирайте в соответствии со спецификой работы компании.

В Положении о премировании можно указать, что премия выплачивается при условии, что работник не нарушает Правила внутреннего трудового распорядка.

Совет 2. Не расписывайте детально правила выплаты премии в трудовом договоре. Сошлитесь на локальные нормативные документы компании.

Совет 3. Издавайте приказ со списком работников, кому назначена премия.

Не издавайте приказов и не давайте устных распоряжений с формулировкой «не выплатить премию», «лишить премии». Сотрудники, которым вы не выплачиваете премии просто не должны быть включены в приказ о премировании.

Совет 4. Хотя пару раз в год, выплачивайте премию не в дни выплаты основной зарплаты

Если у вас установлено, что премия составляет определенный процент от зарплаты, несколько раз в год перераспределите этот процент: в одном месяце заплатите больше в другом – меньше. А в сумме за два месяца – оговоренный с работником размер.

Премия на испытательном сроке

Лишить работника на испытательном сроке премии нельзя.

Компания обязана выплачивать работникам на испытательном сроке премию, на тех же условиях, что и всем остальным. В противном случае, это будет считаться дискриминацией работника, который во время испытательного срока успешно справляются со своими обязанностями.

Как быть?

Вписать в ЛНА фразу «на испытательном сроке премия не выплачивается» нельзя.

Но, можно установить зависимость выплаты премии от определенного стажа работы. Это не является дискриминационным.

Премия после увольнения

Минтруд считает, что если премию начислили работнику согласно приказу о премировании, изданному до его увольнения, то деньги необходимо выплатить. Если же приказ о премировании издали после увольнения, то оснований платить премию нет, так как работник не состоит с компанией в трудовых отношениях (письмо Минтруда от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Но, суды в большинстве случаев встают на сторону работников. Если работник достиг показателей премирования, компания обязана выплатить премию, даже если он уволился до издания приказа о премировании: определение Седьмого КСОЮ от 21.01.2021 по делу № 88-773/2021; определение Первого КСОЮ от 21.03.2022 по делу № 88-8015/2022.

Компания вправе вписать в Положение о премировании фразу о том, что премия выплачивается работникам, которые состоят с компанией в трудовых отношениях на момент издания приказа о премировании. Но это может оспорено в суде.

Лучше все-таки ссылаться на финансовые результаты работы компании, которые, например, в середине месяца в случае увольнения работника, рассчитать невозможно и не включать уволенных в приказ о выплате премии.