Работник на ГПД отправляется в поездку по работе: как компенсировать ему расходы на проезд и проживание?

Нужно ли оплачивать расходы на проживание и проезд исполнителям по ГПД?

Гражданско-правовой договор заключается на основе взаимного волеизъявления сторон. Его условия зависят исключительно от договоренности сторон. Закон лишь в общих чертах ограничивает возможность волеизъявления. Другими словами, в такой договор нельзя включить положения, противоречащие действующему законодательству. Во всем остальном стороны полностью свободны и могут заключить такой договор на любых условиях, в том числе – договориться о том, кто будет оплачивать проезд и проживание в поездках, которые исполнитель будет совершать в связи с выполнением своих обязательств.

Какова опасность оплаты проезда и проживания исполнителя для компании-заказчика?

Главная опасность заключается в том, что проверяющие органы могут усмотреть в гражданско-правовом договоре признаки трудовых отношений и переквалифицировать его. Это грозит компании-заказчику доначислениями и штрафами.

Оплата исполнителю проезда и проживания в деловой поездке как раз является одним из таких «подозрительных признаков». Об этом сообщается, к примеру, в письме Минфина РФ от 31.01.2025 №03-04-06/8582. Однако нельзя однозначно утверждать, что договор, предусматривающий возмещение указанных затрат, стопроцентно будет расценен проверяющими органами как трудовой. Представляется, что в случае возникновения вопросов должны быть оценены и сопутствующие обстоятельства (частота поездок и пр.)

Если все же будет установлен трудовой характер отношений между сторонами, то доначисления будут произведены лишь в том случае, если работник самозанятый (поскольку если он работал по ГПД как физлицо, страховые взносы и НДФЛ с выплат в его пользу заказчик в любом случае должен был оплачивать).

А что с налогами?

Если заказчик все же согласился оплатить исполнителю проезд и проживание, нужно иметь в виду, что в этом случае ему, возможно, придется заплатить НДФЛ.

Согласно подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам, полученным физлицом в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Значит, оплата проезда и проживания для исполнителя признается доходом, с которого нужно заплатить НДФЛ, если есть его «интерес». Если же оплата произведена не в интересах этого лица, то дохода не возникает.
Однако точных критериев, как определить заинтересованность стороны, закон не устанавливает.

В письме от 28.09.2020 г. № 03-04-06/84695 специалисты Минфина РФ отмечали, что такого дохода как суммы возмещения организацией физическим лицам, являющимся исполнителями по гражданско-правовым договорам, стоимости проезда к месту выполнения работ по таким договорам, питания и проживания в данном месте в перечне необлагаемых доходов нет. Поэтому нужно заплатить НДФЛ в общем порядке.

Перечень доходов, освобождаемых от НДФЛ, содержится в статье 217 НК РФ. Чиновники подчеркивают, что от налога могут быть освобождены только законно установленные компенсационные выплаты.

Нужно ли платить страховые взносы?

Уплата страховых взносов зависит от того, кем является исполнитель услуг - обычным физлицом, физлицом на НПД или индивидуальным предпринимателем.

Если исполнитель – физлицо, страховые взносы нужно заплатить по единому тарифу 30 %, как и для обычных сотрудников.

Если исполнитель – ИП, то страховые взносы платить не нужно, ведь такой исполнитель оплачивает их самостоятельно.

Если исполнитель – физлицо на НПД, то выплаты не облагаются страховые взносами только при наличии чека от самозанятого.

Подпишись на рассылку