В отпуск в 2021 году: расчет и выплата отпускных. Шпаргалка для бухгалтера

Мы подготовили небольшую шпаргалку для тех, кто хочет проверить себя и быть уверенным, что ошибок в работе нет.

Документы для оформления отпускных

1.  График отпусков. Его составляют за две недели до начала нового календарного года. Руководство компании, как правило, учитывает пожелания работников, но, в целом, принимает решение о периоде отпусков с учетом интересов компании. Для графика есть унифицированная форма № Т-7.
2.  Заявление сотрудника. Его нужно писать обязательно, если работник захотел пойти в отпуск вне графика. Если график соблюдается, можно обойтись без заявления. Большинство бухгалтеров просит заявление, как минимум за неделю, чтобы успеть рассчитать и выплатить отпускные.
3. Уведомление о начале отпуска. Руководитель компании или кадровик должен за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись.
4. Приказ о предоставлении отпуска. Унифицированные формы: № Т-6 (на одного работника) и № Т-6а (на нескольких сотрудников).
5. Записка-расчет по форме № Т-60.
6. Табель учета рабочего времени, в котором проставляются коды «ОТ» и «09».

Расчетный период

Расчетный период определяется в соответствии с положениями статьи ст.139 ТК РФ. Это 12 календарных месяцев перед отпуском.

Если сотрудник не отработал 12 месяцев,  расчетный период — это время, в течение которого он проработал в вашей компании.

Если расчётный период выпал на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребёнком, его заменяют на 12 предыдущих месяцев.

Из расчетного периода нужно исключать командировки, отпуска, больничные, отсутствие на работе по другим причинам.

Количество дней в месяце, который отработан полностью, всегда одинаковое — 29,3.

Если месяц отработан не полностью, количество дней считается по формуле:

Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце х 29,3.

Рассчитываем среднедневной заработок за 2021 год

Сделать это очень легко, когда нет исключаемых периодов. Такая идеальная ситуация, при которой работник за прошедшие 12 месяцев не болел, не ходил в отпуск, не был в командировке, не был в простое и работал в период нерабочих дней.

В идеальном варианте, среднедневная зарплата считается, просто: выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Формула будет такой:

Среднесуточный заработок = доход за 12 месяцев / 12 месяцев / 29,3 дней 29,3 – это константа, обозначающая среднее число дней в месяце.

Если какие-то периоды исключаются, воспользуйтесь формулой:

Среднесуточный заработок = Доход за 12 месяцев / (29,3 * количество месяцев полностью отработанных) +  Количество дней в не полностью отработанных месяцах

Для расчета среднего заработка учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Премии в расчете среднего заработка

Премии учитывайте по правилам пункта 15 Постановления Правительства. Премии учитывают, если выполняются два условия:

• расчетный период отработан полностью;
• продолжительность периода, за который выплачена премия, не превышает продолжительности расчетного периода.

Нерабочие дни в мае 2021 года в среднем заработке

Как разъясняли специалисты Минтруда, средний заработок будет зависеть от того, освобождался ли человек от работы с 4 по 7 мая.

Если освобождался, этот период нужно исключить из расчетного периода, зарплату за эти дни исключить из среднего заработка.

Если работник работал с 4 по 7 мая, эти дни входят в расчетный период и зарплата входит в средний заработок.

Срок выплаты отпускных

Отпускные нужно выплатить работнику за три календарных дня до начала отпуска по статье 136 ТК РФ. Если выплата попадает на выходной, отпускные заплатите на день раньше. Не в коем случае не позже.

Что делать бухгалтеру, если отпускные выплачены с задержкой?На сумму отпускных начисляют проценты в размере не менее 1/150 ставки рефинансирования Банка России за каждый день просрочки.

Отпускные в учете

В налоговом учете отпускные списывайте на расходы и при общем режиме (подп. 7 ст. 255 НК РФ) и на УСН (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). 

Если отдых начался в одном месяце, а закончился в другом затраты относите:

• при методе начисления — к расходам каждого из двух месяцев пропорционально дням отдыха по рекомендациям из письма Минфина от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643.
• при кассовом методе — к расходам месяца, в котором деньги выплачены работнику.

Алгоритм действий бухгалтера при расчете и выплате работнику отпускных

1. Получите заявление работника на отпуск с визой руководителя и составьте приказ.
2. Определите расчетный период.
3. Рассчитайте заработок за расчетный период.
4. Подсчитайте количество календарных дней с расчетном периоде для расчета среднего заработка.
5. Рассчитайте средний дневной заработок.
6. Уточните по заявлению и приказу о предоставлении отпуска количество оплачиваемых дней отпуска.
7. Рассчитайте отпускные.
8. Выплатите отпускные за три дня до начала отпуска.
9. Удержите и перечислите в бюджет НДФЛ.