Что главбух вправе требовать от работников и кто решает конфликты?

Безграмотно оформленные документы и нарушение сроков их сдачи в бухгалтерию – частый повод для конфликтов в компании. Игнорировать подобные споры руководитель организации не вправе, так как именно он отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение документов.

Требования главного бухгалтера по оформлению и представлению в бухгалтерию первичных документов являются обязательными для всех работников организации.

Главбух вправе выдвигать работникам требования по оформлению первички на основании закона «О бухгалтерском учете». На это обратил внимание Минфин в письме от 19.08.22 № 07-01-10/81260.

Пункт 3 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает работников организации исполнять требования главного бухгалтера, если:

• главбух требует соблюдать установленный в компании порядок документального оформления фактов хозяйственной жизни и передачи документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета;
• главбух оформил требования в письменной форме.

Требования главного бухгалтера – это предписания работникам соблюдать порядок ведения первичной учетной документации, установленный законодательством и стандартами бухгалтерского учета.

Конфликты и разногласия между работниками и главным бухгалтером в части требований к оформлению первичных документов и срокам их сдачи в бухгалтерию должен решать руководитель организации. Именно он в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

Советы, как уменьшить число конфликтов между бухгалтерией и работниками компании

1. Составить регламент или график документооборота. В нем нужно прописать не только сроки подачи документов в бухгалтерию, но и их виды, наименования (в каких случаях нужна счет-фактура, чеки, письмо о применении УСН, какие документы нужно получить при расчетах наличными и т. п.).
2. Составить работникам памятку о том, какие реквизиты должны быть в каждом документе. По отдельным, наиболее важным для компании документам, составить образцы.
3. Требование сдавать в бухгалтерию документы в сроки, предусмотренные графиком документооборота, должно быть вписано в должностные инструкции работников.
4. Делать ежемесячно (ежеквартально) автоматические рассылки о сроках сдачи закрывающих документов по электронной почте работникам, которые ответственны за подачу документов.
5. На совещаниях с директором регулярно сообщать о соблюдении сроков сдачи документов с бухгалтерию: наличии либо отсутствии определенных документов, задолженности за работниками, «подвисших» суммах расходов и т.п.
6. В крупных компаниях может разработана мотивация в виде выплаты небольшой премии за исполнение графика документооборота либо депремирование.

Письмо Минфина РФ № 07-01-10/81260 от 19.08.2022

Вопрос: Об обязательности исполнения требований главного бухгалтера для работника экономического субъекта и разрешении разногласий между ними.

Ответ: В Министерстве финансов Российской Федерации рассмотрено обращение. Благодарим за внимание, проявленное к вопросам регулирования бухгалтерского учета. Изложенное в письме мнение будет принято во внимание в ходе дальнейшей работы.

Вместе с тем обращаем внимание, что исходя из Федерального закона «О бухгалтерском учете» для работников экономического субъекта обязательны требования главного бухгалтера (иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), отвечающие одновременно следующим условиям:

1) предметом этих требований является соблюдение установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета);

2) эти требования оформлены в письменной форме.

Иными словами, требования главного бухгалтера (иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), о которых идет речь в Федеральном законе «О бухгалтерском учете», представляют собой по существу предписания работникам экономического субъекта исполнять порядок ведения первичной учетной документации, установленный законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами бухгалтерского учета, а также стандартами бухгалтерского учета экономического субъекта, утверждаемыми, как правило, руководителем этого субъекта.

Поскольку согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации), разрешение разногласий между работником экономического субъекта и главным бухгалтером (иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета) в отношении указанных требований, предъявляемых последним, осуществляется руководителем экономического субъекта.

 

Директор Департамента регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности

Л.З.ШНЕЙДМАН