Акт оказания услуг (выполнения работ): правила оформления

Акт подтверждает, что Исполнитель или Подрядчик выполнил свои обязательства перед Заказчиком. В акте фиксируется факт того, что заказанные услуги либо работы были выполнены в установленный срок и в надлежащем качестве.

Кроме Акта, факт оказания услуг можно подтвердить и другими документами. Например, отчетом исполнителя об оказанной услуге (выполненной работе), детализацией счетов за оказанные услуги (выполненные работы), платежными документами и др.

Форма акт и ее согласование между партнерами

Если соблюдать все правила делового документооборота, форма и вид Акта об оказании услуг (выполнении работ) должны быть согласованы в Приложении к договору возмездного оказания услуг (выполнения работ). Одним из пунктов этого договора должна быть отсылка к документу, которым оформляется приемка оказанных услуг (выполненных работ).

Общие требования к акту об оказании услуг

Поскольку у Акта оказания услуг (выполнения работ) унифицированной формы нет, для разработки своей формы или при выборе подходящего образца, нужно учитывать общие требования, предъявляемые НК РФ и Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам.

В ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ приведен перечень обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.

Если в документе не указаны все обязательные реквизиты, перечень которых определен Федеральным законом № 402-ФЗ, бухгалтеру нельзя принимать Акт к учету.

Что важно отразить в акте об оказании услуг (выполнении работ)

Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). В нем необходимо описать содержание услуг или работ и стоимость: в целом либо раздельно по каждому элементу, входящему в состав услуг.

Кроме обязательных реквизитов первичного учетного документа, заказчик и исполнитель вправе зафиксировать в акте об оказании услуг (выполнении работ) дополнительную информацию, отражающую суть оказанной услуги (выполненной работы).

Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом в договоре и отразить в Акте.

Дата и номер договора

На практике в большинстве случаев стороны включают в акт информацию о дате и номере договора, в соответствии с которым он составлен. Это существенно упрощает работу бухгалтерии, когда нужно подобрать все документы по следке.

Недостатки оказанных услуг, выполненных работ

Как правило, Акт является тем самым законным основанием для оплаты выполненных работ, оказанных услуг.

Одним из важных пунктов Акта может стать описание недостатков, недоточетов, выявленных при приемке работ, услуг.

Указание недостатков в акте «инициировано» пунктом 2 ст. 720 ГК РФ. Дело в том, что в дальнейших спорах, если они возникнут, заказчик вправе ссылаться на недостатки только в том случае, если они были указаны в акте либо ином документе по приемке работ, услуг.

Часто сторонам выгоднее подписать акт с недостатками, чем вовсе отказаться от его подписания.

Немотивированный отказ от подписания Акта в течение установленного в договоре срока означает принятие работ или услуг Заказчиком. В этом случае в соответствии с п. 1 ст. 781ГК РФ услуги (работы) исполнителя придется оплатить.

Иными словами, заказчику всегда важно зафиксировать информацию о выявленных недостатках. Это сыграет свою положительную роль при необходимости снизить стоимости оказанных услуг, вернуть аванс, исправить недостатки силами исполнителя, а также в случае судебного разбирательства.

Причем, информации о выявленных недостатках можно внести в акт даже в том случае, если в нем нет для этого специальной строки/графы. Представитель принимающей стороны может вписать недостатки от руки.

Дата подписания Акта об оказании услуг (выполнении работ)

Срок подписания акта об оказании услуг (выполнении работ) должен быть установлен сторонами договора в соответствии со статьями 190–194 ГК РФ.

Дата подписания Акта приемки оказанных услуг (выполненных) работ приравнена к дате, с которой хозяйственная ситуация должна быть отражена в регистрах бухгалтерского учета. Это уточнено в письме Минфина от 01.04.2020 № 02-07-05/25971.

Если срок подписания Акта не согласован в договоре, он должен быть подписан в течение 7 дней со дня предъявления одной из сторон соответствующего требования в соответствии со статьей 314 ГК РФ.

Подписи на Акте оказания услуг (выполнения работ)

Акт приемки-передачи оказанных услуг (выполненных работ) должен быть подписан со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя.

Подписи сторон относятся к обязательным реквизитам первичного учетного документы, которые установлены ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Подписи ответственных лиц должны быть разборчивы и приведены одновременно с указанием фамилии и инициалов либо других реквизитов, позволяющих идентифицировать подписантов.

Электронный формат Акта оказания услуг (выполнения работ)

Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ дает право организациям оформлять первичные учетные документы как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Электронные документы должны быть заверены электронной подписью.