Можно ли в бухучете учитывать операцию без первичного документа
08.06.2022 распечатать
Данные о хозоперации, которые указываются в первичке, должны быть своевременно отражены в регистрах бухучета, независимо от того, поступил ли в бухгалтерию сам подтверждающий документ. Это установлено отдельным положением по бухгалтерскому учету. В дальнейшем, если после получения документа вы обнаружите расхождения, в учет придется вносить корректировки. Как – зависит от того, когда поступил документ.
Когда позднее поступление документа – это не ошибка
Порядок исправления ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, содержится в ПБУ 22/2010, которое утверждено приказом Минфина России от 28 июня 2010 года № 63н.
Ошибкой признается неправильное отражение или неотражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете или в бухгалтерской отчетности фирмы.
В то же время не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения таких фактов хозяйственной деятельности (п. 2 ПБУ 22/2010).
Закон о бухучете требует на каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичный учетный документ .
В бухучете отражение факта финансово-хозяйственной жизни возможно и при отсутствии первичных документов. Но при обязательном условии, что они поступают позже.
Отражать операцию на счетах бухучета до поступления первичного документа позволяет ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений». Если в них будут расхождения с тем, что вы отразили в бухучете до поступления первички, то такие корректировки в бухучете признаются изменением оценочных значений (п. 2 ПБУ 21/2008).
Как возникает в бухучете оценочное значение в связи с задержкой первички
Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах. Он изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, оказывает влияние на активы или пассивы, доходы, расходы, прибыли или убытки.
Если первичного учетного документа у вас нет, но он впоследствии будет, то отразить операцию нужно первоначально в оценочном значении, которое затем при необходимости уточняется на дату поступления документов (см. Решение ВС РФ от 8 июля 2016 г. № АКПИ16-443).
Как признавать оценочное значение
В рекомендации НРБУ БМЦ Р-62/2015-КпР «Отражение факта хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам» изложены такие правила.
При условии выполнения критериев для признания факта хозяйственной жизни в отчетном периоде он отражаются в регистрах бухучета по дате свершения факта хозяйственной жизни, а не по дате составления и (или) получения документа.
Поясним.
Просто факт приема сотрудника на работу – еще не факт хозяйственной жизни. Ведь подписание трудового договора еще никак не отражается на доходах или расходах. Но когда он приступит к работе, у вас возникнут обязательства по оплате труда.
Когда вам от поставщика поступили материалы, это безусловно факт хозяйственной жизни, поскольку у вас меняется величина как активов (запасов становится больше), так и пассивов (на ту же сумму стала больше кредиторская задолженность).
Если на момент составления отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, документ не получен, то для отражения в бухучете отчетного периода составляется внутренний документ, например, бухгалтерская справка (заметим, что без оригинального документа бухгалтерская справка не выполняет роли первичного документа).
После поступления нужного документа, при необходимости, данные, отраженные в регистрах бухучета, подлежат корректировке.
Как вносить исправления в бухучет
Вносить изменения в бухучет нужно в зависимости от того, насколько поздно поступил подтверждающий документ. Правила такие.
1. Если первичный документ поступил в том же отчетном году, когда прошла сама операция, то исправления надо отражать на тех же счетах бухучета, на которых была отражена операция, в месяце поступления документа.
2. Если первичный документ получен после окончания отчетного года до даты представления бухотчетности, то обнаруженные расхождения нужно скорректировать декабрем отчетного года заключительными оборотами на тех же счетах бухучета, на которых была отражена хозоперация.
3. Если первичку вы получили после завершения отчетного года и после представления бухотчетности, но до утверждения ее собственником общества, и выявленные расхождения являются существенными, то скорректируйте их декабрем отчетного года заключительными оборотами на тех же счетах бухучета, на которых была отражена хозоперация. Сданную отчетность придется пересдавать заново по всем адресам, куда была представлена первоначальная.
Если выявленные расхождения существенными не являются, отражайте корректировки в периоде получения документов.
4. Если первичный документ получен после утверждения бухотчетности собственниками, то отчетность не пересматривается. Корректировки нужно отразить в отчетности текущего года (то есть года, в котором получена первичка). Используется счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами активов (обязательств), которые изменяются.
