Как из договора сделать первичный учетный документ

Назначение первичного учетного документа

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществление сделок, связанных с хозяйственной деятельностью фирмы.

В статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

На основании первичного учетного документа бухгалтер заполняет регистры бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает ее руководитель (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это могут быть самостоятельно разработанные, унифицированные или комбинированные формы.

Как проверить обязательные реквизиты первичного бухгалтерского документа

В пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа.

Как правило, первичный учетный документ имеет такую условную структуру:

• вводная часть;
• содержательная часть;
• заключительная часть.
  

Во вводной части должны быть указаны наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

В содержательной части, как правило, отражают суть факта хозяйственной жизни (выплата денег, передача имущества и т.п.). Здесь же приводят натуральные или денежные измерители и единицы измерения (рубли, килограммы, штуки и т.п.).

В заключительной части отражены данные ответственного лица:

• наименование должности, фамилия и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
• или лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Первичный учетный документ заверяется подписью ответственного лица (одного или нескольких).

Как создать договор в виде первичного документа

Договор сам по себе не является первичным документом для целей бухучета. Он содержит только перечень обязательств сторон и намерение совершить ту или иную операцию. Факт совершения хозяйственной операции этот документ не подтверждает.

Договор может быть признан первичным учетным документом, если он:

• составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции;
• содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа;
• утвержден руководителем организации в качестве первички.

Что представляет из себя такой договор? Ничего неожиданного: договор можно составить не в виде многостраничного документа, а в виде счета на оплату (инвойса). Им оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (см. письмо Минфина от 21 января 2019 № 07-04-09/2654).