Как авансовый отчет влияет на налоги

15.02.2018

Командировочные расходы освобождаются от НДФЛ и страховых взносов, а также учитываются в расходах по прибыли. Но только в случае, когда сотрудник представил авансовый отчет. Как меняется налогообложение выплат, если авансовый отчет работник не представил?

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по полученному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться:

  • документы о найме жилого помещения;
  • документы о фактических расходах на проезд (в том числе страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Как подтвердить срок командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования в общем случае определяется по проездным документам. Их он представляет по возвращении из командировки.

Но нередки случаи, когда нет ни проездных документов, ни документов из гостиницы, и вообще работник ездил в командировку на служебном транспорте, на личном транспорте или на транспорте третьих лиц по доверенности.

Перерасход по командировке

Конкретный порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ), в организации нужно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

При налогообложении прибыли командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией. Это может быть и полная сумма фактических затрат. Исходя из этого, в Положении о командировках можно написать, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном.

Обратите внимание

Но с точки зрения экономии и для предотвращения злоупотреблений на командировочных расходах компания может в Положении о командировках ограничить размеры возмещаемых сумм.

Суточные в целях НДФЛ не облагаются налогом лишь в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Все суточные, выплаченные сверх этих ограничений, нужно включить в базу по НДФЛ. В целях же налога на прибыль и страховых взносов никакое ограничение суточных не применяется – их можно установить в большем размере, на усмотрение организации.

Суточные не облагаются страховыми взносами также в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 2 ст. 422 НК РФ). Все суточные, выплаченные сверх этих ограничений, нужно включать в базу по взносам.

Итак, если расходы на командировки обоснованы, не превышают установленных норм и имеют документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ), организации учитывают их в целях исчисления налога на прибыль. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (с ограничением по суточным).

А как быть в случае, если по объективным причинам произошел перерасход?

Превышение норм

Чаще всего перерасход бывает по расходам на оплату жилья. В таком случае следует взять смработника заявление о возмещении сверхнормативных затрат и объяснением причин перерасхода. Если руководитель примет решение о возмещении, то вся сумма учитывается в расходах по налогу на прибыль и освобождается от НДФЛ (письмо Минфина России от 4 июля 2012 года № 03-04-06/6-204).

То же и по страховым взносам, поскольку не подлежат обложению страховыми взносами командировочные расходы в размере, закрепленном работодателем (кроме, разумеется, суточных).

Нет подтверждающих документов

При отсутствии подтверждающих документов командировочные расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. На их сумму нужно начислить страховые взносы и НДФЛ.

Однако в Налоговом кодексе есть прямая норма, позволяющая не начислять НДФЛ на часть неподтвержденных документально расходов по найму жилья в командировке. Суммы документально неподтвержденной оплаты жилья освобождаются от налогообложения в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день заграничной командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Нет авансового отчета

Об этом освобождении не имеет смысла говорить в случае, когда работник вообще не представил авансовый отчет.

В этом случае выданные под отчет суммы уже не считаются выплатами, произведенными в возмещение командировочных расходов, и полностью облагаются зарплатными налогами. Об этом рассказал Минфин России в письме от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808.

В ситуации, которую рассмотрел Минфин, компания к тому же пропустила месячный срок на удержание долга из зарплаты, и в письме на этом был сделан акцент.

Обратите внимание

Это существенный момент, который указывает на то, когда же нужно начислить НДФЛ и взносы. Получается, что это нужно сделать после истечения месяца со дня, когда работник должен был вернуть деньги.

Долг, конечно, можно и простить, и если это сделать раньше, то начислять налоги придется в день прощения долга.

Читайте также «Без авансового отчета расходы перестают быть командировочными»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA