Командировочные расходы в 2026 году: оплата проезда, жилья, суточные и другие траты

ТК РФ обязывает работодателя возмещать работникам, направленным в командировки, все оправданные расходы (ст. 166−168 ТК РФ). Особенности оплаты труда во время деловой поездки в интересах компании урегулированы Положением о служебных командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Этот документ вступил в силу с 1 сентября 2025 года, заменил предыдущий документ и, по-сути, ничего не изменил.

Срок командировки устанавливает работодатель. На законодательном уровне не установлено ни минимального, ни максимального срока.

Но слишком долгий срок командировки может расцениваться трудовой инспекцией как перевод работника на новое место работы. А маскировка перевода под командировку считается нарушением трудового законодательства, за которое компании грозит, как минимум, штраф, как максимум приостановка деятельности. 

Не путайте командировку с вахтой и разъездным характером работы

Вахта – это организация трудового процесса вне постоянного места жительства. Цели такие же как у командировки. Но для вахты, в отличии от командировки, установлен максимальный период. Она не может длится больше месяца, а в исключительных случаях – больше трех.

Разъездной характер работы – это трудовая деятельность, при которой работник регулярно выполняет свои обязанности за пределами офиса или организации, совершает служебные поездки, но, возвращается домой каждый день. Чтобы работник отправился исполнять свои обязанности вне постоянного места работы, достаточно предусмотреть в договоре разъездной характер работы.

Документы для оформления командировки

Любая командировка требует оформления большого пакета документов.

Всегда оформляется:

1. Приказ о направлении в командировку. Приказ составляется о форме Т-9 (для одного человека) или по форме №Т-9а (если в командировку направляется сразу несколько работников).
2. Расходный кассовый ордер, если деньги выдаются под отчет наличными.
3. Авансовые отчет работника после возвращения из командировки, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы. 

Дополнительно может быть оформлено Заявление на выдачу наличных на командировку. Этот документ не относится к числу обязательных. Заявление пишет работник только в том случае, если это установлено правилами работы в компании или предусмотрено Положением и командировках компании. 

Документы для оформления работника на вахту

Перед тем отправить вахтовика на место работы нужно проверить формулировки в его трудовом договоре и подготовить приказ.

Обычно у компаний, которые работают вахтовыми методом есть внутренний документ, Положение о вахтовом методе работу. К нем указывают, какая именно система оплаты применяется, как рассчитывается заработная плата вахтовиков, какие премии и надбавки выплачиваются. Чем подробнее описаны условия работы, тем лучше.

Требования к учету командировочных

Командировочные расходы учитывают в налоговой базе по прибыли. Никаких специальных ограничений и условий в отношении командировочных расходов нет.

Перечень «командировочных трат» приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, он не является закрытым и четко поименованным, добавить в него можно любые другие расходы. Главное не забывать основное правило для учета расходов, которое сформулировано в статьи 252 НК РФ: все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Что касается НДС, согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, вычет допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. Причина, по которой те или иные расходы не могут быть приняты к учету по прибыли значения не имеет.

Средний заработок в командировке

Работнику, которые направляется в служебную командировку, компания выплачивает средний заработок за все дни деловой поездки, включая время в пути и вынужденные остановки.

Для расчета средней зарплаты учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, независимо от источников этих выплат. Не учитываются выплаты социального характера и иные, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

При расчете среднего заработка для командировок учитываются только рабочие дни, а не календарные.

Совместители получают средний заработок только у работодателя, направившего в командировку. Если поездка связана с обеими работами, оплата и расходы делятся по договоренности между компаниями.

В случае переработок в командировке применяются общие нормы ТК РФ: 

1. Рабочие дни, когда работник не работал и праздничные дни, если работник отдыхал в командировке на оплачиваются.
2. Работа в командировке в выходной и праздничный оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Командировочные расходы – это какие?

Все командировочные расходы можно разделить на 3 группы.

1. Суточные – это денежная сумма, которая, по идее, должна покрыть все прочие расходы работника в командировке, в первую очередь – на питание. Суточные нужно платить за все дни, когда работник находился в командировке, даже если он болел и фактически не работал или если на дни его командировки пришлись выходные и праздники.
2. Расходы на проезд и проживание. Деньги, которые работник потратил на проезд до нужного места и проживание в командировке. По закону, работодатель обязан еще до командировки выплатить работнику аванс на предстоящие траты. Но окончательный расчет с работником нужно произвести уже после командировки.
3. Другие расходы, которые возникли у командированного работника и оправданы, напрямую связаны с выполнением задания работодателя.

При загранкомандировках появляются дополнительные расходы:

1. Консульские и аэродромные сборы.
2. Оплата транзитного проезда, если работник едет на автомобиле.
3. Расходы на страховку.
4. Иные платежи. 

Суточные в командировке в 2026 году

Суточные — это обязательная выплата, которая должна компенсировать расходы работника на питание и повседневные нужды во время командировки (например, завтраки, обеды, ужины, бытовые услуги: прачечная, химчистка).

Суточные отличаются от остальных командировочных тем, что за них работнику не нужно отчитываться.

На законодательном уровне установлен лимит суточных, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ). 

• 700 рублей – для служебных поездок по России;
• 2 500 рублей – норма суточных за границей в 2025 году;
• 3 500 рублей – норма суточных за границей для сотрудников с разъездным характером работы с 1 сентября 2025 года;
• 8 480 рублей – для отдельных категорий сотрудников из ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областей (Указ Президента РФ № 752 от 17.10.2022 года).

Как оплачивают командировку госслужащим (Комментарий к письму Минтруда №14-6/10/В-16292 от 18.09.2025).

Бизнес не обязан придерживаться этих лимитов для определения суммы суточных. Установленной суммы может просто не хватать даже на питание.

Размер суточных утверждается внутренним документом компании и может быть существенно выше лимита, установленного для обложения НДФЛ и взносами. Просто с суммы превышения нужно удержать налог и заплатить страховые взносы.

Пример расчета суточных

При начислении 1000 рублей в день и 5-дневной поездке по РФ:
Необлагаемая сумма: 1000×5 = 5 000 рублей.

Облагаемая часть: (1000−700) x 5 = 1 500 рублей.

НДФЛ к уплате: 1 500×13% = 195 рублей.

Аванс на командировку и начисление суточных

Работник не обязан изначально оплачивать все свой счет. Под эти расходы бухгалтерия должна выдать аванс на основании приказа о направлении работника в командировку.

Суточные можно рассчитать за все дни командировки и выплатить работнику до поездки. А можно просто выдать работнику аванс на командировку, с учетом того, что в него уже включены суточные. Затем, по возвращении из командировки произвести точный расчет.

На практике почти все платят суточные до командировки, а аванс выдают под покупку билетов, аренду жилья и на непредвиденные расходы.

Если командировка была продлена, например, перенесли срок переговоров, суточные можно будет доплатить по возвращению из служебной поездки или перевести на карту работника в день продления (сейчас онлайн банк позволяет это сделать дистанционно и быстро).

Как выдать деньги на командировку

Деньги «под отчет» на командировку можно выдать:

1. Наличными из кассы.
2. Переводом на банковскую карту работника.
3. Переводом на корпоративную карту, с которой работник отправляется в деловую поездку. 

Выдача наличных оформляется расходными кассовыми ордером. Его оформляют на основании заявления работника и, или приказа о направлении в командировку. 

ДЕБЕТ 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50-1 «Касса» - выдача денег под отчет

У счета 50 могут быть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»
• 50-2 «операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы»

При перечислении на карту работнику проводка будет такой:  ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет» - выдача денег под отчет. 

При перечислении на корпоративную карту:

ДЕБЕТ 55 «Специальный счет в банке» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет» - перечисление средств на карту.

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  КРЕДИТ 55 «Специальный счет в банке» - использованы деньги на командировочные расходы.

Платят ли суточные при однодневной командировке

Выплачивать суточные нужно только при длительной командировке по России. При однодневной — суточные выплачивать не нужно.

С зарубежной командировкой правила другие: суточные надо выплатить даже при однодневной поездке. Минимальный размер: 50% от утвержденного размера, но не менее 1 250 руб. (2 500×50%).

Суточные за выходные дни в командировке

Суточные платят за все дни командировки, включая выходные. Причем не важно, работал сотрудник в этот день или нет или нет.

Расходы на проезд

Законодательство не ограничивает расходы на проезд и проживание в командировке. Эти траты зависят от компании и ее финансовых возможностей. Обычно в командировку отправляют либо поездом, либо самолетом. Авиа- и ж/д билеты являются бланками строгой отчетности. 

К расходам на проезд относится покупка билетов на транспорт, включая услуги по оформлению документов:

• авиабилеты (эконом-класс);
• ж/д билеты (плацкарт/купе) с учетом постельных принадлежностей;
• визовые сборы при загранкомандировках;
• оплата проезда на общественном транспорте (метро, аэроэкспресс, автобусы);
• такси и каршеринг;
• затраты на поездку на личном автомобиле.

Для учета расходов по покупке ж/д билетов потребуется контрольный купон электронного билета.

Для авиабилетов – маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом досмотра. Квитанцию распечатывают при покупке билета. Посадочный талон выдают на стойке регистрации на рейс.

Если посадочный талон утерян, его заменяет справка, которую можно запросить у авиакомпании. Правда, делают они справки долго и не бесплатно. 

Если работник самостоятельно бронирует себе отель и проездные билеты, то после его возвращения работодатель должен посчитать, сколько остался ему должен с учетом ранее выплаченного аванса, и оплатить эту сумму. Может быть обратная ситуация, должен остался работник. Тогда эти деньги можно удержать из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).

Если жилье оплачено с расчетного счета организации, для подтверждения расходов нужны договор, счет и акт. Если работник оплачивал отель или найм жилья самостоятельно понадобится кассовый чек.

Законодательно не запрещено оплачивать командированному работнику авиабилет бизнес-классом или поездку в вагоне поезда классом «СВ», но для оправдания этих расходов при включении их в налоговую базу по прибыли понадобится скриншот, что на момент покупки не было более дешевых билетов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374). Если документально это подтвердить не получится, учесть можно только стоимость эконом-класса или купе.

Оплата страховки

 Оформление полиса добровольного медицинского страхования для въезда на территории иностранных государств и пребывания там в период служебной командировки, включено в перечень командировочных расходов с 2026 года. Эта сумма не облагается НДФЛ и взносами, и учитывается в налоговой базе по прибыли.

Нужно сказать, что и ранее Минфин придерживался этой позиции (письмо от 26.05.2025 г. № 03-04-05/51609). В случае оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в служебную командировку на территории иностранных государств, сумма такой оплаты также не облагается НДФЛ.

Дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке

Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания нужно возместить работнику стоимость проезда.

Документы, подтверждающие расходы на проезд в командировку и обратно

Какие расходы на проезд не компенсируются

• Авиабилет бизнес-классом при наличии доступных билетов эконом-класса.
• Перевес багажа без письменного обоснования необходимости.
• Поездки на такси в дни, не связанные с рабочими задачами (трансфер в выходной для личных нужд, например в музей).
• Неиспользованные билеты, даже при наличии чека об оплате.

Расходы на проживание в командировке

Командированному работнику возмещается оплата жилья за весь период командировки. Все эти расходы должны быть подтверждены документами, если их нет, компания может ничего работнику не оплачивать. Такая ситуация может регулироваться только Положением о командировках.

Если компания все же оплатила проживание в командировке без документов, на такие выплаты нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Помимо стоимость непосредственно жилья, работнику также возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии, что они соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ: имеют производственную направленность, документально подтверждены и экономически обоснованы.

Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.

Бухгалтерия может без опаски учитывать в расходах суммы, которые включены в общую стоимость услуг проживания и не выделены отдельной строкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Туристический налог

Если работника направляют в командировку в регион, где введен турналог, этот расход также нужно возместить работнику.

Сумма возмещенного работнику турналога при наличии подтверждающего документа (квитанции к приходному кассовому ордеру) не включается в налоговую базу по НДФЛ.

Суммы туристического налога, уплаченные в связи с проживанием сотрудника в командировке, включайте в состав командировочных расходов в уменьшение налогооблагаемой прибыли (письмо Минфина РФ Минфин в письме №03-03-06/1/96816 от 07.10.2024).

Документы, подтверждающие расходы на проживание в командировке

Основные документы для компенсации расходов по найму жилого помещения в командировке:

• Договор аренды жилья (с физическим или юридическим лицом).
• Акт оказания услуг от гостиницы.
• Кассовый чек.
• Расписка арендодателя с указанием суммы, периода аренды и паспортных данных сторон.

При аренде жилья у частных лиц, договор должен содержать следующие сведения:

• Паспортные данные.
• Адрес и стоимость жилья.
• Срок аренды.

Оплата подтверждается распиской или банковской выпиской.

Представительские расходы в командировке

Это затраты, направленные на поддержание деловых контактов, организация переговоров, презентаций или других мероприятий в интересах бизнеса. Они не относятся к командировочным расходам, но могут быть компенсированы работнику и учтены в расходах по налогу на прибыль.

Важно, чтобы эти траты были экономически оправданны и документально подтверждены (Письмо Минфина от 14 августа 2025 г. № 03-03-06/1/79115).

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которые могут подтвердить представительские расходы. Но они обязательно должны иметь денежную оценку, иначе будут квалифицированы налоговой инспекцией как безвозмездная передача товаров, работ или услуг, которая в расходах по налогу на прибыль не учитывается.

Телефонные переговоры и интернет

Внимательно нужно относится к телефонным переговорам из гостиницы и оплате доступа к интернету.

Если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету входит в гостиничный счет, их можно компенсировать работнику и отразить в общей сумме расходов на проживание (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Если же сотрудник предоставил отдельные счета на звонки и интернет, затраты ему также компенсируются, но списать их можно в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для подтверждения производственного характера расходов нужно попросить сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

После командировки

После деловой поездки по заданию компании работник должен отчитаться за все полученные им подотчетные средства. Для этого оформляется Авансовый отчет, к которому прилагаются все оправдательные документы: билеты, чеки, договор аренды и т.п.

Подпишись на рассылку