Отпуск 2023: шпаргалка по основным правилам

Отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка гарантирован каждому работнику статьей 114 ТК РФ. По статье 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Новое в 2023 году

К группам работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время, с 2023 года добавили:

• демобилизованных;
• многодетных родителей.

Демобилизованные вправе взять очередной оплачиваемый отпуск вне графика по возвращении со службы в течение 6 месяцев. Стаж работы в компании значения не имеет. Количество дней отпуска рассчитывается с учетом периода военной службы.

Многодетным считаются родители, воспитывающие 3-х и более детей в возрасте до 18 лет. Уйти в отпуск в любое время могут те многодетные родители, у которых младшему ребенку нет 14-ти лет. Ранее возраст младшего ребенка, дающего право на льготу по отпускам, составлял 12 лет. Как только младшему исполнилось 14 или одному из старших – 18, сотрудник теряет право на льготу.

Период отпуска

Работники, отработавшие год, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Отпуск можно «разбить» на несколько периодов, соблюдая одно правило: хотя бы одна часть отпуска должна быть 14 календарных дней и более. Оставшуюся часть можно делить на любое количество дней.

Некоторым работникам полагается более продолжительный отдых: работникам с ненормированным рабочим днем, работающим на вредных производствах.

График и перенос отпусков

Работники компании идут в отпуск по заранее согласованному графику, который утверждается не позднее середины декабря текущего года на следующий.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Изменения допускаются только по согласованию сторон.

Работник вправе перенести свой отпуск, если его желание будет поддержано руководителем.

Если же руководитель компании принимает решение о переносе заранее запланированных отпусков работников, сделать это он может также с согласия работников.

Перенос на следующий год разрешен только в исключительных случаях. Минтруд в письме от 29.03.2022 № 14-2/ООГ-1987 уточнял, если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работников отпуска можно перенести на следующий рабочий год. Перенесенные отпуска должен быть использованы не позднее следующего рабочего года.

График отпусков на 2023 год: форма, утверждение, особенности составления

Как предоставить работнику часть ежегодного отпуска, если в график отдых включен не полностью?

Когда предоставляется отпуск

Первый отпуск на новом месте работы может быть предоставлен через 6 месяцев непрерывной работы. По согласованию с руководителем компании, работник может он может уйти в отпуск раньше – до истечения шести месяцев. Такой отпуск предоставляется авансом.

Право на полный ежегодный оплачиваемый отпуск появляется через 11 месяцев непрерывной работы в компании.

Работница, которая планирует уйти в декретный отпуск, вправе уйти в очередной отпуск либо перед декретом, либо сразу после него. Такое же право имеет супруг беременной женщины.

Каким работникам нужно предоставить отпуск в удобное для них время

Трудовой кодекс определяет несколько категорий работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для них время:

• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• работники, имеющие 3-х и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ); 
• многодетные родители, у которых 3-е и более детей в возрасте до 18 лет, а младшему из них нет 14-ти лет;
• один из родителей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• один из работающих родителей для сопровождения ребенка до 18 лет, поступающего на обучение по программам среднего профессионального образования или высшего образования в учреждения, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
• мужья, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• работники, которые были отозваны из отпуска по производственной необходимости (ст. 125 ТК РФ);
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
• супруги военнослужащих (Федеральный закон № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• почетные доноры (Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»).

Работники, которые имеют право на отпуск в любое время, как и все остальные, должны планировать свой отпуск заранее. Их также как и всех включают в график отпусков. Впоследствии дату можно поменять, заблаговременно подав заявление. Но, за работодателем в этом случае сохранено право отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска.

Какие гарантии компании обязана предоставить будущим родителям

Внешний совместитель вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в  тот же период, в который он получает отпуск по основному месту работы. Если отпуск на работе по совместительству короче, то работник может компенсировать недостающую часть дней, взяв отпуск за свой счет.

Как переносить отпуска

Перенести отпуск можно. Инициатором может быть как сам работник, так и работодатель.

Отпуск хочет перенести работник

Работодатель обязан перенести отпуск работника только в нескольких случаях:   

• если работник заболел; 
• если работодатель не уведомил о начале отпуска вовремя или не выплатил отпускные в установленные сроки;
• в других случаях, предусмотренных законодательством или ЛНА организации, например, свадьба, похороны, рождение ребенка и т.п.

Если у работника просто изменились планы и он хочет отдохнуть в другое время, перенос отпуска возможен только по согласованию с руководством. Работник должен написать заявление в произвольной форме и подать начальству на согласование. При условии, что непосредственный руководитель работника и директор компании не против, отпуск переносится. Основанием для переноса является приказ, которым вносятся изменения в график отпусков.

Отпуск переносится по инициативе руководителя

Работодатель имеет право перенести отпуск своего сотрудника, если есть производственная необходимость, но только с согласия работника. Требовать от работника перенести отпуск, работодатель не вправе.

Если работник не против, издается приказ о переносе отпуска и внесении изменений в график отпусков, на котором работник делает отметку о согласии.

Если отпуск переносится в экстренном порядке, когда отпускные уже выплачены , деньги работник возвращать не должен. Их можно зачесть в счет будущей зарплаты. Причем, также с согласия работника, которое может быть вписано от руки на бланке приказа о переносе отпуска.

Ненормированный рабочий день увеличивает отпуск на три дня

Обратите внимание, бухгалтеры часто забывают проверить трудовые договоры и добавить работникам с ненормированным днем дополнительные дни отдыха. Это очень распространенная и легко выявляемая трудовыми инспекторами ошибка, за которую обязательно наложат штраф.

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность не менее трех календарных дней. Норма установлена статьей 119 ТК РФ.

Не имеет значения работал сотрудник с ненормированным графиком за пределами нормальной продолжительности рабочего времени или нет. Если в договоре установлен ненормированный рабочий день, руководитель обязан предоставить работнику три дня дополнительного отпуска. Эти дни можно присоединить к общему отпуску или предоставить отдельно от него.

Как продлять отпуск из-за больничного и праздничных дней

По статье 124 ТК РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

Согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Если работник заболеет и оформить больничный в период отпуска, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен на количество календарных дней временной нетрудоспособности.

Если на время отпуска работника выпал выходной и праздничный день, на этот день отпуск продляется, но по согласованию с работником, он может быть перенесен на другой день.

Как отозвать из отпуска

Отзыв работника из отпуска разрешен статьей 125 ТК РФ.

Отзыв допускается только с согласия самого работника. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Запрещено отзывать из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Можно ли отозвать из отпуска работника - Почетного донора?

Когда можно отпуск заменить денежной компенсацией

Согласно статье 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Нельзя заменить денежной компенсацией:

• отпуск, предоставленный беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет;
• ежегодный дополнительный отпуска работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных ТК РФ).

Дополнительный отпуск работникам на вредных работах

Статьей 117 ТК РФ работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам СОУТ отнесены к вредным условиям труда 2-й, 3-й или 4-й степени либо опасным условиям труда предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого указанным работникам, составляет 7 календарных дней.

Заменять этот дополнительный отпуск денежной компенсацией запрещено.

Алгоритм оформления отпуска

1. В середине декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год, с которым все работники должны быть ознакомлены под роспись.
2. О дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска работника нужно уведомить письменно за две недели до начала отдыха.
3. Если работник идет в отпуск по графику, заявление он может не писать.
4. Если работник хочет уйти в отпуск вне графика, он обязан составить заявление в произвольной форме и согласовать его с руководством. Далее составляется приказ о переносе отпуска.
5. До начала отпуска нужно составить приказ о предоставлении отпуска.
6.  С приказом о предоставлении отпуска нужно ознакомить работника.
7. За три дня до отпуска нужно произвести расчет и выплатить работнику отпускные. Все расчеты фиксируются в Справке-расчете, которая хранится в бухгалтерии.