Когда можно уничтожать старые счета-фактуры?

Срок хранения счетов-фактур удлинили

С 17 марта изменен срок хранения налоговых документов. Раньше НК РФ требовал хранить документы налогового учета в общем случае в течение 4 лет. Теперь этот срок увеличен до 5 лет. Это требование относится и к счетам-фактурам.

Поправка внесена Федеральным законом от 17 февраля 2021 года № 6-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации»

Срок хранения счета-фактуры

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС начисляется к уплате в бюджет, нужно считать в таком порядке:

• начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура отражен в книге продаж;
• окончание - 31 декабря пятого по счету года.

Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС принимается к вычету, нужно считать в таком порядке:

• начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором фирма заявила вычет НДС - целиком или его последнюю часть;
• окончание - 31 декабря пятого по счету года.

	Пример. До какой даты хранить счета-фактуры

	Фирма выставила отгрузочный счет-фактуру в 3 квартале 2018 года и отразила его в книге продаж. НДС был уплачен в установленный срок – тремя платежами в октябре, ноябре и декабре 2018 года. Срок хранения счета-фактуры начинает течь с первого января 2019 года. Истекает - 31 декабря 2023 года.

	 Фирма получила счет-фактуру от поставщика в 3 квартале 2016 года. Вычет по этому счету-фактуре фирма заявляла четырьмя частями: в течение 3 и 4 кварталов 2016 года, а также в 1 и 2 кварталах 2017 года. Срок хранения этого счета-фактуры начинает течь с первого января 2018 года. Истекает - 31 декабря 2022 года.

Сколько хранить книгу продаж

Документы регистрируют в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). В обоих случаях продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.

Сколько хранить книгу покупок

В книге покупок документы регистрируют тогда, когда фирма использует вычет по НДС и выполняет условия:

• купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
• счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сроки хранения других документов по НДС

Вспомним сроки хранения других документов, применяемых в расчетах НДС.

Товарную накладную № ТОРГ-12 нужно хранить 5 лет после года, в котором накладную последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности.

Срок хранения УПД - 5 лет. Его считают так же, как срок по товарной накладной. А если по УПД заявлен вычет НДС - то 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.