Что именно изменится в правилах работы с электронными счетами-фактурами?

Минфин России в приказе от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок работы с электронными счетами-фактурами в электронном виде.

Новшеств немного. Мы насчитали всего три, на которые стоит обратить внимание.

Операторы ЭДО могут быть разными у покупателя и продавца

В общем-то, они и раньше могли быть разными. Просто в приказе №14н эта ситуация прописана в пункте 3 нового Порядка.

Выставление и получение счетов-фактур в электронной форме осуществляется через одного или нескольких Операторов ЭДО.

Оператор обеспечивает взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур и обмене электронными документами.

Нужно будет указывать в счете-фактуре сведения о прослеживаемости товаров

Существенное новшество нового порядка – это требование, по которому  в счете-фактуре (основном или корректировочном) нужно будет указывать сведения о товарах, которые подлежат прослеживаемости.

Выставление и получение счетов-фактур может осуществляться продавцом и покупателем в зашифрованном виде за исключением случаев:

• когда нормативными актами установлен запрет на шифрование;
• при выставлении в соответствии со статьей 169 Кодекса счетов-фактур в электронной форме, содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• при наличии в договоре с Оператором ЭДО, поручения о проведении проверки счета-фактуры, в том числе на соответствие формату.

Уже разработан и размещен в сети проект постановления Минфина, который предусматривает внесение в счета-фактуры новых граф для указания:

• регистрационного номера декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• кода количественной единицы измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости;
• количества товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара;
• стоимости товара, подлежащего прослеживаемости, без налога в рублях.

Хранение счетов-фактур

В пункте 10 нового порядка регламентированы сроки хранения электронных счетов-фактур.

Электронные счета-фактура нужно хранить в те же сроки, что и бумажные. Сроки определены в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Счета-фактуры нужно хранить в течение 5 лет.

Путь счета-фактура не изменится

Счет-фактура в электронной форме считается полученным покупателем, если поступило подтверждение от Оператора ЭДО.

Алгоритм действий при выставлении покупателю счета-фактуры в электронной форме остался прежним.

Продавец:

1. продавец формирует счет-фактуру;
2. продавец подписывает счет-фактуру в электронной форме электронной подписью;
3. зашифровывает счет-фактуру;
4. направляет счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя через ОЭД.

Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня:

1. фиксирует дату и время поступления от продавца счета-фактуры;
2. проверяет счета-фактуру;
3. по итогам проверки: направляет в адрес покупателя счет-фактуру и фиксирует дату и время отправки;
4. формирует о получении счета-фактуры;
5. подписывает подтверждение электронной подписью.

Если проверка не пройдена в адрес продавца направляется сообщение об ошибке.

Покупатель, получив счета-фактуру с ошибкой:

1. формирует уведомление об уточнении счета-фактуры;
2. подписывает уведомление электронной подписью;
3. зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры;
4. направляет файл об уточнении счета-фактуры продавцу.

Если проверка счета-фактуры пройдена успешно покупатель:

1. формирует извещение о получении счета-фактуры;
2. подписывает извещение электронной подписью;
3. направляет в адрес продавца.

Если невозможно направить счет-фактуру в электронной форме покупателю через Оператора ЭДО, продавец направляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю Оператором ЭДО выставленного счета-фактуры от продавца, указанная в подтверждении.