Сроки хранения документов по учету и налогам

19.02.2021 распечатать

Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.

Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 23 НК РФ.

Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.

Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.

Сроки хранения документов в 2021 году
Документ Срок хранения Основание
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Первичные учетные документы 5 лет
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовые документы и книги
Банковские документы
Корешки чековых книжек
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
Авансовые отчеты
Переписка с банком
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями 5 лет Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики 5 лет П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним Годовая - постоянно
Промежуточная - 5 лет
П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ 5 лет П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
П.8 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы 5 лет П.8 ст. 23 НК РФ
Ст. 29 закона № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. 5 лет
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки 10 лет
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
если делопроизводство закончено до конца 2002 года 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Счета-фактуры 5 лет П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним 4 года с момента последней записи Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК РФ
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ
Положения об оплате труда и премировании работников 5 лет П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Делопроизводство закончено до конца 2002 года 75 лет П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет - то 50 (75) лет. П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Исполнительные листы 5 лет П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табели учета рабочего времени 5 лет П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи 5 лет П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 5 лет П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных Постоянно П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка 1 год П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных Постоянно П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявки о потребности в иностранцах 1 год П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о направлении в командировку 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков 5 лет П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей 5 лет П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров 3 года П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после - 50 лет П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.
П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела и личные карточки работников П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления, предупреждения работников 3 года П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки 50 (75) лет П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН 5 лет П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов 10 лет П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
по месту утверждения 5 лет П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
по месту разработки постоянно
Отчеты о выполнении планов ФХД
годовые постоянно П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
квартальные 5 лет
месячные 1 год
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет; 10 лет П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Получить издание

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...