Как передать право подписи счетов-фактур

Кому можно передать право подписи счетов-фактур

Издать приказ на подписание счетов-фактур или выдать доверенность можно в отношении:

• разных сотрудников. Например, один из них подписывает счет-фактуру за руководителя, а другой – за главного бухгалтера;
• сотрудника, который подписывает счет-фактуру только за руководителя или только за главного бухгалтера;
• одного и того же лица, который подписывает счет-фактуру и за руководителя, и за главного бухгалтера.

Запретов на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации, нет (письмо Минфина от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).

Кроме того, если в силу особенностей документооборота счета-фактуры подписывают разные уполномоченные сотрудники, отказать в вычете НДС по ним не могут. Так полагают чиновники Минфина и ФНС (письма Минфина от 03.07.2013 № 03-07-15/25437, ФНС от 19.07.2013 № ЕД-4-3/13161).

Как оформить приказ на подписание счетов-фактур

По общему правилу счет-фактуру подписывает руководитель компании или главный бухгалтер. Но для передачи такого права другому сотруднику можно издать приказ.

Приказ на передачу права подписи счетов-фактур может оформить только организация.

Утвержденной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом допускается издать:

• либо отдельный приказ на конкретного сотрудника. Как правило, таким приказом оформляют разовое право подписания счета-фактуры;
• либо общий приказ на сотрудника, который передает право подписи от имени организации разных документов, в том числе и счетов-фактур. Общий приказ можно оформить единожды, установив срок его действия до конца текущего года.

Кроме того, в приказе можно установить сумму, в пределах которой лицо уполномочено подписывать счета-фактуры.

Приказ на подписание счетов-фактур должен подписать руководитель организации. Печать на нем проставляют в случае, если она имеется в компании.

Как выдать доверенность на подписание счетов-фактур

Доверенность от имени организации на подписание счетов-фактур заверять у нотариуса не надо. Ее выдают в обычном порядке (п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса).

Доверенность на подписание счетов-фактур должна содержать:

• наименование документа;
• указание на место ее совершения. Например, г. Москва;
• дату совершения доверенности. Без нее доверенность ничтожна. (п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса);
• сведения о представляемом и представителе. В отношении физического лица в доверенности рекомендуется указывать иные сведения, индивидуализирующие личность, в частности, дату и место рождения; данные документа, удостоверяющего личность;
• полномочия уполномоченного сотрудника;
• подпись представляемого или представителя.

Помимо этого, доверенность на подписание счетов-фактур также содержать:

• срок, на который она выдана. Если срок не указан, то доверенность будет действовать один год (п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса);
• указание на право или запрет передоверия, возможность или запрет последующего передоверия (п. 1 ст. 187 Гражданского кодекса). Но если уполномоченный сотрудник захочет передоверить свои полномочия, то эту доверенность ему потребуется заверить у нотариуса (п. 3 ст. 187 Гражданского кодекса).

Одну доверенность можно выдать сразу нескольким лицам, которым доверяют право подписания счетов-фактур (п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса).

Также в одной доверенности вы можете доверить лицу право подписи счетов-фактур сразу и за руководителя, и за главного бухгалтера.

Доверенность от имени организации выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с учредительными документами. Печать можно проставить только в случае, если она есть в наличии у организации. Обязательного требования о наличии оттиска печати на доверенности нет.