Ваш главбух в отпуске? А кто у вас «главный по первичке»?

21.06.2018 распечатать

Разумеется, приостановить бухгалтерию на время отпуска главбуха нельзя. Пока его нет, в организации идет хозяйственная деятельность, создаются документы, которые нужно проводить в бухгалтерии. Могут понадобиться и те, на которых нужна подпись главбуха. Да и от визита налоговиков никто не застрахован. Эксперты бератора расскажут о том, как вести бухгалтерию пока главбух в отпуске.

Главбух, уходя в отпуск, обязан предупредить «главного по первичке» о том, что к учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни. Попросту говоря – мнимые и притворные сделки.

Опасно использовать и заведомо подложные документы – это деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается штрафами, обязательными и исправительными работами, и даже арестом.

Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, будут проверять с особым пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:

  • орфографические ошибки;
  • дописки текста;
  • дорисовывание подписи или печати;
  • подтирки и травления текста химическими растворителями;
  • следы посторонних чернил;
  • смазывание текста или оттиска печати;
  • разная бумага в одном многостраничном документе;
  • использование факсимиле.

Кроме того, при проверке первички инспектор обязательно сверит подписи.

Что делать со счетами-фактурами

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. За главбуха, как и за директора, счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Может ли за обоих подписать счет-фактуру одно лицо?

А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Это может быть сотрудник, которому это поручено на время этого отпуска. Одного приказа будет недостаточно. Сотруднику, который в период отпуска главбуха будет подписывать счета-фактуры, а также сдавать или получать документы из госорганов, понадобится отдельная доверенность.

Как ее оформить

Банковские документы

Очень существенный вопрос – это подписание банковских документов. Если замещающему главбуха работнику дается право подписи банковских документов надолго, то нужно заново оформить банковские карточки. В них, кроме образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть и образцы подписей замещающих их лиц. Только в этом случае они смогут подписывать платежные поручения и чеки. Если право подписи предоставлено кратковременно, к имеющейся карточке нужно просто оформить в банке временные карточки.

Как заполнить банковскую карточку

Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для оформления платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Но об этом нужно выпустить отдельный приказ о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

Если придет проверка

Если во время отпуска главного бухгалтера придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет. А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете из-за отпуска главбуха попросить продлить срок для их представления (п. 3 ст. 93 НК РФ). Как правило, инспекция идет навстречу.

Вспомним, какие документы могут запросить

Первичный документ составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если это невозможно – непосредственно после его окончания. Вот стандартный перечень первичных документов, которые применяют большинство компаний.

К первичным документам, которые принимаются для подтверждения расходов в налоговых целях, выставляются особые требования. Какие это требования.

Практика показывает, что наиболее пристальное внимание налоговики уделяют некоторым первичным документам

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Подключить бератор

Бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.