Какая нужна доверенность подотчетнику, чтобы получить счет-фактуру?

Товар куплен в розничном магазине

Как правило, товары в розничных магазинах покупают работники фирмы, которым на эти цели выдают наличные деньги из кассы под отчет.

В этих случаях вы рискуете лишиться вычета по НДС с покупки, потому что, магазин сам может не быть плательщиком НДС. А это те, кто:

• перешли на упрощенную систему налогообложения (п. 2 ст. 346.11 НК РФ);
• используют свое право на освобождение от уплаты НДС (ст. 145 НК РФ).

Если же фирма, которой принадлежит магазин, является плательщиком НДС, сумма покупки включает НДС.

Если нет счета-фактуры

Если на покупку, совершенную в розничном магазине, есть только чек ККТ, а счета-фактуры нет, то вычет НДС по одному кассовому чеку применять нельзя. Без счета-фактуры вычет НДС невозможен. Минфин в этом вопросе непреклонен.

Но магазин выпишет счет-фактуру и товарную накладную, если у представителя фирмы есть доверенность на приобретение товаров.

Как ее правильно оформить?

Требования к доверенности

Покупатель может использовать любую форму доверенности, но она должна отвечать требованиям ГК РФ (ст. 185–187 ГК РФ). Это:

• обязательная письменная форма;
• наличие даты выдачи (без даты выдачи доверенность считается недействительной);
• наличие подписи руководителя или подписи иного уполномоченного лица (на которого, в свою очередь, тоже должна быть доверенность);
• кем выдана доверенность: полное наименование юрлица (Ф. И. О. индивидуального предпринимателя), ИНН (ОГРН);
• кому выдана доверенность - Ф. И. О., паспортные данные;
• полномочия представителя (функции, которые возлагаются на него и список документов, который он уполномочен подписывать);
• срок действия доверенности (если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию, она считается выданной на один год).

Кроме того, в доверенности обязательно должны быть подписи доверителя и того лица, кому доверено получение товара.

Доверенность покупатель должен предъявить продавцу до начала отпуска товаров. Одновременно он показывает оригинал паспорта, данные в доверенности и в паспорте должны совпадать. Оригинал доверенности остается у поставщика.

Доверенность по форме М-2

Из унифицированных форм полностью отвечает требованиям ГК РФ доверенность по форме М-2 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а). Это документ, на основании которого уполномоченный организацией сотрудник получает товары и иные материальные ценности у поставщика, в том числе и в розничном магазине. Кроме того, она служит документом бухучета.

Форму М-2 выписывают для однократного получения товара. Для каждого поставщика выдают отдельную доверенность.

Компания, которая выдает такие доверенности своим сотрудникам-подотчетникам, ведет специальный журнал учета. Номер доверенности присваивают по порядку, согласно журналу.

Форма М-2 состоит из двух частей: отрывной и основной.

Отрывная часть бланка остается у бухгалтера. В ней указывают:

• номер, дату составления и срок действия доверенности;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, которому выдана;
• наименование организации-продавца (поставщика), где нужно предъявить доверенность;
• номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.

Основная часть бланка передается продавцу.

В ней указывают:

• название фирмы-доверителя, адрес, банковские реквизиты;
• номер, дату выдачи и срок действия доверенности;
• Ф. И. О., должность и паспортные данные сотрудника, который будет получать товары;
• название компании-продавца (поставщика) и информация о документе, на основании которого выдают товары (договор, счет, заявка и т. д.).

В бланке расписывается сотрудник, который получает ТМЦ, руководитель фирмы-доверителя и главный бухгалтер (печать ставят при наличии). Исправления в доверенности не допускаются.

Срок действия доверенности

Доверенность действует в течение того времени, который в ней указан. Как правило, это 15 дней, но разрешен и более длительный срок (разд. 3 Постановления № 71а).