Форма 6-НДФЛ. Что ставит бухгалтера в тупик

6-НДФЛ – форма ежеквартальной отчетности, которую сдают налоговые агенты по НДФЛ (утв. приказом Минфина России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@). Расчет содержит информацию об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физических лиц. При этом, в отличие от справок 2-НДФЛ, в расчете по форме 6-НДФЛ агент обобщает информацию по всем получателям дохода. Ответы на многие вопросы можно найти в письмах ФНС России годичной, а то и двухгодичной давности. Поэтому не будем, что называется, изобретать велосипед и используем «аутентичные» примеры, приведенные налоговиками.

Начисление и выплата зарплаты в разных отчетных периодах

Большинство операций по начислению и выплате сотрудникам зарплаты приходятся на разные отчетные периоды. То есть зарплату начисляют в одном месяце, а выплачивают в другом. В этом случае разделы 1 и 2 формы 6-НДФЛ заполняют следующим образом.

Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. В случае если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом, данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена. Таким образом, в случае если работникам заработная плата за март 2016 года выплачена, например, 5 апреля 2016 года, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 за I квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года:

• по строке 100 указывается 31.03.2016;
• по строке 110 – 05.04.2016;
• по строке 120 – 06.04.2016;
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Рассмотрим операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом. Например, заработная плата, начисленная за декабрь 2016 года, выплачена 9 января 2017 года. Сумма НДФЛ с этой зарплаты отражается в расчете 6-НДФЛ за 2016 год только по строке 040 и не отражается по строкам 070 и 080. При этом декабрьский НДФЛ должен быть отражен в расчете за I квартал 2017 года следующим образом (письмо ФНС России от 29 ноября 2016 г. № БС-4-11/22677@):

• по строке 070 раздела 1;
• по строке 100 указывается 31.12.2016;
• по строке 110 – 09.01.2017;
• по строке 120 – 10.01.2017;
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Так разъяснила ФНС России в своем письме от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4958. Также налоговики отметили, что если в III и в IV кварталах выплат в пользу физических лиц не будет, то при составлении расчета за девять месяцев и за год налоговый агент должен заполнить только раздел 1, а раздел 2 расчета в данном случае не заполняется.

Итак, напомним общее правило: если налоговый агент производит операцию в одном периоде, а завершает ее в другом периоде, то в расчете 6-НДФЛ операция отражается в том периоде, в котором она завершена. Момент завершения операции относится к периоду, в котором наступает срок перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС России от 25 января 2017 г. № БС-4-11/1250@).

Датой фактического получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ, письмо ФНС России от 13 ноября 2015 г. № БС-4-11/19829). Удержать исчисленный НДФЛ с дохода в виде зарплаты следует при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 1 февраля 2016 г. № 03-04-06/4321). А перечислить налог с зарплаты в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем ее выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС России от 20 января 2016 г. № БС-4-11/546@).

В письме от 27 января 2017 года № БС-4-11/1373@ ФНС России разъяснила, как отражать в расчете 6-НДФЛ перерасчет по зарплате в связи с выявлением арифметических ошибок.

В случае перерасчета в январе 2017 года заработной платы за декабрь 2016 года в связи с выявлением арифметических ошибок суммы зарплаты с учетом перерасчета отражаются:

• в разделе 1 формы 6-НДФЛ за 2016 год;
• в разделе 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года.

Выплата зарплаты до окончания месяца

Зарплату нередко выдают до конца месяца, за который она начислена. Как ситуацию с «досрочной» зарплатой отразить в расчете 6-НДФЛ? Такую ситуацию пришлось рассматривать ФНС России в письме от 24 марта 2016 года № БС-4-11/5106.

Статья 223 НК РФ устанавливает, что датой фактического получения заработной платы является последний день месяца, за который она начислена. Налоговики сообщили, что если работникам зарплата за январь 2016 года выплачена 25 января 2016 года, то в строку 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ в этом случае для зарплаты за январь 2016 года следует поставить 31.01.2016, за февраль – 29.02.2016 и т. д.

Так, в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 года эта операция отражается так:

• в строке 100 указывается 31.01.2016;
• в строке 110 – 25.01.2016;
• в строке 120 – 26.01.2016;
• в строках 130 и 140 проставляются соответствующие суммовые показатели.

Начисление и выплата отпускных и больничных

Нередко отпускные начисляют и выплачивают в конце квартала или года, а срок перечисления НДФЛ наступает в другом периоде. Например, отпускные были оплачены работнику 29 декабря 2018 года, а НДФЛ перечислен 9 января 2019 года. Где показать эти даты в разделах 1 и 2 формы 6-НДФЛ?

При заполнении раздела 2 по больничным и отпускным неважно, когда и за какой период они начислены. Важна только дата их выплаты. Она должна быть проставлена в строках 100 и 110.

В строке 120 указывают последний день месяца (с учетом переноса, если он пришелся на выходной день), отраженного в строках 100 и 110.

ФНС России в письме от 5 апреля 2017 года № БС-4-11/6420@ сообщила, как заполнить расчет 6-НДФЛ в ситуации, когда отпускные начисляются и выплачиваются в конце одного отчетного (налогового) периода, а срок перечисления НДФЛ наступает в другом периоде.

Так, отпускные были оплачены работнику 30 декабря 2016 года. Срок перечисления НДФЛ в таком случае – 9 января 2017 года (п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет данная операция отражается в строках 020, 040, 070 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за 2016 год.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2017 года рассматриваемая операция отражается так:

• по строке 100 указывается 30.12.2016;
• по строке 110 – 30.12.2016;
• по строке 120 – 09.01.2017;
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Аналогично заполняем расчет 6-НДФЛ и при выплате больничного (письмо ФНС России от 13 марта 2017 г. № БС-4-11/4440@). Например, работнику выплата пособия по временной нетрудоспособности произведена 9 декабря 2016 года, но при этом срок перечисления НДФЛ с указанной выплаты наступает в другом периоде представления, а именно 9 января 2017 года (в соответствии с п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет данная операция отражается в строках 020, 040, 070 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за 2016 год.

В разделе 2 расчета за I квартал 2017 года нужно отразить:

• по строке 100 указывается 09.12.2016;
• по строке 110 – 09.12.2016;
• по строке 120 – 09.01.2017 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Денежные подарки и призы

Доходы в виде полученных от фирмы подарков, денежных призов стоимостью не более 4000 рублей за год не облагаются НДФЛ и не отражаются в форме 6-НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Но как только такой доход превысит 4000 рублей за год, его придется отразить в форме 6-НДФЛ.

Компания должна вести персонифицированный учет подобных доходов (письмо Минфина России от 20 января 2017 г. № 03-04-06/2650, ФНС России от 19 января 2017 г. № БС-4-11/787@). Датой фактического получения дохода в виде денежного приза является дата его выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать исчисленный НДФЛ с такого дохода следует при его фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Перечислить налог в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты денег физическому лицу (п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, фирма 8 июня 2017 года выплатила сотруднику – налоговому резиденту РФ денежный подарок в размере 7000 рублей. Стандартные вычеты не заявлены. В форме 6-НДФЛ за полугодие нужно сформировать показатели:

• по строке 020 – 3000;
• по строке 040 – 390;
• по строке 070 – 390;
• по строке 100 – 08.06.2017;
• по строке 110 – 08.06.2017;
• по строке 120 – 09.06.2017;
• по строке 130 – 3000;
• по строке 140 – 390.

Стандартные и имущественные налоговые вычеты

Суммы стандартных и имущественных налоговых вычетов, которые предоставляет работнику компания, нужно также указать в расчете. Как заполнить 6-НДФЛ, если, например, в апреле фирма предоставила работнику имущественный вычет с начала календарного года?

В письме от 20 июня 2016 года № БС-4-11/10956@ ФНС России разъяснила порядок заполнения расчета 6-НДФЛ с учетом предоставления работнику имущественного и стандартного налоговых вычетов.

Так, например, если в марте 2016 года сотруднику предоставлен имущественный налоговый вычет в размере 100 000 рублей за февраль 2016 года и начислен оклад за март в сумме 100 000 рублей, по строке 130 раздела 2 расчета за I квартал 2016 года нужно указать полную сумму дохода (без учета вычета), а именно 100 000 рублей.

Когда работнику представлен стандартный налоговый вычет: например, за февраль сотруднику начислен оклад 10 000 рублей и предоставлен стандартный налоговый вычет в размере 1400 рублей.

Сумма НДФЛ составит: (10 000 руб. – 1400 руб.) × 13% = 1118 рублей.

При заполнении формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года:

• по строке 020 – 10 000;
• по строке 030 – 1400;
• по строке 040 – 1118;
• по строке 070 – 1118;
• по строкам 100 – 120 – соответствующие даты;
• по строке 130 – 10 000;
• по строке 140 – 1118.

Как заполнить расчет 6-НДФЛ, если в апреле работодатель предоставил работнику имущественный вычет с начала календарного года. ФНС России в письме от 12 апреля 2017 года № БС-4-11/6925 разъяснила следующее.

Работнику в апреле 2017 года произведен возврат суммы НДФЛ, удержанного с начала года, на основании уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет. В данном случае операцию нужно отразить по строкам 030 и 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2017 года. При этом значение строки 070 не уменьшается на сумму НДФЛ, подлежащую возврату. Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года представлять не нужно.

На заметку

Когда сдавать

В налоговую инспекцию отчетность по форме 6-НДФЛ необходимо сдать:

• за 2018 год – не позднее 1 апреля 2019 года;
• за I квартал 2019 года – не позднее 30 апреля 2019 года;
• за полугодие 2019 года – не позднее 31 июля 2019 года;
• за девять месяцев 2019 года – не позднее 31 октября 2019 года;
• за 2019 год – не позднее 1 апреля 2020 года.

Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными в 2019 году. Ведь если указанная дата приходится на выходной или праздник, расчет сдается не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

При сдаче в ИФНС датой сдачи является дата фактического представления, при отправлении по почте – дата отправки почтовым отправлением с описью вложения, при направлении по Интернету через оператора ЭДО – дата, зафиксированная оператором в подтверждении даты отправки.

Куда сдавать

Расчет по обособленному подразделению сдается по месту учета данного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения.

Если у организации несколько подразделений, расположенных в одном муниципальном образовании и зарегистрированных в одной ИФНС, расчеты по всем подразделениям можно представлять только в эту инспекцию. Но по каждому ОКТМО необходимо заполнить отдельный расчет.

При смене «прописки» – в инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом в расчете за период до смены ИФНС указывается ОКТМО по прежнему месту нахождения, а в расчете за период после смены ИФНС указывается ОКТМО по новому месту нахождения. Предприниматели на «вмененке» и ПСН, которые наняли работников, сдают отчетность в ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Как сдавать

Расчет представляется в инспекцию через Интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ).

«Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере. Заполняется чернилами черного, фиолетового или синего цвета. Запрещены исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать на бумажном носителе, скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

Текстовые и числовые поля заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки или с левого края поля. Если в правой части поля остались незаполненные знакоместа, в них ставятся прочерки (например, «ИНН 5024002119––»). При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Нумерация страниц сквозная начиная с титульного листа. Номер указывается в поле «Стр.» на каждой странице, кроме «001», следующим образом: «002», «003» и т. д.

На каждой странице в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставятся дата подписания и личная подпись налогового агента (руководителя организации, индивидуальный предприниматель, нотариуса и пр.) либо его представителя.

Если необходимая информация не умещается на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Для распечатки на принтере отчет оформляется с использованием шрифта Courier New выстой 16-18 пунктов.

Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Значения полей можно выровнять по правому краю. Расположение и размер реквизитов не должны изменяться.

Если организация или ИП не выплачивали доходы физическим лицам, они не должны сдавать «нулевой» расчет. Данное правило действует и в отношении обособленного подразделения, не делавшего выплат в пользу физлиц.

Если в расчете за прошлый период неверно указан КПП или ОКТМО, нужно сдать два расчета: уточненный с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям и первичный с верными КПП или ОКТМО.

Если искажены доход и сумма НДФЛ, нужно подать уточнения за период, в котором допущена ошибка, и за все последующие периоды этого года.

корреспондент «ПБ», Сергей Данилов