На заслуженный отдых: оформление сотрудника, уходящего на пенсию

Сотрудник, при достижении пенсионного возраста, не обязан расторгать трудовой договор. При желании он может продолжить трудиться, и компания не вправе его уволить. Согласно Трудовому кодексу, таких специалистов можно уволить на общих основаниях, например, по собственному желанию или по соглашению сторон. Фирма не вправе принуждать пенсионера к увольнению. Если же сотрудник при достижении пенсионного возраста принимает решение уйти «на покой», работодателю необходимо совершить ряд действий. С чего начать? Во-первых, нужно получить от теперь уже пенсионера заявление об увольнении. Работник может проститься с организацией в любой момент на основании этой бумаги по собственному желанию. По общему правилу, сотрудник должен предупредить работодателя о расторжении трудовых отношений в письменной форме, не позднее, чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Однако для пенсионеров сделано исключение: руководство обязано расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении. Работодатель не вправе требовать от сотрудника, уходящего на заслуженный отдых, отработки в две недели (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). Датой увольнения будет являться день, указанный в бумаге.

После получения заявления, в день прекращения трудового договора работодатель должен издать соответствующий приказ и выдать сотруднику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В приказе следует указать опять же ту дату, которую сотрудник указал в заявлении. Строку «Основание прекращения трудового договора» необходимо заполнить в соответствии с Трудовым кодексом – например, так: «инициатива работника» или «собственное желание». С приказом об увольнении пенсионер должен быть ознакомлен под роспись.

На основании приказа нужно сделать запись в трудовой книжке. При увольнении сотрудника в связи с его выходом на пенсию обычно делается запись «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Основанием увольнения может служить также соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ). В этом случае приказ издается на основании договоренностей, к которым пришли руководитель и пенсионер, в трудовой книжке нужно сделать запись «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Запись заверяет своей подписью сотрудник кадровой службы или руководитель организации. Не забудьте поставить печать.

На основании данных из приказа об увольнении в личной карточке работника нужно сделать «завершающую» запись.

В последний рабочий день увольняющийся должен получить все положенные ему выплаты: заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, если они предусмотрены коллективным договором.

Если новоявленный пенсионер уже был в оплачиваемом отпуске, то организация вправе удержать из его заработной платы деньги за период, который он не отработал. Однако следует иметь в виду, что согласно статьям 137, 138 ТК, организация не вправе удерживать более двадцати процентов из суммы выплат.

Работодателю при оформлении сотрудником трудовой пенсии в территориальный орган ПФР следует представить данные персонифицированного учета по форме СПВ-1 «Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии». Сделать это нужно, в течение 10 дней со дня получения от уходящего на отдых специалиста заявления об увольнении. Форма СПВ-1 включает данные о взносах, начисленных и уплаченных средствах с начала текущего отчетного периода и по предполагаемую дату назначения пенсии. Порядок заполнения формы СПВ-1 можно посмотреть в Инструкции, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 года № 192п. Документ необходимо заполнять, в том числе, и на граждан, работающих по гражданско-правовому договору; его должен подписать руководитель, и на нем нужно поставить печать фирмы.

Стимулирующие выплаты

Многие работодатели за добросовестный труд, при увольнении сотрудников в связи с выходом на пенсию выплачивают им единовременное поощрение. Эти деньги включаются в расходы на оплату труда при расчете налогооблагаемой прибыли (абз. 1 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 12.03.2010 г. № 03-03-06/1/129).

Такие выплаты облагаются страховыми взносами и должны учитываться при расчете суммы пенсии. Их необходимо включать в другие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 23.04.2010 г. № 03-03-05/85, от 19.04.2010 г. № 03-03-06/2/76). При этом если единовременная выплата оформлена как материальная помощь, то в пределах 4000 рублей за год страховыми взносами она не облагается (пп. 11 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

При выдаче выходных пособий установлена льгота по НДФЛ. Выплаты, производимые при увольнении сотрудника на пенсию, освобождаются от обложения НДФЛ в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Такое разъяснение Минфин давал не раз (Письма Минфина от 11.10.2013 г. № 03-04-06/42433, от 20.03.2013 г. № 03-04-06/8592, от 29.12.2012 г. № 03-04-06/9-373).

Итак, работодатель все необходимые действия совершил, все выплаты произвел. Дальше должен действовать уже сам, теперь уже бывший, сотрудник. Для назначения пенсии он должен подать заявление в отделение Пенсионного фонда (с приложением необходимых документов). В обязанности работодателя при уходе работника на пенсию входит представление сведений в ПФР.

К заявлению нужно приложить следующие бумаги:

Как видно из приведенного списка, некоторые бумаги придется оформлять работодателю.

При необходимости Пенсионный фонд может затребовать у пенсионера дополнительные документы: например об изменении фамилии, об установлении инвалидности и степени ограничения способности к трудовой деятельности и др.

Сотрудники ПФР проверят все сведения, представленные сотрудником, оформят выписки из его лицевых счетов, рассчитают размер трудовой пенсии и подготовят пенсионное удостоверение. После получения «этого документа» пенсионеру нужно обратиться в управление соцзащиты населения по месту проживания для оформления мер социальной поддержки. Однако работодатель к этому уже не имеет никакого отношения.

Татьяна Нечаева, для журнала «Расчет» 

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Охрана труда 2014

Как живут пенсионеры других стран?

Обязанности кадровой службы