Командировки в 2023 году: правила и порядок оформления

19.06.2023 распечатать

Оформление командировки и последующий учет расходов требует большого объема документов, которые начинают оформлять еще до начала поездки. По окончании поездки нужно иметь все документы, подтверждающие расходы, иначе, налоговая вправе снять неоправданные расходы.

Что такое служебная командировка

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ. В ней описаны основные правила организации служебных командировок, гарантии работникам и требование о возмещении расходов.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника будет считаться командировкой, если выполняются четыре условия:

поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
работник работает вне места нахождения работодателя;
работник выполняет служебное поручение работодателя;
определен срок поездки.

Отправить в командировку можно только работникам, с которым заключен трудовой договор. На время командировки за ним сохраняется рабочее место (должность) и средний заработок, ему возмещаются расходы, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Перечень расходов, которые работодатель должен взять на себя содержит статья 168 ТК РФ.

Считается ли командировкой поездка на обучение?

Когда поездка по делам фирмы не считается командировкой?

Когда нужно согласие работника на поездку в командировку

Руководитель компании вправе направить в командировку почти любого работника.

В большинстве случаев письменное согласие на командировку получать не нужно. Ограничения введены только для:

беременных работниц (ст. 259 ТК РФ);
несовершеннолетних работников, которым нет еще 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
работающих по ученическому договору;
сотрудников с ограниченными физическими возможностями (они могут ехать в командировку, если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации).

Вышеназванных работников нельзя направить в командировку, даже если они сами согласны на поездку.

Согласовывать командировку придется только с определенными категориями работников (ст. 259, 264 ТК РФ):

женщинами, у которых есть маленькие дети в возрасте до 3 лет;
одинокими родителями, которые воспитывают детей до 14 лет;
родителями, которые растят детей с ограниченными возможностями;
многодетными родителями, у которых трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
работниками - кандидами в депутаты в период выборов;
сотрудниками на больничном по уходу за членами семьи.

Есть еще один особый случай, когда поездку в командировку нужно согласовать письменно. Это – командировка в выходные дни. Если поездка по служебным делам совпадает с выходными днями, работник должен подписать Согласие. Его можно оформить в виде уведомления, подписанного работником или как-то по-другому. Важно, чтобы в документе была указана дата командировки, включая выходной и виза работника «согласен» с его подпись.

Пример уведомления о планируемой командировке

УВЕДОМЛЕНИЕ
о направлении в командировку
Уважаемый(-ая) Фамилия Имя Отчество
Уведомляем вас о направлении в служебную командировку сроком на Х дней, просим дать согласие на поездку в служебную командировку с «__» ________по «___» _____________2023 года.
Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК/264 РФ/153 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку.

«___» ________________ 2023 года/_________________________________

Остальные работники не могут отказаться от командировки. Отказ расценивается как уклонение от своих служебных обязанностей.

Когда для командировки от работника нужно получить письменное согласие

Дистанционщика – в командировку

Дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, можно отправлять в командировки.

Когда в командировку можно направить сотрудника-иностранца

Только для граждан ЕАЭС, постоянно проживающих и работающих РФ, и иностранный работников - высококвалифицированных специалистов с видом на жительство применяются те же правила по командировкам, что и для россиян.

Если высококвалифицированный иностранный специалист работает на основании разрешения на работу или на временное проживание, не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

Возможность направить в командировку других иностранных работников зависит статуса иностранного работника и от профессии, должности. В командировку могут поехать только те, чьи должности или профессия указаны в перечне (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н).

Что касается иностранцев, пребывающих в безвизовом порядке, она работают либо по патентам, либо на основании разрешения на работу. В обоих случаях свобода их передвижения ограничена субъектом РФ, выдавшим разрешение или патент.

Если иностранец с патентом едет в командировку, ему нужно иметь патенты на работу в двух этих субъектах РФ: по месту работы и по месту командировки.

Иностранец с разрешением на работу может поехать в командировку на срок не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер по трудовому договору.

Срок командировки

Сроком командировки исчисляется со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок устанавливается в приказе о направлении в командировку и подтверждается проездными документами.

Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного.

День приезда из командировки – это дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Выхода на работу в день отправления в командировку и в день прибытия решается по договоренности между работником и работодателем.

Документы, которые подтвердят фактический срок командировки

Когда для подтверждения командировочных расходов нужна справка от перевозчика

Приказ о командировке

Приказ можно составить в произвольной форме либо воспользоваться готовыми шаблонами, которые есть во всех бухгалтерских программах, либо взять унифицированные формы Т-9 (в командировку едет один сотрудник) или Т-9а ( в командировку едет группа), они есть в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

В Приказе нужно указать:

должность и ФИО сотрудника, который едет в командировку;
место командировки;
даты начала, окончания командировки и общее количество дней поездки;
цель командировки.

Служебное задание и командировочное удостоверение теперь оформлять не нужно.

Выплата аванса на командировку

До начала поездки бухгалтерия выплачивает командированному аванс на оплату расходов по проживанию, питание и дорогу. Сделать это можно либо на основании служебной записки от работника с визой директора, либо на основании приказа, где могут быть указаны утвержденные суммы. Все это расчетные суммы, нормативов нет.

В общей сумме аванса можно выплатить суточные. Большинство бухгалтеров выплачивает аванс на расходы и суточные отдельными платежками. Так легче контролировать: поскольку за суточные работнику отчитываться не нужно, а за аванс – нужно.

Размер суточных не ограничен. Но, учесть в налоговой базе по прибыли можно суточные в пределах установленных лимитов: 700 рублей по России и 2 500 рублей за границей.

Командировка от двух работодателей: как оплачивать расходы?

Оплата проезда

Расходы на проезд работника в командировку «ложатся» на работодателя. Добираться к месту командировки и обратно он может на общественном транспорте (на автобусе, самолете, поезде), на автомобиле (личном, арендованном или служебном).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, учитываются на дату утверждения авансового отчета, который составляет сотрудник по возвращении из командировки (ст. 168 ТК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если работник отправился в командировку на общественном транспорте, в подтверждение расходов на проезд он должен сдать в бухгалтерию билеты. Сейчас большинство билетов выдается в электронном формате. В бухгалтерию нужно сдать их распечатку.

К авиабилету должен быть прикреплен бумажный посадочный талон, так как именно он подтверждает, факт того, что работник «сел в самолет». Если работник воспользуется электронным посадочным талоном, его также нужно распечатать и приложить к билету.

Если билеты работник покупал сам, нужно передать в бухгалтерию документ об оплате: кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), квитанция.

Покупка авиабилета подтверждается маршрутной квитанцией, которая утверждена приказом Минтранса № 134.
При покупке билетов на поезд выдается купон, оформленный по приказу Минтранса № 322.

К расходам на проезд относят и стоимость постельного белья в поездах. На эти траты тоже должны быть подтверждающие документы. Сейчас оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезда. Тогда все расходы будут сразу указаны в одном билете.

Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, должен быть оформлен путевой лист.

Работник едет в командировку на своем автомобиле

Ограничений в выборе вида транспорта в командировке законодательство не устанавливает.

Если работник отправляется в командировку на личном транспорте, для оплаты расходов в бухгалтерию он должен быть подать служебную записку с просьбой выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), приложив оправдательные документы (счета, квитанции, кассовые чеки и др). В этой же записке указывается фактический срок пребывания в командировке.

Оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место отдельный вид расходов – компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ. Значит, отдельно оплачивать расходы сотрудника на топливо во время командировки также не следует.

Выплату компенсации можно учесть в расходах на дату перечисления денег с расчетного счета или выдачи из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы

Когда работодатель не обязан компенсировать расходы на такси в командировке?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Как подтвердить расходы, если куплен электронный билет?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Оплата проживания в командировке

Расходы на проживание командировка полностью оплачивает организация.

Бронировать гостиницу и покупать билеты может как сам работник, так и ответственный за это направление работы в компании сотрудник.

Затраты работника на проживание бухгалтерии может учесть в расходах на основании подтверждающих документов:

договор и акт об оказании гостиничных услуг;
кассовый чек или БСО

Если работник арендовал жилье у частника, бухгалтеру нужно получить от него:

договор аренды жилого помещения;
расписка арендодателя в получении оплаты.

Когда расходы на рабочую поездку не получится отнести к командировочным

Оплата питания в командировке

Работодатель компенсирует сотруднику расходы на питание в служебной поездке.

Оплата питания при командировках включена в суточные с учетом лимита 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок. Но, этих денег может быть мало. Компания вправе выплатить командированному больше.

Если по решению директора компания выплачивает работнику компенсации расходов на питание, например, в гостинице, эти суммы облагаются НДФЛ по общим правилам.

Компенсация расходов на питание работника в командировке: что с НДФЛ?

Суточные

Суточные должны быть выплачены перед командировкой. Установленные на уровне законодательства лимиты небольшие: 700 рублей – для поездок по России% 2500 рублей – для зарубежных поездок.

Нужно ли в приказе на командировку указывать сумму суточных?

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в деловой поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Суточные не выплачивают только при однодневных командировках. Но, если работник едет в командировку за рубеж, суточные нужно выплатить в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных работодатель может установить самостоятельно и закрепить в Положении о командировках или Коллективном договоре. Свои лимиты могут быть выше.

Суточные сверх вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Работа в командировке в выходной

Сотруднику, который работал в командировке в выходной или нерабочий праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха за отработанный в командировке выходной или оплата в двойном размере, как работа в выходные.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

После возвращения из командировки, работнику нужно в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

собрать все документы, подтверждающие расходы;
заполнить авансовый отчет, указав остаток или перерасход;
если сотрудник потерял какой-то документ, то ему нужно составить служебную записку на эти расходы.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк №АО-1. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Налоговый кодекс (НК РФ) не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы. Одновременно с этим, он не ограничивает компанию в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Образец авансового отчета

ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

Какие документы нужно получить у работника, вернувшегося из командировки

Командировки на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Работников можно направлять в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Для новых регионов постановлением Правительства от 28.10.2022 № 1915 утверждены свои правила. Они описывают командировки:

работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным органам власти;
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

Если работника командировали в ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую областей, им нужно выплатить: