Когда для подтверждения командировочных расходов нужна справка от перевозчика

Посадочный талон для подтверждения расходов на авиабилеты

При покупке электронного авиабилета для целей налога на прибыль подтверждающими документами будут:

• маршрут/квитанция электронного авиабилета;
• посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту.

Этих документов достаточно для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета. Поэтому иных подтверждающих оплату документов, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (письмо Минфина от 18 ноября 2021 г. № 03-03-07/93276).

Если на распечатке посадочного талона не окажется штампа о досмотре, то в этом случае он в качестве подтверждающего перевозку документа не годится.

В этом случае понадобится справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Об этом написано в письмах Минфина от 10 марта 2020 г. № 03-03-07/17700, от 28 февраля 2020 г. № 03-03-06/1/14640).

Подтвердить расходы на перелет справкой, выданной авиакомпанией, можно и в случае, если после перелета посадочный талон не сохранился (письмо ФНС России от 11 апреля 2019 г. № СД-3-3/3409@).

Если оригинал билета утерян

Расходы, которые учитывают при расчете налога на прибыль, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В качестве подтверждения для целей налога на прибыль расходов выступают подлинники документов.

При этом пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.

Об этом сообщил Минфин в письме от 24 сентября 2019 года № 03-03-07/73284.

Чиновники заявили, что если проездной документ, оформленный на бланке строгой отчетности, потерян, в целях налогообложения его могут заменить:

• дубликат;
• копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку пассажира;
• справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать пассажира, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Эта позиция Минфина не нова, см. также письмо от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18.

Годится ли справка от агента?

Справка от перевозчика может служить оправдательным документом для командировочных расходов в случае утери подлинника проездного билета или при отсутствии штампа о досмотре в посадочном талоне.

В качестве такого документа также может быть принята справка, выданная представителем перевозчика (см. письма Минфина РФ от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187 и др.).

Cправка агента будет достаточным подтверждением факта поездки, только если он имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени самого перевозчика.

Что это означает для налогоплательщика? Фирме необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать такие справки, то документ не может являться подтверждением совершенной поездки или перелета. В этом случае придется обращаться непосредственно к перевозчику за справкой, что работник воспользовался приобретенным для него билетом. На это обратил внимание Минфин в письме от 11 апреля 2019 года № СД-3-3/3409@.

Дарим 3 месяца доступа при подключении к бератору

Ведите бухгалтерию спокойно. Экономьте время. Не переживайте о проверках. Читайте только нужное для работы.

Подписаться на бератор