Хранить документы по убыткам нужно независимо от налоговых проверок

Хранить подтверждающие убытки документы нужно также и тогда, когда правильность расчета суммы убытка подтверждена выездной налоговой проверкой.

Письмо Минфина от 16 марта 2026 г. № 03-03-06/2/20810.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, все организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы, а также те, что подтверждают доходы и расходы, в течение пяти лет. Это касается и документов, подтверждающих уплату налогов.

Статья 283 Налогового кодекса дает право компаниям, получившим убытки в прошлых периодах, уменьшать налоговую базу текущего периода на сумму этих убытков. Это называется «перенос убытка на будущее». Но нужно учитывать ограничения, установленные пунктом 2.1 статьи 283 НК РФ - не более 50%.

Если фирма решила воспользоваться этим правом, то документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается.

Перед тем как уменьшить налоговую базу текущего года на сумму убытков прошлых лет, нужно убедиться в том, что имеются все документы, подтверждающие величину и период возникновения переносимого убытка.

При этом:

• даже если налоговая служба уже провела проверку за период, когда был получен убыток, обязанность хранить подтверждающие документы сохраняется;
• если убыток перенесен не полностью, и фирма будет использовать его для дальнейшего уменьшения налога на прибыль, срок хранения документов, связанных с переносом убытков, будет больше пяти лет.