От шапки до подписи: инструкция по составлению характеристики на сотрудника в 2026 году

В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, нет служебной характеристики. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе. Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. В этом вопросе суды на стороне работников.

Кто составляет характеристику?

В малом бизнесе характеристику составляет владелец компании или генеральный директор — те, кто непосредственно наблюдает работу сотрудника. В средних и крупных организациях эту задачу обычно делегируют HR‑менеджерам или специалистам отдела кадров. Они обеспечивают соответствие документа корпоративным стандартам и требованиям, но опираются на оценку непосредственного руководителя. Например, характеристику на менеджера по продажам готовит руководитель отдела продаж, а кадровик помогает оформить ее по шаблону.

Основные виды характеристик

Виды характеристики классифицируют по содержанию и целям.

По содержанию различают производственные, личностные и комбинированные характеристики.

По цели составления выделяют общие и целевые формы. Общая характеристика содержит краткое описание трудовых функций и качеств сотрудника. Целевая — фокусируется на конкретных аспектах, важных для адресата.

На практике наиболее распространено деление на внутренние и внешние характеристики.

Внутренняя характеристика используется исключительно внутри организации. Она не выдается сотруднику и не направляется в сторонние инстанции. Этот документ применяют для кадровых решений: повышения или перевода, аттестации, награждения, формирования плана развития. На основе внутренней характеристики часто решается судьба новичка по итогам испытательного срока.

Внешняя характеристика готовится для предоставления за пределами компании. Она служит инструментом оценки человека в различных ситуациях. Ее запрашивают при трудоустройстве на ответственные должности, особенно если работодателю нужна объективная оценка помимо резюме. Банки могут требовать характеристику для подтверждения надежности заемщика при оформлении кредита.

Внутренняя характеристика часто необходима в правовом поле. Суды запрашивают ее для составления портрета личности участника процесса. Военкомат использует характеристику при призыве или присвоении звания. Органы опеки изучают для оценки моральных качеств будущего опекуна. Также характеристику могут запросить визовые центры для подтверждения занятости, медико-социальная экспертиза или правоохранительные органы.

Алгоритм составления характеристики с места работы в 2026 году

Универсальной утвержденной формы характеристики не существует. Документ составляют по правилам деловой документации. Для внешних запросов рекомендуется использовать официальный бланк организации.

Шаг 1. Определяется цель и тип характеристики

То есть, для чего нужен документ. От этого зависит его содержание и тон. Например, характеристика для нового работодателя — делается акцент на профессиональных компетенциях и достижениях. Для суда — на дисциплине и моральных качествах. Для банка — на стабильности занятости и ответственности. От типа зависит и тон: положительная, нейтральная (строго фактологическая) или, в редких случаях, отрицательная. Отрицательная характеристика допустима только при наличии документально подтвержденных оснований (например, действующих дисциплинарных взысканий).

Шаг 2. Подготовка данных о сотруднике

Основные - ФИО, должность, период работы - есть в штатном расписании и документах при приеме на работу.

Ключевые обязанности можно взять из должностной инструкции, либо составить самостоятельно.

Конкретные измеримые достижения за 1-3 года. Это информации о проектам, итогах, сроках и т.п.

Данные о повышении квалификации. Могут быть в личном деле. Можно уточнить эти сведения у самого работника.

Сведения о поощрениях или взысканиях. Они должны быть в личном деле.

Шаг 3. Оформление «шапки»

Для характеристики используется фирменный бланк организации. В шапке указывается полное наименование, реквизиты, дату и исходящий номер документа.

Пример:

ООО «Маяк»

ХАРАКТЕРИСТИКА

г. Москва «31» января 2026 г. № 123/КП

Шаг 4. Заполнение анкетных данных сотрудника

Указывают: ФИО, год рождения, должность, подразделение и срок работы в компании.

Пример: Выдана Иванову Алексею Петровичу, 1985 года рождения, работающему в ООО «Маяк» в должности ведущего инженера отдела разработки с 01 июня 2021 года.

Шаг 5. Описание трудовой деятельности сотрудника

Кратко перечисляются основные обязанности, избегая дословного копирования должностной инструкции.

Пример: В обязанности сотрудника входит разработка технических решений, координация работы команды инженеров, контроль сроков проектов и взаимодействие с заказчиками.

Шаг 6. Подтверждение достижений сотрудника цифрами

Это ключевой раздел. Приводятся конкретные результаты.

Примеры формулировок: «Внедрил систему мониторинга, снизившую аварийные остановки на 20%». «Руководил проектом, завершенным на 2 недели раньше срока с экономией бюджета 15%».

Работодатель вправе самостоятельно оценивать деловые качества работников

Шаг 7. Оценка личных качеств сотрудника

Описываются деловые и личностные качества объективно, без субъективных оценок.

Примеры: «Проявляет инициативу при решении сложных задач», «Демонстрирует высокую стрессоустойчивость», «Эффективно взаимодействует с коллегами».

Шаг 8. Отметка фактов о дисциплине

Указывается наличие или отсутствие взысканий, опозданий. Перечисляются поощрения, награды, премии.

Пример: «Дисциплинарных взысканий не имеет. Награжден грамотой «Лучший инженер 2025».

Шаг 9. Формирование заключительной части характеристики с указанием цели выдачи документа

Примеры: «Характеристика выдана для предъявления по месту требования». «Выдана для предоставления в Банк «Х» при оформлении ипотечного кредита».

Шаг 10. Подписание документа

Характеристику подписывает непосредственный руководитель и начальник отдела кадров. Рекомендуется поставить печать организации.

Пример:

Генеральный директор ____________ А.В. Смирнов

Начальник отдела кадров ____________ Е.С. Петрова

М.П. (печать)

Шаг 11. Проверка перед выдачей

Убедитесь, что документ: объективный — основан на фактах; конкретный — содержит цифры и примеры, оформлен корректно, выдержан в деловом стиле, объем 1-2 страницы.

Важно: Нейтральная или отрицательная характеристика не должна содержать оценочных суждений («плохой сотрудник»). Только констатация фактов: «не выполнял установленные сроки», «имел дисциплинарное взыскание за прогул».

Автор. Е.Грицак

Подпишись на рассылку