Риски выдачи денег под отчет

Правила выдачи средств под отчет

Компания может выдать работнику практически любую сумму под отчет на любой срок. Главное, чтобы сумма не была очень крупной, а срок – слишком длительным. В противном случае операция перевода на счет работника подотчетных средств порождает риски. Внимание контролирующих органов могут привлечь:

• выдача сумм на длительный срок (год и более);
• выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы;
• выдача суммы, существенно превышающей сумму расходов, на которые она выдавалась.

Какую сумму можно выдать под отчет?

Законодательство не ограничивает максимальную сумму, которую компания может выдать под отчет. Сумма указывается в приказе за подписью директора.

Лимит наличных расчетов введен только для расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями, это 100 000 рублей по одному договору.

На какой срок можно выдать деньги под отчет?

Законодательство не запрещает выдавать деньги под отчет на несколько месяцев или даже несколько лет. Иногда длительные сроки нахождения средств у «подотчетника» обоснованы производственной необходимостью.

Есть ли у авансового отчета срок сдачи?

Срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться, устанавливает сама организация. Если работник не расходует полученные средства и возвращает их работодателю, требовать с него авансовый отчет не нужно. К такому выводу пришел Арбитражный суд Поволжского округа.

НДФЛ с материальной выгоды

В случае если средства под отчет выданы необоснованно и на длительный срок, как мы указали в начале, налоговый орган может переквалифицировать такую операцию в беспроцентный заем со всеми последующими после переквалификации доначислениями, в том числе НДФЛ с материальной выгоды. Остановимся на этом подробнее.

Материальная выгода – это такой доход работника, который получен в каких-либо дополнительных льготных условиях. Статья 212 Налогового кодекса обязывает налогового агента удерживать НДФЛ при получении работником материальной выгоды. Таковая для целей НДФЛ возникает:

• от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами при соблюдении установленных условий, то есть по ценам ниже тех, по которым компания продает продукцию сторонним покупателям;
• при приобретении товаров (работ, услуг) по сниженным ценам;
• при приобретении ценных бумаг по сниженным ценам;
• при приобретении доли в уставном капитале (с 01.01.2025).

Ставка НДФЛ с материальной выгоды зависит от того, как она возникла. Так, ставка в размере 35% установлена для резидентов при получении материальной выгоды от льготного займа. С «льготной покупки» НДФЛ удерживается по ставке 13–22%. Ставка НДФЛ при покупке доли в уставном капитале зависит от полученного дохода.

Читайте также: «Для истребования денег под отчет нужно помнить о сроке давности»

Когда нужно заплатить НДФЛ и взносы с выданных подотчетных сумм?

Как уже было сказано выше, денежные суммы, выданные работникам под отчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет. Для этого работник – подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем организации, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

...

Подпишись на рассылку