Компенсация сотрудникам на мобильную связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организации на УСН, такие расходы могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

Приказ о расходах на мобильную связь

В организации должен быть приказ на использование мобильных телефонов и услуг сотовой связи. В приказе должны быть перечислены сотрудники, которым в силу исполняемых ими обязанностей, разрешено пользоваться корпоративной мобильной связью. При этом использование сотового телефона лучше «привязать» к обязанностям работника, изложенным в должностной инструкции.

Если работник использует личный телефон

Чаще всего, сотрудники используют свои личные мобильные телефоны для работы. Это удобно как сотруднику, так и организации.

В таком случае, компенсацию за использование личного мобильного нужно предусмотреть локальными нормативными актами компании и включить в трудовой договор.

При необходимости можно установить лимит компенсации расходов в месяц.

Такие компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

НДФЛ при выплате компенсаций за мобильную связь

Компенсации сотруднику, если они связаны с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.

При этом, предельные нормы для освобождения от НДФЛ компенсаций, связанных с исполнением лицом своих трудовых обязанностей, не установлены.

Но размер такого возмещения можно определить письменным соглашением сторон. В соглашении, также, можно предусмотреть размер компенсации за использование, износ, амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику (ст. 188 Трудового кодекса).

Тогда, с компенсации, которую выплачивает организация сотруднику за мобильную связь и мобильный телефон, не удерживается НДФЛ.

При этом в целях освобождения от НДФЛ полученных доходов в организации должны быть:

• документы, которые подтвердят принадлежность используемого имущества сотруднику. Например, договор купли-продажи;

• расчеты компенсаций и документы, которые подтвердят фактическое использование имущества в интересах работодателя. Например, детализация звонков;

• документы, которые подтвердят осуществление расходов в служебных целях и суммы произведенных в этой связи расходов. Например, счета оператора связи.

Подпишись на рассылку