Удаленка 2022-2024: подсказки как оформлять документы

Перевод на удаленную работу оформляется приказом по организации. Перевод может быть оформлен по инициативе работника или по инициативе работодателя. Работодатель вправе перевести на удаленку на основании федерального или регионального законодательства. Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление.

Помимо приказа нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Унифицированных форм для перевода работников на удаленный режим работы нет. Все документы составляются в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота.

Как оформляется приказ о переводе на удаленный режим работы

Этот приказ, как и любой другой по организации, оформляется на бланке. Содержание приказа зависит от того, как происходит перевод на удаленку. По инициативе работодателя на основании требований санитарных служб или региональных властей или по инициативе работника на основании его заявления.

В любом случае в первой части приказа нужно указать номер приказа, дату составления и название.

Приказ об удаленке по инициативе работодателя

В основной части приказа, в обосновании нужно указать причину перевода на удаленку. Здесь можно сослаться на федеральное или региональное законодательство. Например, в Москве можно сослаться на Указ мэра от 18.01.22 № 2-УМ.

В основной части приказа нужно:

1. Разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
2. Указать период удаленной работы.
3. Назначить ответственного за контроль исполнения приказа.

В нижней и части приказа - подписи.

С приказом нужно ознакомить всех работников. Для этого можно: либо внизу самого приказа разместить таблицу для ФИО и подписей работников об ознакомлении, либо составить отдельно лист ознакомления с приказом.

Работников можно ознакомить с приказом удаленно. Скан приказа можно выслать по электронной почте или выложить на корпоративном диске.

Для перевода на удаленку временно и при чрезвычайных ситуациях согласие работника не требуется. Во всех остальных случаях нужно получить от работника либо согласие, либо заявление. Проще - попросить заявление.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу части персонала

Приказ о временном переводе на удаленную работу

«____»_____________20__ года № _________

В связи с Указом Мэра от «____»_____________20__ года № 12-УМ о введении режима повышенной готовности в г. Москве приказываю:

1. На период противовирусных мероприятий — с «____»_____________20__ года

и до отмены режима повышенной готовности — перевести на удаленную работу на дому:

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

2. ФИО работника обеспечить техническую возможность удаленной работы указанных в п. 1 настоящего приказа сотрудников с 23.03.2020.

3. Бухгалтеру рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Приказ об удаленке по инициативе работника

Такой приказ составляется на основании заявления работника.

В  обосновании перевода, нужно указать причину оформления удаленки – заявление работника.

В основной части приказа указывают:

• ФИО и должность обратившего сотрудника;
• просьбу о переводе на удаленный режим работы и обоснование;
• характер перевода: временный или постоянный;
• период применения режима трудовой деятельности;

В нижней и части приказа - подписи.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу на основании заявления работника

ПРИКАЗ о переводе на дистанционную работу

«____»_____________ 2022 г.                                                                                          

В соответствии с достигнутым согласием

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж _____________ со «____» _______ 20__года.

2.     Сохранить за ___________________________ обязанность выполнения ее трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.

Основания:

1. Заявление _______________ от «___»______________20__ о переводе на дистанционную работу с «___»_________________20__.

2. Дополнительное соглашение от «___»_____________20__ №____к трудовому договору от «___»______________20__ №________.

Заявление о переводе на удаленку

Перевод на удаленку по инициативе работника, оформляется на основании его заявления.

Образцы заявлений от работников о переводе на удаленку временно

Образец 1.

Заявление

В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в городе прошу перевести меня на дистанционный режим работы временно, до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения новой инфекции коронавируса.

Прошу оформить перевод с сохранением трудовых функций в полном объеме с 20.01.2022.

Дата: 20 января 2022 года

Образец 2.

Заявление

 

Прошу временно на период с «___» ______ по «___» ______________20 __ года разрешить мне дистанционную работу по домашнему адресу __________________________________________________________________ В указанный период объявлен карантин в средней общеобразовательной школе __________, где обучается мой ребенок __________________________

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Перевод на удаленку согласно нормами главы 12 ТК РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, такое перевод допускается с обоюдного согласия сторон.

В соглашении указывают:

• дату и сроки перевода,
• новое место работы,
• порядок обмена документами и информацией,
• порядок обеспечения работника необходимыми техническими средствами,
• размер компенсации за использование работником личного имущества,
•  порядок осуществления контроля со стороны работодателя.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы

Дополнительное соглашение №__

к трудовому договору от ___________ №234

Общество с ограниченной ответственностью «_____________________», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт _______ в следующей редакции:

«Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить п. ______ Трудового договора в следующей редакции:

«Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инсрукцией, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».

1.3. В пункт «_____ Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».

1.4. Изложить п. ______ трудового договора в следующей редакции:

«Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «______» _______________20____года.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Табель учета рабочего времени

Работа на удаленном режиме отражается в Табеле, как обычная явка.

Никаких форм в ПФР подавать не нужно. Никакие записи в трудовой по поводу перевода на удаленную работу не делаются.