Учет расходов по служебным поездкам «дистанционных» работников на примере с проводками

Лицо, с которым заключен трудовой договор о дистанционной работе, считается дистанционным сотрудником. Работодатель также вправе направить его в командировку. То есть в служебную поездку, для которой характерно наличие распоряжения нанимателя на выполнение служебного поручения в заданный срок и вне места постоянной работы. Так дистанционный сотрудник может быть направлен в командировку в головной офис или в филиал работодателя, а также в другие города, отличные от своего местонахождения.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, которые содержат нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Однако в этой главе отсутствуют особенности командирования дистанционных работников. Поэтому на них распространяются гарантии, предусмотренные статьями 167 и 168 Трудового кодекса РФ.

По статье 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возмещать командированному сотруднику следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения командировочных расходов определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Документальное оформление

При направлении дистанционного сотрудника в командировку работодатель оформляет следующие документы:

• соответствующий приказ (распоряжение);
• командировочное удостоверение. В нем указывается дата приезда сотрудника в пункт назначения и дата выезда из него;
• служебное задание. В нем указывается цель служебной поездки.

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет. К нему он должен приложить документы, подтверждающие командировочные расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.). В течение трех дней авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию работодателя.

Отметим, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. Вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. Поэтому расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770).

В главе 49.1 Трудового кодекса РФ не указан порядок обмена документами, которые служат для направления дистанционного сотрудника в командировку, а также теми, что составляются по ее окончании. Такой обмен может происходить в электронном виде с последующим направлением по почте подлинников необходимых документов, подтверждающих командировочные расходы.

Дело в том, что по статье 312.1 Трудового кодекса РФ при дистанционной работе взаимодействие между работодателем и дистанционным сотрудником осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

Учет в расходах по налогу на прибыль

Согласно разъяснениям Минфина России в опубликованном письме, затраты на командировку дистанционного работника фирма вправе учесть в составе прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Следует иметь в виду, что рассматриваемые затраты фирма может включить в состав прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Конечно при условии их соответствия критериям, перечисленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть издержки должны быть обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме без учета принимаемого к вычету НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978.

Обложение НДФЛ

По мнению Минфина России в комментируемом документе, если поездка дистанционного сотрудника для выполнения служебного поручения признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов применяются нормы пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Согласно им, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее предлы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные в размере не более:

• 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Также не учитываются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• на проезд до места назначения и обратно;
• на сборы за услуги аэропортов, комиссион-ные сборы;
• на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения;
• на оплату услуг связи;
• на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, виз;
• по обмену наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Допустим, командированный сотрудник не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения. Тогда суммы такой оплаты освобождаются от обложения НДФЛ в размере не более:

• 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• 2500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке.
  
  

Обложение страховыми взносами

Суточные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд, проживание, провоз багажа, выдачу виз и т. д. не облагаются взносами, которые подлежат уплате в государственные внебюджетные фонды: ПФР, ФСС России, ФФОМС (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Отметим, что суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. То есть в отличие от обложения НДФЛ в части страховых взносов суточные не нормируются (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

Также обратите внимание на то что, не подтвержденные документально командировочные расходы по авансовому отчету, выплаченные сотруднику компании, подлежат обложению страховыми взносами (письмо ПФ России от 29.09.2010 № 30-21/10260).

ПРИМЕР
А.И. Иванов живет в г. Пермь и работает по дистанционному договору в ООО «Сигма» (находящемся в Москве) представителем в Пермском крае.
С 12 по 16 мая 2014 года (5 дней) он находился в командировке (был вызван в головной офис фирмы для решения производственных вопросов).
В коллективном договоре размер суточных по России для данной категории сотрудников установлен в размере 700 руб.
Денежный аванс на оплату командировочных расходов в сумме 45 000 руб. перечислен на банковский счет работника.
Расходы работника составили:
на проживание – 18 880 руб. (в т. ч. НДС 2880 руб.);
суточные – 3500 руб. за пять дней командировки;
на проезд к месту нахождения работодателя и обратно согласно авиабилетам – 25 960 руб. (в т. ч. НДС 3960 руб.).
Подтверждающие расходы документы оформлены надлежащим образом с выделением в них суммы НДС отдельной строкой.
Бухгалтер ООО «Сигма» сделал следующие проводки:
на дату перечисления денежных средств на банковский счет работника
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
– 45 000 руб. – перечислены денежные средства на банковский счет работника;
на дату утверждения авансового отчета
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 
– 16 000 руб. (18 880 – 2880) – отражены командировочные расходы в части затрат на наем жилого помещения;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 2880 руб. – отражен НДС, выделенный в стоимости проживания;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 
– 22 000 руб. (25 960 – 3960) – отражены командировочные расходы в части затрат на проезд;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 
– 3960 руб. – отражен НДС со стоимости, выделенный в авиабилете;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 
– 6840 руб. (2880 + 3960) – принят к вычету НДС с расходов на проезд и проживание;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 
– 3500 руб. – отражены в расходах суточные;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 
– 3340 руб. (18 880 + 25 960 + 3500 – 45 000) – возмещены сотруднику расходы на командировку (окончательный расчет).
В налоговом учете в уменьшение налогооблагаемой прибыли бухгалтер фирмы отразил расходы в сумме 41 500 руб. (16 000 + 22 000 + 3500).
Суточные выплачены в пределах законодательно установленных норм, поэтому сумма 3500 руб. НДФЛ не облагается.
Взносы, подлежащие уплате в государственные внебюджетные фонды на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, с перечисленных работнику сумм в виде возмещения командировочных расходов не начисляются.

Налоговый консультант И.Н. Новиков, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Комментируемый документ: Письмо Министерства финансов РФ № 03-04-06/17867 от 18.04.2014 «Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций»

Оформить командировку без ошибок

Какие документы необходимо оформлять при командировках, какие расходы можно возместить, а какие – нет, какими нормативами пользоваться и как отразить командировочные расходы - в электронной книге «Командировки работников» >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Командировка: ценные советы бухгалтеру

Возмещение командировочных расходов

Если командировка приходится на выходные дни

Нормативные акты для бухгалтера