Если командировка приходится на выходные дни

По общему правилу за дни нахождения в командировке положен средний заработок. Однако случай с выходными особый. При таком раскладе надо руководствоваться статьей 153 Трудового кодекса РФ – оплачивать работу в выходные минимум в двойном размере. Это следует из пункта 5 Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Такие выплаты в целях налогообложения прибыли можно списать как расходы на оплату труда. Рассмотрим, как списать другие командировочные расходы.

Средний заработок

Средний заработок необходимо выплачивать не только за все дни командировки, но и за дни, когда человек находится в пути или вынужденно задерживается. Чтобы посчитать средний заработок, надо взять выплаты в пользу работника за 12 месяцев, предшествующих командировке и сложить их. Далее полученную сумму делят на количество дней в расчетном периоде (это получается средний дневной заработок). Наконец, полученную сумму умножают на количество дней командировки.

Напомним, что есть выплаты, которые следует исключать при подсчете среднего заработка. Они перечислены в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В частности, это материальная помощь и другие выплаты социального характера. Существуют и исключаемые периоды (п. 5 Положения № 922). Например, это дни болезни, отпуска, предыдущей командировки и иные промежутки времени, когда за человеком сохранялся средний заработок. Выплаты за исключаемые периоды нужно отбросить.

Средний заработок учитывайте как расходы на оплату труда. Соответственно, надо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, как с обычной зарплаты.

Расходы на проезд и проживание

При командировке надо возместить расходы на проезд и проживание. То есть плату за билеты на самолет (поезд) и проживание в гостинице. Это все командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Возможно несколько вариантов. Во-первых, выдать сотруднику деньги под отчет. Во-вторых, сама компания купит билеты и оплатит гостиницу.

Порядок, в соответствии с которым фирма возмещает расходы на наем жилья во время командировки, надо определить в локальных нормативных актах. В частности, эти нормы могут быть отражены в коллективном договоре или положении о командировках. Причем во внутренних документах следует прописать не только порядок возмещения затрат, но и требования по документальному подтверждению издержек.

Так, расходы на проживание можно подтвердить только счетами гостиниц, без оформления кассовых чеков. Это возможно при условии, что счет отвечает всем требованиям бланка строгой отчетности (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Особая ситуация, если во время командировки работник поселился не в гостинице, а у частного лица. Тогда для подтверждения расходов необходим договор или акт с наймодателем.

Что касается расходов на проезд, то в их состав входят: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.); комиссии за оформление билетов; расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах; стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

При направлении в загранкомандировку также дополнительно возмещают расходы: на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов); на оформление обязательной медицинской страховки; по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов; по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля; по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство фирмы вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы сэкономить, заложить в сумму аванса проезд только на общественном транспорте в месте командировки, а не на такси. Обязанности оплачивать проезд в командировке на каком-то определенном виде транспорта в законодательстве нет.

Суточные

Еще один вид командировочных расходов – суточные. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. То есть списать можно суточные в любом размере, установленном внутренними документами фирмы.

При этом помните, что суточные нормируют при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах 700 рублей в день при командировке по России и 2500 рублей в день при загранкомандировке. А вот для расчета страховых взносов нормировать суточные не нужно – они не облагаются взносами независимо от суммы.

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку (например, командировочным удостоверением). При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Налоговый юрист О.М. Сопунько, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»