Учет расходов на командировку дистанционного работника

Можно ли направить дистанционного работника в командировку

Дистанционная - работа, которую сотрудник выполняет вне места нахождения работодателя.

На дистанционных работников, как и на обычных, распространяется действие трудового законодательства.

В законодательстве нет запрета на командирование дистанционных работников.

Для дистанционного работника местом постоянной работы является место его нахождения (ст. 312.1 Трудового кодекса).

Поэтому, поездка дистанционного работника из места, где он находится и трудится, в любое иное место, отличное от места его постоянной работы, осуществленная по заданию работодателя, является служебной командировкой.

Кроме того, признается командировкой и поездка дистанционного работника в офис работодателя (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1, Минтруда России от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733, Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Расходы на командировку дистанционного работника

При направлении дистанционного работника в командировку для выполнения служебного поручения работодатель обязан возместить ему следующие расходы, связанные с такой поездкой:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

НДФЛ по расходам на командировки дистанционных работников

Выплаты, связанные с командировкой дистанционных работников, не облагаются НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Например, расходы на проезд в командировке, при условии их документального подтверждения:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• расходы на провоз багажа.

Суточные освобождаются от обложения НДФЛ, в пределах:

• 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке в РФ;
• 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами РФ.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, суточные не выплачиваются.

Освобождение от налогообложения НДФЛ применяется и к суммам возмещения командировочных расходов дистанционного работника (письмо Минфина России от 21.12.2018 № 03-04-06/93537).

Страховые взносы по расходам на командировки дистанционных работников

Страховыми взносами не облагаются, в том числе:

• суточные, предусмотренные п. 1 ст. 217 Налогового кодекса (т.е. не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России);
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения (п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ).

Учет расходов на командировки дистанционных работников по налогу на прибыль

Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов по налогу на прибыль организаций (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, (письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Датой осуществления расходов является дата утверждения авансового отчета дистанционного работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).