Расчетный листок по заработной плате в 2025 году

Поскольку сроки, порядок выдачи и форма расчетного листка на законодательном уровне не закреплены, рассмотрим, повлияли ли изменения 2025 года в части новых правил расчета НДФЛ на составление и выдачу расчетных листков.

Частью 1 статьи 136 ТК РФ определено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе  опускных и увольнительных выплат. 

В качестве составных частей зарплаты подразумеваются: окладная часть, стимулирующие выплаты (премии) и все виды компенсационных ( доплаты, надбавки компенсации за использование личного оборудования в интересах компании или автомобиля и т.д.)

Помимо этого в расчетный листок должна быть включена информация: 

• о размерах и основаниях для удержаний, ели таковые были;

• итоговой сумме к выплате.

Сверхурочная работа отражается в расчетном листке отдельной строкой с четким указанием:

1. Наименование выплаты: «Оплата за сверхурочную работу» или аналогичное точное наименование.
2. Количество отработанных сверхурочных часов.
3. Ставка оплаты за час работы.
4. Сумма начисления.

Если у работника были периоды, не подлежащие оплате, к примеру, отпуск без содержания и отстранение от работы, их в расчетном листке не отражают. Точнее так: в этот период листок работнику не выдается. 

Порядок извещения работника о составных частях заработной платы может быть определен в трудовом договоре, коллективном договоре, ЛНА организации. Прописать нужно сроки и способ выдачи расчетных листков, отдельно — утвердить форму.

В какой срок и как часто необходимо выдавать расчетные листки

Согласно статье 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Поскольку заработная плата выплачивается не реже, 2 раза в месяц, казалось бы, листки нужно выдавать также два раза. 

Однако, согласно Письму Роструда от 17.09.2021г №ПГ/26944-6-1, расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной за месяц. Поскольку только в конце месяца конкретно рассчитаны и определены все составляющие зарплаты. Такое же мнение Роструд высказал в письме №ПГ/12276-6-1 от 03.07.2024.

В случае увольнения работника, расчетный листок выдается сразу же, в день увольнения, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются, и за какой период. Так как на основании ч.1 ст.140 ТК РФ, при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет провести выплаты именно в день увольнения.

Представлять листок сотруднику при выплате отпускных не требуется, так как отпускные не относятся к заработной плате (разъяснение вышло в письме Роструда  от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1).

По поводу дня выдачи расчетного листка работающим сотрудникам никакой конкретики в ТК РФ нет. Поэтому работодатель выбирает его сам. Это может быть как непосредственно день выплаты зарплаты, так и день, предшествующий ее получению.

Письмо Минфина РФ от 23.10.2018 г №14-1/ООГ-8459 поясняет, что день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту, так как в Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются.

Каким работникам нужно выдавать расчетные листки

Расчетные листки выдают всем работникам и даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается по направлению своего работодателя. Согласно ст.187 ТК РФ сотрудник все равно получит среднюю зарплату, соответственно его необходимо уведомить расчетным листком. Это подтверждается письмом Минтруда от 31.03.2021г №14-1/ООГ-2485.

Кому и когда расчетный листок можно не выдавать

Если начислений сотруднику за месяц не было, то и листок можно не выдавать. 

Расчетные листки не выдают сотрудникам, оформленным по договорам подряда, ГПХ, самозанятым, поскольку расчетный листок — это «привилегия» трудовых отношений.

Так же расчетные листки не выдают сотрудницам, которые находятся в декретном отпуске, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а СФР.

Кто  должен выдавать расчетные листки

На самом деле ТК РФ не установлено, кто в организации обязан выдавать расчетные листки сотрудникам. Зачастую это делают бухгалтеры или же начальники отделов и подразделений.

Важно помнить, что сведения о доходах сотрудников — это персональные данные и за их разглашение, без согласия работника, компания может получить штраф.

Во избежание распространения таких данных проще подписать соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным. Тогда, в случае их разглашения, удастся их наказать.

Итак, если с бухгалтером подписано данное соглашение о конфиденциальности, работодатель сможет его уволить за разглашение пересданных согласно подп.«г» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ.

Каким способом можно выдавать расчетные листки

ТК РФ не регламентирует порядок извещения работников о составных частях их заработной платы. Именно поэтому способы выдачи расчетных листков определяются самим работодателем и закрепляются во внутренних документах организации.

Расчетные листки вручают следующими способами:

• лично в руки в бумажном формате;
• по электронной почте в электронном формате (Письмо Минтруда России от 21.02.2017г №14-1/ООГ-1560);
• направление с помощью мессенджеров в виде скрина или иной электронной формы (Письмо Государственной инспекции труда в городе Москве №ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 17.09.2021).

Электронные формы расчетного листка

Для начала, важно отметить, что расчетные листки могут выдаваться в электронном формате по на электронной почте или иным способом, если в организации введен электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ. Это первое требование.

Второе, не менее важно: порядок предоставления расчетных листков посредством электронной почты, мессенджера и т.п. должен быть предусмотрен в трудовом или коллективном договоре, локальном нормативном акте. Только тогда, способы электронной передачи документов не будут нарушать положения статьи 136 ТК РФ (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 года № 14-1/ООГ-1560).

Рассылка расчетных листков посредством мессенджеров, при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином ЛНА, и работник письменно сообщил номер телефона, на который должна осуществляться отправка, не является нарушением (Письмо Государственной инспекции труда в городе Москве №ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 17.09.2021)

Передача расчетных листков по электронной почте или через мессенджер — достаточно современный, быстрый и экономичный способ информирования сотрудников о составе и сумме их заработной платы. Однако осуществлять передачу данных таким способом можно лишь только в том случае, если данные работника, содержащиеся в расчетном листке, специальным образом защищены.

Расчетные листки через терминалы в организации

Извещать работников о составных частях зарплаты в виде размещения этой информации в личном кабинете работника, доступ к которому он получает через специально установленные на территории предприятия терминалы с возможностью распечатывания расчетного листка, нельзя (разъяснил Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф). 

Дело в том, что такой способ выдачи расчетного листка в виде ознакомления работника с информацией на терминале и последующей распечаткой законом не предусмотрен. Расчетные листки должны либо выдаваться работникам на руки, либо направляться им на электронную почту (если в организации введен электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ).

Что грозит за невыдачу расчетного листка

При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утверждённой форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал посторонним лицам.

• От 30 000 руб. до 50 000 руб. штраф для компании работодателя по ст.5.27 КоАП РФ за невыдачу листков о зарплате, выдачу по не утвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать расчётный листок;
• До 150 000 руб. штраф для компании;
• До 40 000 руб. руководителю предприятия по ч.2 ст.13.11 КоАП РФ за разглашение информации из электронного расчётного листка третьим лицам без согласия сотрудника.

Сведения о зарплате являются персональными данными работника, поэтому без согласия работника нельзя передавать его расчетный листок даже бывшей супруге для взыскания алиментов.

А вот наследникам умершего работника расчетный листок выдать можно, это прямо разрешает ч.7 ст.9 закона о персональных данных.

Работники не забирают свои расчетные листки

Задача работодателя выдать расчетный листок, а как уж с ним поступит работник – личное дело каждого. Заставить работников хранить свои расчетные листки или хотя бы их просматривать – бухгалтерия не вправе.

Форма (бланк) расчетного листка в 2025 году

Как следует из части второй статьи 136 ТК РФ, форма расчетного листка утверждается работодателем. 

Учитывая требования статьи 136 ТК РФ, расчетный листок, должен содержать следующую информацию:

• Составные части заработной платы, которые положены сотруднику за расчётный период согласно ст.129 ТК РФ.
• Размер иных сумм, начисленных сотруднику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и прочих выплат, которые полагаются сотруднику.
• Размер и основания произведённых удержаний согласно ст.137 ТК РФ.
• Общая сумма, которая подлежит выплате.

На расчетный листок не ставится печать и подпись. При этом это можно сделать в случае просьбы самого сотрудника.

В расчетном листке иногда выделяют строки о задолженности работодателя или работника: сумма, которая подлежит выплате по итогам месяца. Эта сумма образуется, когда заработная плата начислена в прошлом месяце, а выплачена в текущем.

Бухгалтерия.ру