Какие документы выдают работнику при увольнении в 2025 году

На основании статьи 84.1 ТК РФ в день увольнения нужно произвести с работником полный расчет и выдать ему пакет документов со сведениями о его работе в компании.

Среди документов, которые выдаются работнику, есть как обязательные, так и дополнительные документы, которые выдают по запросу.

Список обязательных документов, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2025 году

1. Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
2. Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
3. Выписка из персонифицированных сведений о физлицах.
4. Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2  Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ). При наличии оснований также нужно выдать подраздел 3 формы ЕФС-1 – Сведения о дополнительных страховых взносах.
5. Расчетный листок.
6. Оригиналы документов, если они были сданы работником в кадровый отдел.

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эта форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Выписка из Раздела 3 – Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Раздел 3 состоит из следующих подразделов:

• подраздел 3.1. «Данные о физическом лице, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения»;

• подраздел 3.2. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, а также сведения об исчисленных страховых взносах»;

• подраздел 3.2.1. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»;

• подраздел 3.2.2. «Сведения о базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу».

При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»

Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Каждому работнику при увольнении делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах». То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

Выписка из формы ЕФС-1 – подраздел 1.2

С 2023 года в СФР отчитываются по единой форме ЕФС-1.

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию».

Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Тип отчета – «Назначение пенсии».

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Выписка из ЕФС-1 – подраздел 3

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах включают в отчет, если были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

То есть выписку выдают тому работнику, за которого были уплачены дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Возврат оригиналов документов работника

Работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Например, отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Документы, которые выдают увольняющему работнику по его запросу 

Работник вправе написать заявление на выдачу документов, связанных с работой. Их нужно выдать в течение трех дней.

К таким документам относятся:

• Справка о доходах физического лица (ранее это справка 2-НДФЛ).

• Справка о среднем заработке для службы занятости.

• Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах и т.п.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). 

Справка о доходах

Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.

Форма справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице утверждена приказом Минтруда России от 27 ноября 2024 г. № 637н. Она действует с 11 февраля 2025 года.

Справка о среднем заработке для пособия по безработице. Форма

Как могут оштрафовать за невыдачу документов?

За невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, предусмотрена административная ответственность.

Оштрафовать могут по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф:

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей;
• на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• административный штраф на должностных лиц (и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей

Бератор