На основании статьи 84.1 ТК РФ в день увольнения нужно произвести с работником полный расчет и выдать ему пакет документов со сведениями о его работе в компании.
Среди документов, которые выдаются работнику, есть как обязательные, так и дополнительные документы, которые выдают по запросу.
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эта форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.
Выписка из Раздела 3 – Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Раздел 3 состоит из следующих подразделов:
подраздел 3.1. «Данные о физическом лице, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения»;
подраздел 3.2. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, а также сведения об исчисленных страховых взносах»;
подраздел 3.2.1. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»;
подраздел 3.2.2. «Сведения о базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу».
При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
Каждому работнику при увольнении делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах». То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.
С 2023 года в СФР отчитываются по единой форме ЕФС-1.
Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию».
Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Тип отчета – «Назначение пенсии».
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах включают в отчет, если были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
То есть выписку выдают тому работнику, за которого были уплачены дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Например, отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.
Работник вправе написать заявление на выдачу документов, связанных с работой. Их нужно выдать в течение трех дней.
К таким документам относятся:
Справка о доходах физического лица (ранее это справка 2-НДФЛ).
Справка о среднем заработке для службы занятости.
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах и т.п.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
Читайте в Бераторе
По какой форме выдавать работникам справку о доходах
Справка о доходах для работника. Форма
За какой период выдавать работнику справку о доходах
Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.
Форма справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице утверждена приказом Минтруда России от 27 ноября 2024 г. № 637н. Она действует с 11 февраля 2025 года.
Справка о среднем заработке для пособия по безработице. Форма
За невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, предусмотрена административная ответственность.
Оштрафовать могут по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф:
При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):