Правила выставления счета-фактуры на аванс при получении предоплаты

Обязанность выставления счет - фактуры на аванс

Организации и ИП, являющиеся налогоплательщиками НДС, обязаны выставлять счет-фактуру на аванс при получении предварительной оплаты от своих покупателей или заказчиков. Данное требование обусловлено необходимостью начисления и уплаты НДС с полученной предоплаты. Форма оплаты авансового платежа не оказывает влияния на необходимость выставления счет-фактуры.

Цель оформления счет-фактуры состоит в том, чтобы продавец мог начислить НДС к уплате, а покупатель имел возможность принять его к вычету.

С 2025 года организации и индивидуальные предприниматели на УСН, чьи доходы превысят установленный предел в 60 миллионов рублей, также обязаны формировать счет-фактуру на аванс. Исключением являются случаи, когда отгрузка товаров, выполнение работ или предоставление услуг осуществляется в том же квартале, в котором была получена предварительная оплата. В таком случае счет-фактура на аванс не выставляется.

Кроме того, счет-фактура не выставляется, если продавец имеет освобождение от НДС или операции облагаются по нулевой ставке (статья 149, статья 164 НК РФ).

Счета-фактуры при продаже товаров обычным гражданам не нужны

Важно помнить, что невыполнение плательщиком НДС обязательства по выставлению счет-фактуры не освобождает его от обязанности отразить НДС с аванса (письмо Министерства финансов РФ от 29 марта 2021 года № 03-07-14/22553).

Сделка может сопровождаться несколькими авансовыми платежами, по каждому из которых выставляется отдельная счет-фактура.

Правила оформления и регистрации

Счет-фактура может быть оформлена в бумажной форме, соответствующей требованиям Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 (в редакции от 29.10.2024), или в электронном виде. Для оформления в электронном виде, важно обеспечить техническую возможность обмена электронными счет-фактурами у обеих сторон сделки. Старый формат электронной счет-фактуры перестал использоваться с 1 апреля 2025 года. Теперь действует новая форма, предусмотренная Приказом Федеральной налоговой службы от 15 ноября 2024 года № ЕД-7-26/1032@ (Форма 5.03), адаптированная под ставки НДС, используемые организациями на УСН.

О порядке нумерации счетов-фактур

На выставление счета-фактуры продавцу отведено 5 дней. Как их считать?

Основные этапы процедуры:

Формирование и регистрация:

• Продавец: В течение 5 рабочих дней после поступления аванса оформляет счет-фактуру с присвоением специального кода 02 и отражает её в книге продаж.
• Покупатель: После отгрузки товара, работы или услуги производит регистрацию данной счет-фактуры в книге покупок с соответствующим кодом 21.

Особенности заполнения авансовой счет - фактуры:

• В шапке счет-фактуры заполняются поля: номер, дата, ИНН, КПП, адреса сторон, реквизиты платёжного поручения и код валюты (643).
• Табличная часть содержит: название товаров/услуг, ставка НДС, сумма налога и общая сумма аванса. Остальные поля остаются незаполненными.

Процесс формирования авансовых счет-фактур аналогичен оформлению обычных счет-фактур, за исключением ряда важных моментов:

• Использование расчетной ставки НДС (например, 20/120, 10/110, 5/105 или 7/107).
• - Возможность добавления буквенного индекса «a» в порядковый номер счет-фактуры.
• Все ключевые аспекты правильного заполнения определены пунктом 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Ответственность за нарушения

Невыполнение обязанности по предоставлению авансовой счет-фактуры признается серьёзным нарушением налогового законодательства и влечёт наложение санкций в соответствии со статьёй 120 НК РФ.

Размер штрафа за непредставление счет-фактуры:

• За неподачу авансовой счет-фактуры в течение одного квартала – штраф в размере 10 тысяч рублей.
• При повторном нарушении в последующих кварталах – штраф увеличивается до 30 тысяч рублей.

Дополнительно, если результатом отсутствия счет-фактуры стало уменьшение налогооблагаемой базы по НДС, размер санкции возрастает до минимума 40 тысяч рублей. Штраф определяется как 20 % от суммы недоимки по налогу.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру