Работник не вернул подотчетные деньги? Не забудьте об НДФЛ и взносах

Что послужило поводом для судебного разбирательства

Организация выдавала подотчетные денежные средства для выплаты зарплаты работникам строительных участков, территориально удаленных от места нахождения организации.

Кроме того, деньги выдавались и на хозяйственные расходы, связанные с текущей деятельностью: для приобретения строительных материалов, услуг, топлива, на оплату командировочных расходов.

Однако, инспекция выяснила, что в кассовой книге не были указаны ни даты и номера платежных ведомостей, ни информация о том, кому выданы денежные средства и за какой период.

Анализ выплат заработной платы на банковские карточки сотрудников показал, что в раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ организация включила только суммы заработной платы, перечисленной на карточки сотрудников. 

Выплата заработной платы из подотчетных сумм не была отражена. 

Платежные документы, подтверждающие выплату заработной платы работникам на территориально удаленных строительных участках, не были представлены.

В отношении отсутствия подтверждающих расходование на хознужды денег, организация привела довод об уничтожении значительной части авансовых отчетов.

К этому доводу суд отнесся критически, поскольку для проведения служебного расследования по факту уничтожения документов была создана после начала проведения должностными лицами налоговой проверки.

Неправильно оформленные документы привлекут внимание судей

Суд обратил внимание, что представленные авансовые отчеты не могли подтверждать целевое расходование денег, поскольку были оформлены они с грубыми нарушениями.

Эти нарушения, по мнению суда, выразились в том, что:

• в авансовом отчете выданные и перечисленные суммы в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» не заполнялись;
• остатки денежных средств в большинстве авансовых отчетах отсутствовали;
• в разных авансовых отчетах были указания на одни и те же первичные документы;
• была нарушена нумерация и последовательность регистрации авансовых отчетов;
• не были приложены командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку.

Суд еще раз напомнил, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

О подотчетных деньгах необходимо отчитаться в течение 3-х дней

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами главному бухгалтеру, бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

Проверка авансового отчета в бухгалтерии, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки; накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).

Передача выданных под отчет денег одним лицом другому лицу запрещается.

Контроль за повседневным расходованием денежных средств возлагается на главного бухгалтера.

Неизрасходованные подотчетные средства без оправдательных документов облагаются НДФЛ и взносами

Неизрасходованные подотчетные деньги, оставшиеся в распоряжении работника организации, по которым нет подтверждающих документов, являются доходом лица.

Они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ, а также являются объектом обложения страховыми взносами (постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 г. № Ф07-11092/20).

В данном случае суды, как правило, поддерживают налоговых инспекторов.

Они руководствуются позицией Верховного суда, изложенной в определении от 03.02.2020 г. № 310-ЭС19-28047.

Верховный Суд согласился, что при отсутствии документов, подтверждающих расходование принятых под отчет денежных средств, эти средства должны быть признаны доходом физического лица с последующим удержанием НДФЛ.

В случае, если организация не удержит НДФЛ с доходов работника, то налог, который может доначислить инспекция по результатам проверки в таком случае, организации придется уплачивать в бюджет из собственных средств (п. 9 ст. 226 Налогового кодекса).

Что делать работодателю, если подотчетные деньги не были возвращены

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса.

Ею установлены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из зарплаты работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Для этого работодателю нужно оформить приказ, с которым работника следует ознакомить под роспись.

Кроме того, нужно получить письменное согласие работника на удержание денег из его зарплаты.

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20 % от суммы заработной платы, выплачиваемой работнику на руки (ст. 138 Трудового кодекса, письмо Минздравсоцразвития России от 16.112011 г. № 22-2-4852).

Если работник не дает согласия не возмещение средств из его зарплаты, либо организация пропустила месячный срок для удержания средств в вышеуказанном порядке, взыскать их она сможет только по суду.