Отпускные авансом: как удержать их при увольнении?

Отпуск авансом: когда возможен

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно предоставить работнику авансом. Это возможно, когда:

• работник идет в отпуск раньше, чем появилось право на него. Например, сотрудник, которого недавно приняли на работу, уходит в отпуск, не отработав 6-ти месяцев;
• сотруднику предоставляют отпуск за текущий рабочий, но не пропорционально отработанному времени, а большей продолжительности.

Есть работники, которым вы обязаны предоставить отпуск авансом за текущий рабочий год. Нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск по просьбе работников, у которых есть право использовать отпуск в удобное для них время. 

Это, например, работники, которые имеют 3-х и более детей в возрасте до 18-ти лет. Ежегодный оплачиваемый отпуск надо предоставлять по их желанию в удобное для них время до достижения младшим из детей возраста 14-ти лет.

К каким последствиям может привести отпуск авансом

Нередко возникают ситуации, когда отгуляв отпуск, работник увольняется. В таком случае у него появляются неотработанные дни отпуска, а излишне выплаченные отпускные фирме придется удерживать.

При этом, для их удержания заявление от работника или его согласие не требуются.

Однако, эта ситуация чревата тем, что не всегда работодатель сможет удержать эти суммы, либо удержать их не в полном размере. Например, если:

• трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Например, вследствие отказа работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям, ликвидации фирмы, сокращения численности либо штата, смены собственника организации, призыв на военную службу, восстановление в должности прежнего сотрудника;
• отпускные превышают 20%-ное ограничение, которое установлено для удержаний из зарплаты.

В первом случае удерживать какие-либо суммы из выплат увольняемому сотруднику запрещено.

Во втором случае проблема может возникнуть, например, если фирма удерживает с работника долг по исполнительному листу. Поскольку сначала ей потребуется погасить требования по нему, а только потом удерживать отпускные.

Но, если сумма удержания по исполнительному документу меньше установленного для него лимита, из оставшейся части нельзя удерживать отпускные. Кроме того, нельзя суммировать установленные лимиты, т. е. 20 %, 50 %, 70 %, чтобы погашать задолженность сотрудника по разным основаниям (письмо Роструда от 30.05.2012 № ПГ/3890-6-1).

Поэтому, в сложившейся ситуации у работодателя остается только один путь: договориться с работником о добровольном возврате излишне выплаченных отпускных.

Но если работник откажется от добровольного возмещения отпускных, то взыскать эту задолженность через суд организация не сможет.

Это подтверждается определением Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 9-КГ13-18.

По его мнению, нет оснований для того, чтобы взыскать через суд задолженность с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель не смог удержать деньги за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при окончательном расчете.

На это еще раз обратил внимание и Минтруд в письме от 30.03.2021 г. № 14-3/ООГ-2784.