Оформление командировки и отпуска

27.06.2011 распечатать

Совместив командировку с отпуском, бухгалтеру приходится решать три налоговых проблемы: по НДФЛ, по страховым взносам, по налогу на прибыль. Небольшая хитрость в оформлении переходящих в отдых служебных поездок поможет уйти от налоговых потерь.

Иногда работники рады командировкам настолько, что предпочитают – с предварительного одобрения руководства – задержаться в пункте назначения деловой поездки на несколько лишних дней для использования отпуска, накопившихся отгулов или желая остаться на выходные. Другие, наоборот, отправляются туда раньше, чтобы отдохнуть до того, как приступят к выполнению служебного задания. Руководство обычно не возражает, ведь фирме в любом случае оплачивать билеты на дорогу туда и обратно. Бухгалтерии же приходится решать задачи сразу по нескольким налогам. Получится, что по одному из билетов сотрудник ездил не в командировку (из командировки), а в отпуск (из отпуска). Будут ли затраты фирмы на такой билет обоснованными с точки зрения списания их в расчет налога на прибыль? И не следует ли признать их облагаемым НДФЛ доходом работника? А если следует, то нужно ли начислять на них страховые взносы? Ведь фактически сотрудник добрался до места отпуска либо вернулся из него домой за счет компании. И налоговики могут посчитать, что в этом случае работодатель компенсировал ему не командировочные расходы, а стоимость проезда к месту отпуска или обратно.

У Минфина есть свои ответы на первые два вопроса. На уплате НДФЛ в финансовом ведомстве настаивают, а вот исключать стоимость билета из расчета налога на прибыль не намерены. Дело в том, что для одного налога финансовое ведомство считает стоимость билета доходом сотрудника, а для другого – компенсацией ему командировочных расходов, причем не смущаясь такой нестыковки, излагает все это в рамках одного письма (от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Казалось бы, вполне выгодная для фирмы позиция, ведь налог на доходы физлиц она платит не из своих средств, а удерживает из зарплаты работника. Однако выгодна она только на первый взгляд – без последствий противоречить самим себе могут, увы, только чиновники.

То выгода, то не выгода

В Минфине долгое время утверждали, что возвращаясь из перешедшей в отпуск командировки, работник получил выгоду в натуральной форме в виде оплаты за него проезда от места отдыха домой. Тем временем экономическую выгоду в денежной и натуральной форме статья 41 Налогового кодекса признает доходом. Оплата за работника товаров (работ, услуг) относится к его облагаемым НДФЛ доходам (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК).

Потом Минфин на время смягчил свою позицию и признал, что в некоторых случаях дохода у работника не возникает (письмо от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246). В финансовом ведомстве предложили бухгалтерам самостоятельно оценивать, получил работник выгоду или нет. И привели два примера, когда выгода, по их мнению, есть. Так, если отпуск был длиннее командировки, налоговики сочтут, что настоящей целью поездки был отдых, а не выполнение служебного задания, а значит, с возмещаемой работнику стоимости билета нужно удержать НДФЛ. К тому же выводу они придут, если командировка не связана с трудовыми обязанностями работника. В письме Минфин специально подчеркнул, что возможность претензий по НДФЛ со стороны налоговиков этими двумя случаями не ограничивается.

командировка отпускОднако в 2009 году разъяснения Министерства финансов вновь стали категоричными: если сотрудник задержался в месте командировки после ее окончания хотя бы на выходные, стоимость обратного билета является в целях НДФЛ его доходом и ее нельзя признать возмещением командировочных расходов (п. 1 письма от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Впрочем, суды придерживаются противоположной точки зрения (постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2).

В целях налогообложения прибыли Минфин согласен признать стоимость билета командировочными расходами, списываемыми в расчет налоговой базы (подп. 12 п. 1 ст. 254 НК). В финансовом ведомстве считают их обоснованными по той причине, что затраты на проезд к месту командировки и обратно фирма понесла бы в любом случае – неважно, каков был срок поездки и задержался там работник на отдых или нет (п. 2 писем от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246 и от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Почему в понимании Минфина этот аргумент «не работает» для НДФЛ, остается загадкой. Хотя именно это обстоятельство исключает наличие выгоды у работника.

Бухгалтеру, очевидно, легче удержать из очередных выплат сотруднику НДФЛ со стоимости билета, чем спорить с налоговой инспекцией. Однако упростив себе таким образом задачу, можно завести фирму в ловушку – не исключено, что ей придется потратиться по другим налоговым статьям. Ведь тем самым бухгалтер признает стоимость билета доходом работника, выплаченным в рамках трудовых отношений (Минздравсоцразвития считает таковым все выплаты работающим по трудовым договорам, даже те, которые в них непосредственно не названы – письмо от 16 марта 2010 г. № 589-19). А это автоматически повлечет необходимость начислить на него страховые взносы (п. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), в то время как компенсация командировочных взносами не облагается (п. 2 ст. 9 того же закона), и заодно поставит под вопрос списание стоимости билета в расчет налога на прибыль, против которого Минфин в общем случае не возражает. Потому что, удержав НДФЛ, бухгалтер подтвердит, что это не командировочные, а оплата личных расходов работника, с включением которых в расчет налогооблагаемой прибыли инспекторы вряд ли согласятся (сославшись на п. 16 и 29 ст. 270 НК).

Не облагать страховыми взносами Минздравсоцразвития согласно только те безвозмездные передачи работникам, которые оформлены договором дарения в письменной форме и не предусмотрены трудовым договором (письмо от 5 марта 2010 г. № 473-19). Напомним, по Гражданскому кодексу, письменными должны быть все заключаемые организациями договоры дарения на сумму более 3000 рублей (п. 2 ст. 574 ГК). А страховыми взносами не облагаются подарки общей суммой до 4000 рублей в год (ст. 7 закона № 212-ФЗ). Редкий железнодорожный билет и уж тем более авиа-) укладывается в эти рамки. Однако при наличии договора дарения учесть стоимость билета в расходах по налогу на прибыль будет уже невозможно. То есть уйдя таким образом от начисления страховых взносов, опять приходим к невозможности уменьшить базу по налогу на прибыль.

Маскировка командировкой

Чтобы не ввязываться в споры с инспекторами, в некоторых компаниях пускаются на маленькую хитрость. Поскольку добро на проведение отпуска в месте командировки работник получает у руководства заранее, то еще на этом этапе принимают некоторые меры. Договариваются с работником, что отпуск будет оформлен как часть командировки, а вместо отпускных ему будет начислен за это время средний заработок. Ведь в налоговых целях днями начала и конца командировки Минфин считает даты, указанные в приказе о ней, с учетом времени в пути (письмо от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). О командировочном удостоверении и отметках в нем чиновники в своих письмах не упоминают. Да и когда речь идет о зарубежных деловых поездках, командировочное удостоверение не требуется, а иностранные коллеги могут удивиться требованию проставлять отметки в подобной бумаге. Если руководство не желает дарить сотруднику суточные за дни отпуска под видом командировки, то их сумма впоследствии будет удержана из выплат по трудовому договору под каким-нибудь «благовидным» предлогом (например, как уменьшение части премии). Дни фактического отдыха в командировке нужно впоследствии отработать. Обычно в таких случаях по возвращении на постоянное место работы сотрудник берет отпуск за свой счет, а на деле ходит на работу и выполняет свои обязанности.

Елена Пустынина

Бератор нового поколения
УСН НА ПРАКТИКЕ

Полное руководство для бухгалтера по ведению учета на УСН. Правила учета, которые нужны любому «упрощенцу».

Подключить бератор

Бератор УСН на практике
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...