Новый учет командировочных расходов

Нововведения начали действовать с 8 августа этого года. Отныне засвидетельствовать фактический период нахождения в командировке (за который возмещаются суточные) разрешается не только проездными документами, но и бланками о найме жилого помещения, либо квитанциями из гостиницы. Если указанные бумаги отсутствуют, подтвердить срок нахождения в рабочей поездке можно служебной запиской или иным документом, заверенным принимающей стороной. В них должен быть закреплен период командировки. Полагаем, что в служебной записке целесообразно указать причины отсутствия проездных документов, и даты фактического прибытия/убытия в место нахождения работодателя.

В бланке от принимающей стороны может быть удостоверен срок прибытия работника к месту командирования и убытия из места командировки.

Обосновать время нахождения в командировке теперь можно не только проездными билетами

С 8 августа 2015 года подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке помимо проездных документов можно документами по найму жилого помещения либо иными документами, подтверждающими заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Прежде всего, уточнен перечень документов, обосновывающих фактический срок пребывания работника в командировке. Также отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не придется.

Если в командировку – на служебном транспорте

Если работник отправляется в служебную поездку на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. По возвращении из командировки сотрудник предоставляет работодателю служебную записку и бумаги, подтверждающие использование транспорта для проезда в командировку. Это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Какими же документами подтвердить срок командирования при использовании служебного авто не было определено, в связи с чем в подобных ситуациях возникали спорные моменты.

При отсутствии правил определения срока командировки при использовании работником служебного транспорта работодатели все равно руководствовались правилами определения срока при использовании личного авто. Доказательством времени рабочей поездки на служебном авто служили служебные записки вместе с оправдательными документами (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки).

Теперь нормативно закреплено, что служебная записка является оправдательным документом при поездках как на служебном транспорте, так и на личном или используемым по доверенности.

Если проездные документы отсутствуют

Если проездных документов не имеется, срок нахождения в командировке можно подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице можно предоставить квитанцию (талон), подтверждающую заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки.

Если отсутствуют и проездные документы, и документы по найму жилья

Если работник не может предоставить ни проездные билеты, ни документы по найму жилья, или квитанции из гостиницы, срок нахождения в командировке можно обосновать в служебной записке или другом документе, в которых будет подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Е.М. Юдахина, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Учет командировочных расходов, оплаченных банковской картой работника

Если командировка приходится на выходные дни

Отмена командировочных удостоверений