Служебная поездка: как заполнять путевой лист?

Согласно устоявшемуся мнению уполномоченных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.12.2009 N 16-15/139308), документом, подтверждающим расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист.

Типовые формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).

До 1 января 2013 года эти формы носили обязательный характер только для автотранспортных организаций. Если же организация не являлась автотранспортной, то она вправе была разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).

Кроме того, по мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308), путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен был содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Правилам оформления первичных документов посвящена ст. 9 Закона 402-ФЗ. Этой статьей установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

При этом частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Таким образом, с 1 января 2013 года обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов упразднена.

Вместе с тем, как указано в информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

В связи с этим считаем, что на сегодняшний день остается неизменным требование соблюдать обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, содержащиеся в Приказе N 152 (часть 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Поэтому форму путевого листа следует утвердить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 Учетная политика). При этом данная форма должна содержать все реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и в разделе II Приказа N 152. Включение в форму всех остальных реквизитов - это право, а не обязанность организации.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, такими реквизитами являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

А в разделе II Приказа N 152 установлены реквизиты:

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе.

Информацию о месте отправления и назначения содержат типовые формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78. Однако среди обязательных реквизитов, перечисленных выше, такая информация отсутствует.

Получается, что указание данной информации в путевых листах не является обязательным (смотрите также постановления ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-653/12 по делу N А40-63465/2011, от 12.11.2010 N КА-А40/13642-10 по делу N А40-10103/10-140-109, от 30.12.2010 N КА-А40/16200-10-Б по делу N А40-18485/09-142-85).

Вместе с тем информация о месте отправления и месте назначения является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Отсутствие таких реквизитов в утвержденной организацией форме путевого листа приведет к тому, что подтвердить экономическую обоснованность затрат в том числе в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ) организация не сможет (смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253) и судебную практику (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12)).

В связи с этим считаем, что реквизиты "Место отправления", "Место назначения" в путевом листе должны присутствовать.

Что касается заполнения данных реквизитов, то, как было сказано выше, унифицированные формы путевых листов и указания по их заполнению утверждены Постановлением N 78. Однако о том, как заполнять графы "Место отправления", "Место назначения", в Постановлении N 78 не сказано.

Согласно разъяснениям Федеральной службы государственной статистики, изложенным в письме N ИУ-09-22/257 от 03.02.2005, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Такие же разъяснения дает и Минфин России, например, в письме от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117.

Конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах "Место отправления", "Место назначения", ни один нормативно-правовой акт не содержит.

Из анализа судебной практики следует, что налоговые органы нередко полагают, что в путевых листах должен быть указан конкретный адрес пункта назначения. Суды иногда соглашаются с налоговиками (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу N А33-10451/2009, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34), но чаще указывают, что для подтверждения производственного характера затрат достаточно указать только пункт отправления и назначения (например, по району), а не конкретный адрес (смотрите, например, постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.01.2012 N 16АП-3660/11, ФАС Поволжского округа от 13.05.2010 по делу N А55-14780/2008, Северо-Западного округа от 21.01.2010 по делу N А56-30777/2009 и другие).

Таким образом, информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля (как принадлежащего самой организации, так и ее сотрудникам). Указание конкретного адреса не является обязательным, но наличие такой информации наверняка убережет организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.