Недостача при инвентаризации

05.03.2018 распечатать

Если вы обнаружили, что фактическое количество материальных ценностей меньше, чем это зафиксировано в бухгалтерских документах, вы имеете дело с недостачей.

Как выявить недостачи

Причинами недостачи могут быть:

  • естественная убыль;
  • ошибки при приеме и отпуске ценностей;
  • злоупотребления материально ответственных лиц;
  • чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).

Недостачи обычно выявляются:

  • при инвентаризации:

– плановой;

– после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);

  • при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.

Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.

Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица.

СитуацияОтражение в учете
Недостача выявлена при плановой инвентаризации или в результате контрольной проверкипо дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара и т. п.)по дебету счета 99 «Прибыли и убытки»
Недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков:
в пределах величин, предусмотренных в договоре поставкипо дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
сверх предусмотренных договором величинпо дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»)

Читайте также «Годовая инвентаризация - по новым правилам»

Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
  • при смене материально ответственных лиц;
  • если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, ...)
— выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
— списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
— отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).


ПРИМЕР 1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА

Перед составлением годового отчета АО «Актив» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:

— отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 42 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 12 000 руб.;

— недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;

— недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.

Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.

В рабочем плане счетов «Актива» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств».

Бухгалтер «Актива» выявленные недостачи должен отразить так:

ДЕБЕТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»   КРЕДИТ 01
— 42 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;

ДЕБЕТ 02   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 12 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации;

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 30 000 руб. – отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41
— 12 360 руб. – отражена недостача товаров;

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 50-1
— 73 руб. – отражена недостача наличных денег в кассе организации.

Обратите внимание

Принятые к вычету суммы налога на добавленную стоимость по похищенным товарам подлежат восстановлению (письмо Минфина России от 19 мая 2010 г. № 03-07-11/186).

Читайте также «Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба»

Списание сумм недостач

Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.

Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:

ДЕБЕТ 20 (44, ...)   КРЕДИТ 94
— отражена недостача в пределах норм естественной убыли.

Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:

ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 94
— недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.

Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:

ДЕБЕТ 91-2   КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.


ПРИМЕР 2. СПИСАНИЕ НЕДОСТАЧИ

Вернемся к предыдущему примеру.

По итогам инвентаризации были приняты следующие решения:

— пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);

— кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром АО «Актив» заключен договор о полной материальной ответственности).

Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 91-2   КРЕДИТ 94
— 30 000 руб. – отражен убыток от списания основного средства;

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 94
— 12 360 руб. – недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;

ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 94
— 73 руб. – сумма недостачи списана на виновное лицо;

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 73-2
— 73 руб. – сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...