Не израсходованы подотчетные деньги: когда нужно сдать авансовый отчет, а когда – нет?

Работнику могут быть выданы деньги под отчет для закупки товаров для офиса, при направлении его в командировку, для расчетов с исполнителями, в других случаях. За деньги, полученные под отчет, сотрудник обязан отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами.

Авансовый отчет сдается в сроки, установленные руководителем компании. Ранее действовало правило о трех днях по возвращении из деловой поездки, с 2025 года – срок сдачи отчета устанавливает руководитель, необязательно три дня.

С одной стороны, авансовый отчет – это отчет о расходовании денежных средств. Нет расходов – нет отчета. При этом, подотчетные средства должны быть возвращены. Авансовый отчет с прочерками в строке «Израсходовано» составить нельзя.

С другой стороны, при отсутствии авансового отчета невозвращенные и неизрасходованные подотчетные деньги налоговики могут расценить, как выдачу беспроцентного займа. Поэтому, оптимальным считается – при выдаче денег подотчет составить служебную записку с указанием на какие цели планируется потратить деньги.

Невозвращенную и не подтвержденную расходными документами сумму подотчетных средств бухгалтерия обязана включить в доход работника, удержать с нее НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Когда авансовый отчет можно не сдавать

Авансовый отчет по подотчетным суммам можно не сдавать только в том случае, если все деньги возвращены (в полном объеме). Такой вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 09.04.2025 № Ф06-1630/2025 по делу № А55-9184/2024

Как указали судьи, если выданные под отчет деньги не были израсходованы и в полном объеме возвращены, составлять авансовые отчеты по расходованию денежных средств не нужно.

Бухгалтерия.ру