Учет расходов на командировки в выходные дни при расчете налога на прибыль

Бывает, что фирма отправляет работника в командировку в воскресенье, чтобы с понедельника он мог начать выполнение служебного задания, или возвращает его из данной служебной поездки в субботу. То есть на выходной день выпадает время пути, а не само выполнение служебного задания. Как ей отразить затраты на оплату проезда такого сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в целях расчета налога на прибыль? Нужно ли удерживать НДФЛ с сумм оплаты его проезда в такие дни?

Учет в расходах

В опубликованном письме Минфин России напомнил, что для целей исчисления налога на прибыль организаций к прочим расходам относятся, в частности, издержки на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом, по мнению финансового ведомства, в этих расходах фирма может отразить затраты на приобретение билета для проезда сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, которые предшествуют дню начала упомянутого мероприятия или следуют за датой его окончания. Однако для этого необходимо соблюдение двух условий.

Во-первых, дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы (дата отправления работника к месту выполнения служебного задания) должна совпадать с датой, на которую приобретен такой проездной билет.

Во-вторых, задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) должна произойти с разрешения руководителя фирмы. При этом он должен подтвердить в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (издать соответствующий приказ).

Удержание НДФЛ

Оплата затрат на проезд сотрудника до места командировки и обратно является компенсационной выплатой, связанной с выполнением трудовых обязанностей. Она не облагается НДФЛ . Причем в налогооблагаемый доход не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно при оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы (п. 3 ст. 217 НК РФ).

По мнению Минфина России в опубликованном письме, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды, если он:

• либо остается с разрешения руководителя организации в месте командирования, используя выходные дни;
• либо выезжает к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки.

Следовательно, НДФЛ с сумм оплаты проезда фирма может не удерживать.

Допустим, работник остается в месте командирования за свой счет, используя выходные или нерабочие праздничные дни. Тогда оплата фирмой проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, а стоимость проезда к месту командировки не будет облагаться НДФЛ до даты ее начала.

Отметим, что с позиции судей действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат окончания командировки и выезда из места ее проведения в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту выполнения служебного задания и обратно. Об этом свидетельствуют постановления ФАС Уральского округа от 04.05.2007 № Ф09-3119/ 07-С2 и от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2, ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2006 № А56-14268/2005.

Необходимо также иметь в виду, что оплата проезда сотрудника в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация его расходов, связанных с командировкой. В частности, когда срок пребывания в месте выполнения служебного задания значительно превышает срок, установленный приказом о командировании. Например, если сразу после окончания командировки сотруднику предоставляется отпуск, который он проводит там же. В такой ситуации имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Налогового кодекса РФ, в виде оплаты фирмой проезда от места проведения свободного от работы времени до места исполнения трудовых обязанностей.

Тогда оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в соответствующем приказе, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в соответствии с положениями статьи 211 Налогового кодекса РФ.

Налоговый консультант Ю.Г. Морозов, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Если командировка приходится на выходные дни

Лучшая новость июня: Оформлять командировки станет проще

Учитываем расходы, связанные с однодневной командировкой

Нормативные акты для бухгалтера