Лимит компенсации для работников на удаленке в 2024 году

Требование компенсировать дистанционным работникам расходы, связанные с использованием личного или арендованного оборудования в интересах компании, содержит ТК РФ. Компенсация выплачивается при условии, что использование личного имущества согласовано сторонами.

Размер компенсации фиксируется в трудовом договоре и, или в локальных нормативных актах компании. Компенсация может включать в себя не только амортизацию используемого оборудования, чаще всего речь идет о ноутбуках и компьютерах, но и покрытие расходов на интернет, мобильную связь, закупку комплектующих, например, картриджей, бумаги и т.п.

По нормам НК РФ компенсации за работу на личном оборудовании, использование ПО и закупку расходников НДФЛ не облагается.

Размер необлагаемых компенсационных выплат дистанционным работникам в 2023 году может быть равен:

• тому размеру, который стороны оговорили и прописали в трудовом договоре или руководство компании утвердило внутренним нормальным актом;
• сумме фактически произведенных и документально подтвержденных затрат.

В первом случае работник и работодатель вправе сами определить сумму компенсации, то есть, размер может быть любым. С 2024 все меняется. Такой вольности больше не будет.

С 1 января 2024 года работодатель и работник не лишаются права самостоятельно определить и согласовать размер компенсации за использование дистанционным работником личного имущества. Но, для нее введен лимит, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Это – 35 рублей в день на основании новой редакции пункта 1 статьи 217 НК РФ в части НДФЛ и новой редакции статьи 422 в части выплат, необлагаемых страховыми взносами. 

Если размер компенсации в день будет более 35 рублей, с суммы превышения нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

При этом остается возможность компенсировать расходы дистанционных работников на основании документов, подтверждающих оплату. Естественно, при условии, что расходы соответствуют специфике компании, то есть, экономически обоснованы. Компенсировать за счет фирмы детскую коляску, купленную дистанционщиком, который работает веб-дизайнером рекламного агентства, вряд ли получится.

Компенсацию можно учесть в расходах по прибыли

С 31 августа 2023 года вступает в силу новая редакция п. 11.1 статьи 264 НК РФ, скорректированная Федеральным законом от 31 июля 2023 года №389-ФЗ.

Организациям на законодательном уровне разрешено компенсационные выплаты удаленным работникам учитывать в налоговой базе по прибыли.

Компенсации удаленным работникам 2023-2024. Сравнение в таблице