Компьютерный мониторинг рабочего времени: как ввести в компании

Согласно статье 91 ТК РФ, рабочее время – это период, когда сотрудник должен выполнять свои должностные обязанности в соответствии с правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора.

В течение рабочего времени сотрудник должен выполнять задачи, прописанные в трудовом договоре (должностной инструкции), соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и другие внутренние документы компании. Это касается абсолютно всех работников: и тех, кто трудится в офисе и тех, кто на «удаленке» (ч. 4 ст.312.1 ТК РФ).

Обязанность сотрудника установить на рабочий компьютер программу для отслеживания рабочего времени может быть прописана в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании. Это обосновывается частью 2 статьи 21 ТК РФ, где сказано, что работник обязан добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину и бережно относиться к имуществу работодателя.

Можно ли снять отпечатки пальцев работников для организации пропускного режима

Как законно установить программы контроля

Несмотря на то, что ТК РФ дает работодателям право контролировать рабочее время работников, внедрение системы компьютерного мониторинга требует соблюдения определенных процедур.

Установка системы мониторинга обычно не занимает много времени. Гораздо больше времени необходимо на подготовку внутренних документов. Необходимо:

• Утвердить локальный акт (ЛНА) информационной безопасности либо о мониторинге рабочего времени. Это может быть положение, приказ либо отдельный пункт в Правилах внутреннего трудового распорядка.   Если не утверждать локальный акт компании, пункт о контроле нужно включить в трудовой договор.
• Ознакомить сотрудников с ЛНА компании под подпись (ст. 22 ТК РФ).
• Получить согласие на обработку персональных данных. Это критически важно для систем контроля, которые могут фиксировать действия, не связанные напрямую с работой и в том случае, если сотрудник работает на своем личном ПК. Соответственно в компании должен быть документ, который называется политика обработки персональных данных.

Без этих основополагающих документов любое техническое решение по мониторингу будет считаться нарушением закона.

Если работник работает на личном компьютере, от него нужно получить письменное согласие на установку специального ПО. Это напрямую касается с дистанционных работников, которые используют собственное или арендованное оборудование для выполнения трудовых обязанностей (часть 2 статьи 312.6 ТК РФ). Если он отказывается от этого, нужно предоставить служебное оборудование.

Чего делать нельзя, чтобы не нарушить закон

• Собирать данные о личной жизни, политических или религиозных убеждениях сотрудников (статья 86 ТК РФ).
• Прямо, не соблюдая процедуры ТК РФ, использовать данные, полученные с помощью систем мониторинга для увольнения. Для законности прекращения трудовых отношений необходимы дополнительные документы: докладные записки, акты, объяснительные.
• Вести мониторинг без уведомления об этом работника: устанавливать ПО, скрытое видеонаблюдение. Сотрудник должен быть заранее проинформирован о контроле за его действиями в рабочее время.
• Допускать утечку персональных данных работников.

Ответственность за нарушение правил контроля работников

Нарушение этих правил может быть квалифицировано по ст. 13.11 КоАП РФ, как нарушение законодательства о персональных данных.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, влечет наложение административного штрафа на руководителей - от 50 000 до 100 000 рублей; на компании - от 150 000 до 300 000 рублей.

При повторном нарушении штраф для компании увеличивается и составит от 300 000 до 500 000 рублей.

Бухгалтерия.ру