Какие документы выдавать работникам?

03.01.2024 распечатать

Работник вправе получить «на руки» все документы, которые имеют непосредственное отношение его работе. Это довольно внушительный список. Отказать можно в выдаче только тех документов, которые никак не связаны с работой, содержат персональные данные других работников, коммерческую либо служебную тайну, уничтожены по истечение срока хранения.

Статья 62 ТК РФ требует от работодателей выдачи по письменному заявлению работника копий документов, связанных с работой. Но, не все документы нужно и можно выдавать.

Список документов, которые работодатель обязан выдать работнику приведен в статье 62 ТК РФ. К таким документам, например, относятся:

  • бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
  • справка о доходах;
  • расчетный листок;
  • выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
  • выписка из ЕФС-1 – подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже;
  • выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 при начислении дополнительных страховых взносах на ОПС;
  • приказы об увольнении или приеме на работу,
  • табеля учета рабочего времени и т.д.

Работник вправе запросить и другие документы. Главный признак – они должны быть связаны с работой. Например, суды, чаще всего обязуют работодателя выдавать работникам такие документы:

  • копию личной карточки;
  • регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату НДФЛ;
  • копию правил внутреннего трудового распорядка организации;
  • копию положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.

Какие документы можно не выдавать

Отказать работнику можно в выдаче только тех документов, которые не связаны с его работой. Например, должностные инструкции других сотрудников, документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц и так далее.

Сроки выдачи документов работнику

Документы, которые нужны работнику, он обязан запросить письменно: написать на имя руководителя компании заявление со списком необходимых ему документов.

Согласно нормам статьи 62 ТК РФ, компания обязана выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления.

Этот срок отсчитывается в рабочих днях со дня подачи работником заявления. Нерабочие праздничные и выходные дни в него не входят.

Причем, этот срок окончательный, его нельзя продлить по инициативе работодателя.

Если вы получили от работника заявление на выдачу ему документов, связанных с работой, вне зависимости от длины списка запрошенных документов, у вас есть только три рабочих дня на их подготовку и выдачу.

Работник может запрашивать документы так часто, как они ему нужны

У работника нет ограничений на число запросов на выдачу документов. Работник может писать заявление и получать документы столько раз, сколько потребуется.


В статье использованы фото с сайта freepik.com

Составьте правильно и проверьте свой РСВ за 9 месяцев вместе с бератором.
Регистрируйтесь бесплатно.