Если в компании не введен кадровый ЭДО, работник не вправе требовать документы в электронном виде

Если организация не ввела кадровый ЭДО, документы, связанные с работой, работнику выдаются в бумажном формате. По согласованию с руководством компании, работник, который ведет кадровый документооборот, может выдать электронные копии. Может, но не обязан.

Перед переводом кадровых документов на ЭДО работодатель должен получить согласие от своих работников и оформить для них электронные подписи. Поэтому, работники всегда «в курсе», в каком формате ведутся их кадровые документы.

КЭДО нельзя применять к части кадровых документов: по охране труда в отношении актов несчастных случаях на производстве прохождение, инструктажей по охране труда и приказам об увольнении.

Если в компании не ввели кадровый ЭДО, работник вправе получить документы только лично и на бумаге.

Правомерность такого подхода подтвердил 7-ой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 04.07.23 № 88-11370/2023.

Статья 62 ТК РФ дает право работнику получить от работодателя документы, связанные с работой.

По письменному заявлению работника компания обязана не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другие.

Заявление на документы может быть передано на бумаге, отправлено по электронной почте и даже по мессенджеру. При отсутствии в компании кадрового ЭДО, документы работнику выдаются на бумаге, чаще всего «под роспись».

Попытка работника, оспорить это правило в суде, провалилась. 7-ой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 04.07.23 № 88-11370/2023, указал, что предоставлять кадровые документы в электронном виде компания обязана, если в ней введен электронный кадровый документооборот. Причем, сделать это можно только через определенные законом информационные системы: цифровую платформу «Работа в России», портал Госуслуг или информационную систему работодателя.

Отправлять кадровые документы, содержащие персональные данные работника, по электронной почте работодатель не должен.

Руководство компании и работник и работник, конечно, могут согласовать передачу документов в электронном формате, например, на накопителе или по защищенным каналам передачи. Нужно иметь в виду, что большинство кадровых документов содержит персональные данные, для которых установлены требования зашиты информации.