Когда компания может временно перейти на КЭДО?

Речь идет о ситуациях, перечень которых приводится в части 13 статьи 22.3 Трудового кодекса.

Как перейти на ЭДО

Любая компания может перейти на КЭДО. Это предусматривает, что кадровые документы будут создаваться, подписываться, использоваться и храниться только в электронной форме. На бумажном носителе они при этом не дублируются.

Трудовой кодекс определяет перечень случаев, когда работодатель может временно перейти на КЭДО. В такой ситуации имеющие отношение к работе документы будут пересылаться в электронном виде или как электронные образы.

Таким образом, работодатель и работник будут обмениваться сканами бумаг или их фотографиями.

Вот перечень ситуаций, когда возможен временный переход на КЭДО:

• авария или несчастный случай на производстве;
• пожар;
• наводнение;
• землетрясение;
• эпидемия или эпизоотия;
• техногенная катастрофа;
• другие обстоятельства, угрожающие жизни и здоровью людей.

То есть, временный переход производится в тех случаях, когда обмен документами на бумаги вести затруднительно. После того, как чрезвычайные обстоятельства устранятся, все электронные бумаги нужно оформить на бумаге.

Устали от рутины?

С нормальными комментариями к нормативным актам дело пойдет веселее! Получите доступ к журналу «Нормативные акты для бухгалтера» cо скидкой!

Подписаться на журнал

Правила перехода на КЭДО

Сроки, когда документы будут предоставлены на бумаге и другие условия временного обмена документами в электронной форме нужно установить в ЛНА компании.

В документе закрепляется порядок временного перехода. В нем должно быть обязательно оговорено, с помощью какой информсистемы будет осуществляться ЭДО, определены правила доступа к ней, перечень документов и работников, в отношении которых производится обмен бумагами, сроки их уведомления о переходе на ЭДО и другие нюансы.

Порядок кадрового ЭДО в компании утверждается отдельным локальным нормативным актом работодателя.