Какие документы оформить, если работник вернулся из командировки раньше срока

Работник может закончить все дела, запланированные в командировке, раньше и вернуться домой до истечения срока деловой поездки, установленного приказом руководителя. Использовать образовавшийся свободный день по своему усмотрению работник не может. Умолчать о раннем возвращении из поездки не получится. Отчитаться за купленные билеты все равно придется, а там точно указана дата поездки.

Поэтому, работнику необходимо сообщить руководству о возврате из командировки раньше срока и согласовать вопрос о выходе на работу. Такие разъяснения дал Роструд на своем сайте «Онлайнинспекция.рф».

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места работы командированного. Днем возвращения из командировки - дата прибытия транспортного средства по месту постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Документы, которые нужно корректировать при окончании командировки раньше срока

Если работник вернулся из командировки раньше запланированного срока, придется скорректировать ранее утвержденные документы по деловой поездке.

Срок командировки устанавливается приказом. От числа дней командировки напрямую зависит размер суточных. К датам начала и окончания поездки «привязаны» билеты и сроки аренды жилья. Срок командировки учитываются при оставлении авансового отчета.

Сначала нужно составить Приказ об изменении срока командировки. Например, в связи с досрочным выполнением задания работодателя (болезнью работника, иной причиной). В качестве основания для издания приказа, потребуется служебная записка, составленная работником, с объяснением причины раннего возвращения.

Затем, уже с учетом нового количества командировочных дней - произвести окончательный расчет с работником с учетом фактического времени пребывания в командировке. 

Перерасчет суммы аванса на командировочные расходы делается на основании приказа об изменении срока командировки.

О потраченных суммах работник отчитывается в «Авансовом отчете», который он обязан сдать в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилья, фактических расходах на проезд и иных расходах, связанных с командировкой. Неизрасходованный остаток работник должен вернуть организации.

До начала командировки работнику выплатили суточные. Если он вернулся раньше запланированного срока, то за неиспользованные дни суточные не положены. Самый простой способ возврата переплаты – удержать из зарплаты.   Для этого потребуется приказ за подписью директора и согласие работника (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Бухгалтерия вправе удержать неизрасходованные средства (выданные ранее «под отчет») из заработной платы работника, но не более 20% начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137).

Бухгалтерия.ру